De arbeidsinspecteurs die een hotel kwamen controleren, troffen volgens hun eigen bericht "diverse zakjes contant geld" aan. Werknemers van twee schoonmaakbedrijven bleken contant te worden betaald. Het onderzoek was begonnen met meldingen over werknemers die niet in de loonadministratie stonden, daarna werden locaties in Amsterdam en Zaandam gecontroleerd, en op 1 oktober 2026 lagen er boetes van 256.000 en 235.000 euro voor overtreding van de regels over minimumloon en vakantiebijslag, met daarbovenop 212.000 euro omdat veertien mensen zonder de vereiste vergunning aan het werk waren.

De zakjes geld blijven hangen, maar de zin waar het voor elke werkgever in de schoonmaak om draait staat een alinea lager: "Belangrijke documenten, zoals loonstroken, urenregistraties, arbeidsovereenkomsten en betalingsbewijzen, ontbraken of waren onvolledig." Voor tientallen werknemers konden de bedrijven geen volledige administratie laten zien, en daardoor kon de inspectie niet nagaan of het wettelijk minimumloon en de juiste vakantiebijslag waren betaald. Het minimumloon is een bedrag per uur. Wie de uren niet kan tonen, kan dus ook niet tonen dat dat bedrag klopte, hoe goed zijn bedoelingen ook waren.

De boetes gaan over loon en vergunningen, niet over een ontbrekend systeem. Maar het ene volgt uit het andere.

Aan de andere kant staat een zaak die op het eerste gezicht niets met schoonmaak te maken heeft. Een werkgever vermoedde dat een manager Finance en IT, die regelmatig thuiswerkte en volgens de werkgever deadlines voor de accountantscontrole miste, minder werkte dan was afgesproken. In plaats van het gesprek aan te gaan liet de werkgever uitzoeken wanneer hij in- en uitlogde op het bedrijfsnetwerk, zonder dat hij het wist. Over de periode van 20 januari tot 20 februari 2026 kwam daar uit dat hij "tenminste 29 uur minder" had gewerkt dan afgesproken, en eind februari volgde het ontslag op staande voet.

Op 7 juli 2026 oordeelde de kantonrechter in Den Haag dat dat ontslag geen stand hield. De rechter stelde vast dat thuiswerken was toegestaan, dat de brief van de accountant niet heel dringend was, en dat de man goed functioneerde, zoals kort voor het ontslag nog in een personeelsgesprek was vastgesteld. Volgens de rechter staat vast dat de werkgever "geen gerechtvaardigd belang had voor een heimelijk onderzoek". Uit het thuiswerkbeleid volgde bovendien niet dat inlogtijden konden worden gecontroleerd, dus de werknemer hoefde daar geen rekening mee te houden. Opvallend is de reden die de leidinggevende ter zitting gaf om niet eerst te praten: de werkgever was bang dat de werknemer zijn gedrag zou aanpassen. De rechter noemde die verklaring opmerkelijk, want het aanpassen van onjuist gedrag zou juist het doel moeten zijn, en schreef erachteraan: "Een gesprek is daarvoor het eerste en meest voor de hand liggende middel."

De rechter was overigens niet mild voor de werknemer. Hij kon niet alle niet-ingelogde uren verklaren, en ook het onderzoek dat na het ontslag door een extern bureau werd gedaan kwam nog op 27 uur te weinig. Maar dat waren 27 uur in 4,5 week, ruim een uur per werkdag, en daarvoor was een ontslag op staande voet veel te zwaar. De werkgever moest een billijke vergoeding van 60.000 euro betalen, ongeveer zes maanden salaris, plus een transitievergoeding van 12.066,95 euro.

Eén zin uit de uitspraak gaat verder dan deze ene zaak: "Het in- en uitloggen kan echter niet zonder meer gelijk worden gesteld aan het begintijd en de eindetijd van de door [eiser] verrichte werkzaamheden." Een laptop die aanstaat is nog geen werknemer die werkt, en wie 's ochtends om zes uur een kantoorpand schoonmaakt, heeft geen laptop om op in te loggen.

Wat maakt een registratie sterk?

In beide zaken ging het mis, maar van twee kanten. Bij de schoonmaakbedrijven was er te weinig bewijs, in Den Haag was het bewijs van het verkeerde soort: een spoor dat iets anders meet dan werk, verzameld zonder dat de werknemer het wist. Urenregistratie is dus geen administratieve bijzaak. Het is het stuk dat op tafel komt wanneer een inspecteur, een opdrachtgever of een rechter vraagt wat er werkelijk is gebeurd.

Het Hof van Justitie van de EU oordeelde in 2019 dat werkgevers een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem moeten hebben om de dagelijkse arbeidstijd te meten, en die drie woorden zijn een bruikbare toets. Objectief betekent vastgelegd op het moment zelf, niet achteraf ingevuld op een briefje. Betrouwbaar betekent dat het meet wat het moet meten, het begin en het einde van het werk en niet een inlog op een laptop. Toegankelijk betekent dat de werknemer het kent en het zelf kan inzien.

