Professioneel presenteren, 7 tips

Het maken van een goede zakelijke presentatie is een vak apart waarbij veel komt kijken. Iedereen die voor zijn werk een zakelijke presentatie moet houden, weet dat het altijd weer een hoop werk is. Daardoor raakt de vormgeving van uw zakelijke presentatie meestal in het gedrang. Let daarom op de volgende adviezen voor de vormgeving van een zakelijke presentatie om te zorgen voor een beter presentatieresultaat:

1. Zorg voor een schoon bureaublad
Staat uw bureaublad vol met van alles en nog wat dan komt dat uw presentatie niet ten goede. Niet iedereen hoeft tijdens uw presentatie immers te zien wat er allemaal voor pictogrammen en documenten op uw bureaublad staat. Nog beter is natuurlijk om voordat uw presentatie begint uw scherm op zwart te zetten.

Gebruik zwarte sheets. Als je echt iets belangrijks wilt vertellen, en je wilt niet dat er op iets anders gelet wordt, zorg dan dat er maar 1 aandachtspunt is: de spreker! “Dames en heren, we hebben zojuist gezien wat de voor- en nadelen zijn van project A en project B. We hebben gewikt en gewogen, maar uiteindelijk is gekozen voor project…”

2. Wees zuinig met effecten
Een presentatie vol met allerlei effecten staat natuurlijk wel flitsend maar leidt af van uw onderwerp. Dat komt dan als het ware tussen u en uw presentatie in te staan.

Bij uw presentatie bijvoorbeeld zogenoemde cross-fades te gebruiken om een dromerig effect te creëren, kunt u beter niet doen. Als u tenminste wilt dat uw toehoorders tijdens uw presentatie blijven opletten.

3. Zorg voor een goed begin
Een goed begin van een presentatie is het halve werk. Dat geldt ook voor een zakelijke presentatie. Een geanimeerde introductie van een presentatie voordat de lichten uitgaan, zorgt ervoor dat u als spreker makkelijker de aandacht van uw toehoorders kunt vasthouden in het donker als uw presentatie loopt.

4. Zorg voor voldoende afwisseling
Een presentatie met een opeenvolging van tabellen of staafdiagrammen is moeilijk te volgen. Wissel daarom uw presentatie af met tekst of illustraties en houdt tijdens uw zakelijke presentatie diagrammen enzovoort overzichtelijk.

5. Lees tijdens uw presentatie niet alles op
Oplezen van teksten vanaf dia’s, sheets of Powerpoint tijdens een presentatie is dodelijk saai. Uw toehoorders gaan tijdens uw presentatie zitten meelezen. Daardoor verslapt de aandacht voor uw presentatie. Maak daarom voor uw presentatie een keuze en houdt daarmee de sheets of dia's helder voor uw toehoorders.

Vertel een verhaal. Verhalen vertellen is de basis van communicatie, mensen onthouden verhalen, geen opsommingen. Denk van tevoren na over het verhaal dat je wilt vertellen. Is het een verhaal over een project dat niet liep, maar door de inspanningen van je team nu succesvol is afgerond? KPI’s die breed in de organisatie zijn besproken en nu helpen om de organisatie te beheersen? De aanbesteding van een nieuwe accountant, waarbij niet de goedkoopste, maar wel de beste is gekozen? Het maakt niet uit hoe zakelijk (saai) het onderwerp van de presentatie is, elke presentatie heeft een doel met een begin, een midden en een eind. Ken je verhaal, oefen. Lees niet de sheets voor.

Een presentatie is al gauw te lang. Daardoor haken toehoorders op de helft van uw presentatie vaak al af. Bied daarom een presentatie die kort en bondig is. Volzinnen komen op sheets niet goed tot hun recht. Vat informatie voor uw presentatie puntsgewijs samen en splits langere stukken op over verschillende sheets.

6. Kijk voor uw presentatie door de ogen van het publiek
Het lijkt voor een voorbereiding van een presentatie misschien wat overdreven maar het is toch niet onbelangrijk. Probeer tijdens het maken van de presentatie altijd uit te gaan van wat uw toehoorders willen horen en zien. Let op hun achtergrond. Kunnen ze het taalgebruik van uw presentatie volgen? Is het niveau van uw presentatie niet te hoog of te laag?

7. Gebruik illustraties voor uw presentatie
Iedere presentatie wordt aantrekkelijker door slim gebruik van illustraties. Een onderwerp dat in tekst moeilijk tijdens een presentatie is over te brengen is soms door één plaatje of foto direct duidelijk. Zorg voor uw presentatie altijd voor professioneel beeldmateriaal. Dat wil zeggen beeldmateriaal met een hoge resolutie. Beelden blijven veel beter hangen dan tekst. De sheets ondersteunen jou en niet andersom. Gebruik de sheets om je verhaal te ondersteunen. De omzet is enorm gestegen: grafiek, werkbezoek aan de nieuwe fabriek in Oezbekistan: foto, succesvol seminar: stukje video.

Lees verder op:
Presenteren zonder plaatjes (deel 2)
De perfecte presentatie in tien stappen
door: Fred Akkerma
Zet die beamer uit! Powerpoint-presentaties lijken het ideale middel om de zenuwen van de presentator te beheersen. Dankzij de wonderen der techniek weten we de aandacht op het projectiescherm te vestigen en niet op de verteller. Foute boel! Hier vind u de perfecte presentatie in tien stappen. We verklappen er alvast twee: 1. Uw doel is emotioneren! Hoe doet u dat? 2. Sheets ja! Bullets nee!