Zoals een directeur zichzelf kan verwonden met een vikingbijl (zie eerdere column), kan je jezelf als adviseur in het dagelijks leven ook snijden aan een scherp mes. Een voorbeeld van een scherp mes is email. Dit is een communicatievorm die enorm conflictbevorderend is door de snelheid, afstandelijkheid en bijbehorende onzorgvuldigheid. Je weet daarnaast nooit precies hoe je woorden geïnterpreteerd worden als ze niet je lichaamsuitdrukking zien en je er niet bij bent om je boodschap te verduidelijken als hij verkeerd overkomt. Vooral als je in een conflict situatie terechtkomt (intern of extern) en zich ergernis opbouwt, dan is een email snel verstuurd. Zeker als reactie op een lastige vraag of negatieve opmerking die je zelf ook per mail hebt kregen.
Maar hoe terecht je kritiek ook mag zijn, verstuurd via de mail kan het veel meer kapot maken in je relatie met geadresseerde, dan je lief is. Een telefoontje is persoonlijker en genuanceerder, en daardoor uiteindelijk effectiever. Kortom je bent een held als je belt! Niet alleen qua durf, maar vooral als winnaar, omdat je relaties in stand houdt. En relaties behouden is essentieel als je wilt samenwerken. Dat bellen beter werkt, geldt overigens op meer terreinen. Als je vaak op marktplaats handelt, merk je het ook: ‘een beller is sneller’.
Overigens hoef je niet beslist een e-mail te versturen om iemand onbedoeld te irriteren. Dat kan echt op veel manieren weet ik ook hier uit ervaring. Ik herinner me nog goed de keer dat ik voor de poort bij een klant stond en het erg lang duurde voor de poort openging. Tegen mijn collega zei ik enigszins ontstemd, voordat ik nogmaals op het knopje drukte: ‘Ongelofelijk zolang als dit duurt. Die sukkel die ziet ons gewoon niet’. Waarop een stem uit de speaker klonk: ‘maar hij hoort u wel!’
Erik de Vries
DHV
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>