Wat laatste wordt het vaakst vergeten, terwijl het juist de bewijskracht maakt. Een registratie die de medewerker zelf start, die hij kan controleren en waarvan hij weet wat erin staat, is veel moeilijker aan te vechten dan een spoor waarvan hij pas in de rechtszaal hoort. In Den Haag was dat precies het probleem: de werknemer had nooit kunnen zeggen dat de cijfers niet klopten, want hij had ze nooit gezien.

Hoe ziet dat er op een werkdag uit?

Neem een ploeg die om zes uur 's ochtends begint in een kantoorpand, met een leidinggevende die er niet bij is. Elke medewerker start zelf zijn werkdag bij de deur, op een moment dat hij kent, en zet hem aan het eind ook zelf stil. Dat zijn twee momenten per dag, met een tijd en eventueel een plek of een foto van het opgeleverde werk, en verder niets. De medewerker ziet diezelfde dag wat er over hem is vastgelegd. Klopt het niet, omdat hij het vergeten is of omdat de deur klemde, dan voegt hij een correctie toe met een korte reden, en de leidinggevende keurt die goed. Het oorspronkelijke tijdstip blijft zichtbaar naast de correctie, want een registratie die achteraf zonder spoor kan worden aangepast, is niets anders dan een briefje met een betere opmaak.

Wie dat zo opzet, heeft per medewerker per dag een begin en een einde waar niemand verrast van opkijkt. De inspecteur krijgt wat hij vraagt, de opdrachtgever die belt dat er vrijdag niemand is geweest krijgt een tijd en een plek, en de rechter in de volgende zaak ziet een registratie die de medewerker zelf kende.

Er hoort een gesprek bij, en dat staat niet toevallig in de uitspraak. Wie twijfelt aan de uren van een medewerker, begint bij die medewerker en legt de registratie op tafel, niet in een la. Het levert vaker een verklaring op dan een ontslag, en het laat zien dat de registratie een afspraak is en geen valstrik.

Schrijf het ook op.
In Den Haag wees de rechter erop dat het thuiswerkbeleid van de werkgever met geen woord repte over controle op inlogtijden, en dat de werknemer daarom niet hoefde te verwachten dat iemand ze zou nazien. Een korte, leesbare tekst die zegt welke momenten worden vastgelegd, wat er per moment wordt bewaard, wie het kan inzien, hoe een correctie werkt en wat er gebeurt als twee mensen het oneens zijn over een tijd, neemt die discussie weg voordat ze begint. Het hoeft geen beleidsstuk van twintig pagina's te zijn, één pagina die de ploeg echt gelezen heeft werkt beter dan een map die niemand opent, en ze hoort bij de eerste werkdag en niet pas bij het eerste conflict.

Lukt het niet om die pagina te schrijven, dan is het systeem nog niet klaar.

Waar gaat het in de praktijk mis?

Vijf dingen komen in deze twee zaken en in de regelgeving steeds terug. Het eerste is het briefje dat achteraf wordt ingevuld, zoals een lijst met uren die op vrijdag voor de hele week wordt geschreven. Dat geeft de administratie een mooi aanzien en een rechter geen houvast. Het tweede is een vervangende maat die er sterk op lijkt, zoals een inlog, een badge bij de ingang of een telefoon die in een gebouw staat, terwijl niemand weet of de persoon die erbij hoort ook werkelijk werkt.

Het derde is de registratie waarvan de medewerker niet weet dat ze bestaat. De AVG vraagt dat mensen vooraf weten wat er wordt vastgelegd en waarom, en in Den Haag werd het heimelijke onderzoek in strijd met de AVG geoordeeld. Het vierde is te veel willen weten. Een continue registratie van waar iemand de hele dag is, levert vooral gegevens op die niemand nodig heeft, en juist die gegevens wil het beginsel van dataminimalisatie voorkomen. Bovendien heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties (artikel 27, eerste lid, onder l, WOR), dus wie zonder de OR begint, begint verkeerd.

Het vijfde is het gesprek dat niet wordt gevoerd, omdat het onhandig voelt of omdat een onderzoek achter de rug van de medewerker sneller lijkt. In Den Haag kostte dat een billijke vergoeding van 60.000 euro.

Drie vragen voor directie en HR

Voor een directie of afdeling HR in de schoonmaak, beveiliging of techniek levert dat drie vragen op.

1. Kunnen we voor elke medewerker, voor elke dag, laten zien wanneer het werk begon en eindigde?
2. Meet ons systeem werkelijk het werk, of iets wat er alleen op lijkt?
3. En weet de medewerker wat er wordt vastgelegd, en kan de medewerker het zelf inzien?

Wie die vragen met ja kan beantwoorden, staat sterk tegneover de inspectie en tegenover de opdrachtgever. Wie nee moet zeggen, hoeft geen volgsysteem aan te schaffen. Twee momenten per dag, open vastgelegd, zijn meestal genoeg, en daar kan een medewerker zelf bij. Dit artikel is een opinie en geen juridisch advies.