Om structureel doelstellingen zoals bijoorbeeld kostenverlaging te behalen is strategische samenwerking in de keten steeds meer noodzaak. Ketenintegratie is een verregaande vorm van samenwerken. In dit artikel worden vier stappen benoemd om ketenintegratie met succes op te starten. Naast tips die hulp bieden voor de eerste stappen van dit proces wordt in een praktijkvoorbeeld het effect beschreven.

Wat is ketenintegratie

Ketenintegratie is een intensieve vorm van samenwerking binnen een bedrijfskolom. We spreken van ketenintegratie wanneer opeenvolgende schakels binnen de bedrijfskolom streven naar synergie en het behalen van gezamenlijk voordeel door middel van integrale samenwerking. Niet zozeer de afzonderlijke delen, maar juist de keten als geheel staat hierbij centraal.

Ketenintegratie wordt ook wel supply chain management of ketensamenwerking genoemd. De termen zijn uitwisselbaar, maar ketenintegratie gaat een stap verder dan een louter operationele samenwerking. Ketenintegratie vindt plaats op zowel operationeel, tactisch als strategisch niveau en via diverse processen, denk aan: inkoop, orderverwerking, levering, planning, facturering, productie en voorraadbeheer

Praktijkvoorbeeld ketenintegratie
Een groothandel, een wereldwijde speler gespecialiseerd in artikelen voor de medische sector, wil een samenwerkingsverband aangaan met één van haar leveranciers. Deze leverancier produceert een halffabrikaat van een dusdanige kwaliteit dat de groothandel dit halffabrikaat na een interne modificatie als huismerk op de markt wil introduceren. Voorwaarde daarbij is dat het betreffende unieke halffabrikaat exclusief voor de groothandel beschikbaar is. Momenteel is het halffabrikaat voor iedere marktpartij beschikbaar maar ontbreekt het de leverancier/producent aan financiële middelen om het halffabrikaat breed in de markt te introduceren. 

Stap 1: Kies de juiste partner (als dat mogelijk is)

Altijd een prima advies natuurlijk. Kies de juiste partner en er blijft je veel ellende bespaard zie ik sommigen al denken die in deze zakelijk of privé de juiste of een minder gelukkige keuze hebben gemaakt. Een waarheid als een koe dus. Jouw huidige leverancier of klant hoeft helemaal niet de meest geschikte partner voor een strategische samenwerking te zijn ook al doen jullie al jarenlang zaken. Bedenk dat ketenintegratie gaat over een samenwerking voor een langere periode. Met name begrip voor elkaars cultuur kan veel narigheid in de toekomst voorkomen. Iedere verstandige ondernemer die naar België of Duitsland, laat staan Azië, wil gaan exporteren verdiept zich allereerst in de manier van zaken doen in deze landen. Voor een succesvolle ketenintegratie geldt hetzelfde. Neem gezamenlijk het initiatief om elkaar beter te leren kennen. Besef bovendien dat vertrouwen moet groeien op dezelfde plaats waar mogelijk argwaan heeft gewoekerd.
Overigens heb je niet altijd de keuze tussen verschillende partijen. Blijf dan toch alert, met name als je de in verhouding kleinere partij bent, en staar je niet blind op de mogelijke positieve gevolgen. Het gevoel moet ook kloppen wat onder meer inhoudt dat je je in deze samenwerking gelijkwaardig moet voelen.

Het feit dat beide partijen al met elkaar zakendoen speelt een belangrijke rol. Door de bestaande leverancier-klant relatie is het eenvoudig om op een voor beide partijen veilige manier over strategische onderwerpen met elkaar in gesprek te komen. Beide partijen hebben iets te verliezen (afzet versus verlies exclusiviteit van een winstgevend product) dus voorzichtigheid is troef. De verantwoordelijken nemen in de eerste gesprekken dan ook de tijd om elkaar als persoon beter te leren kennen om te bouwen aan een goede vertrouwensbasis voor een mogelijke strategische samenwerking.

Stap 2: Bepaal de win-win voor elke partij (en de eindklant)

Als er voldoende vertrouwen is tussen partijen is het belangrijk om te bepalen waar de win ligt voor elke deelnemende partij. Hierbij zijn drie zaken van belang:

1. De win voor elke partij moet voor de hand liggen. Elke partij moet direct in maximaal zes woorden kunnen aangeven wat ze met de ketenintegratie willen bereiken, het liefst zonder allerlei voorwaarden. 
2. De wereld blijft in een steeds sneller tempo veranderen. Dit betekent dat ook de focus en strategie van een organisatie verandert. Wat vandaag belangrijk is, hoeft dat morgen niet meer te zijn. Dat geldt ook voor de basis van een samenwerking. De win dient binnen een relatief korte periode bereikbaar te zijn. Samenwerkingsverbanden die starten met een meerjarig automatiseringstraject halen zelden succesvol de eindstreep. Enthousiasme en vertrouwen groeien als er al op korte termijn enkele doelstellingen worden behaald.
3. Definieer ook de winst voor de eindklant. Ook de markt moet de voordelen van de ketenintegratie herkennen. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een kostenverlaging, een productinnovatie of het verbeteren van de service.

Beide partijen hebben iets te verliezen maar wat nog veel belangrijker is, ook iets te winnen. En deze winst ligt voor beiden erg voor de hand. De producent kan een veel grotere markt bereiken door in zee te gaan met een wereldwijd opererende groothandel en hoeft daarvoor niet te investeren in marketing en sales. De groothandel heeft het exclusieve recht op een product waarin men veel mogelijkheden ziet om de marktpositie te bestendigen dan wel uit te breiden. Door procesintegratie kunnen de kosten dalen. Dit voordeel kan deels gedeeld worden met de eindklant. Bovendien is het voor nieuwe klanten, en dat potentieel is groot, een productinnovatie die goedkoper is dan het gangbare alternatief dat nu wordt gebruikt.

Stap 3: Leg zaken eenduidig en transparant vast (en doe dat op het juiste moment)

Afspraken duidelijk vastleggen is essentieel. Je spreekt immers voor een langere periode commitment naar elkaar uit en dan moeten de spelregels ook helder zijn. Doe dit echter wel op het juiste moment. Je gaat ook niet eerst naar het stadhuis om te trouwen om je daarna aan elkaar voor te stellen. Als er in een te vroeg stadium door een of beide partijen wordt gesproken over contracten en voorwaarden kan dit belemmerend werken. Besteed bij het opstellen van het contract ook aandacht aan de manier waarop je met elkaar wilt omgaan.

Nadat er op hoofdlijnen een akkoord is bereikt worden er juristen in geschakeld om een en ander te formaliseren. Over enkele details ontstaat nog discussie maar dat is snel uit de wereld. Als er overeenstemming is bereikt over het zakelijke deel wordt de

 overeenkomst aangevuld met enkele zachtere factoren die in de ogen van beide partijen bepalend zijn voor het succes van de ketenintegratie. Denk hierbij aan de ondersteuning die beide partijen elkaar verlenen bij de integratie van de processen, het vastleggen van gezamenlijke communicatie naar de eindklant, de wijze van besluitvorming en de onderlinge periodieke afstemming. Maar ook hoe partijen willen omgaan met mogelijke spanningen in hun relatie. Stem af hoe partijen willen kijken naar de succes- maar ook de faalfactoren van de samenwerking.

Stap 4: Start met de integratie van de processen (en doe dat bottom up)

Een goede voorbereiding is van wezenlijk belang. Meermaals is in de praktijk gebleken dat het bottom-up starten met deze voorbereiding zijn vruchten afwerpt, vooral als het gaat om de integratie van processen Laat de productievoorman, logistiek manager en de voorraadbeheerder van beide partijen bepalen hoe het ideale proces eruit moet komen te zien. Zij zijn het best op de hoogte van de huidige processen. Dit heeft als neveneffect dat de operationeel verantwoordelijken zowel elkaar als de organisatie van de andere partij leren kennen en compromissen leren sluiten. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat de betreffende verantwoordelijken de vaardigheden bezitten om tot werkbare compromissen te komen.

Mocht dit proces stroperig verlopen, dan is het goed om na te gaan of de basis voldoende solide is en de onderlinge verhouding tussen de betrokkenen voldoet. 

Na het bereiken van formele overeenstemming over de samenwerking, vinden er uitwisselingsbezoeken tussen de operationeel verantwoordelijken plaats. Het is immers allereerst van belang om het persoonlijk contact tussen de hoofden productie en logistiek te optimaliseren en elkaars processen te leren kennen. Voor beide partijen wordt bepaald hoe er een soepele integratie van processen kan plaatsvinden. In het kort komt het erop neer dat er overdrachtsmomenten worden bepaald en het logistieke proces wordt vastgelegd op een wijze die voor beide partijen acceptabel is. Het definitieve besluit wordt uiteindelijk genomen door de bestuurders. 

Volg deze vier basisstappen inclusief tips op en de kans op een succesvolle ketenintegratie wordt aanzienlijk vergroot. U bouwt met deze stappen aan vertrouwen en dat zal zich uitbetalen, zowel in financiële zin als in een voldaan gevoel.