Het einde van de boekhouder

Automatisering leidt tot minder handmatig werk, dat is bekend. In de wereld van online boekhoudpakketten en zogeheten ERP applicaties als SAP, Oracle en Navision gaat het nu helemaal snel. Papier verdwijnt en daarmee ook de bekende boekhouder die we kennen uit The Godfather en dezelfde die belachelijk wordt gemaakt in diverse sketches van Monty Python . De toekomstige boekhouder of administrateur is echter een professional die een zogeheten workflow en cash flow bewaakt en goed in structuren kan denken. Het potlood achter het oor is inmiddels sowieso al verdwenen.

Wat doet een boekhouder ook al weer? Hij of zij verzamelt, registreert, codeert binnenkomende facturen, zorgt voor de juiste handtekening en dat er tijdig betaald wordt. Maar waarborgt ook bijvoorbeeld een goede loonadministratie, inning van gelden, goede waardering van vaste activa, registratie van kosten op het juiste organisatieonderdeel, voor- en nacalculatie en bijhouden van bankrekeningen. Essentieel? Ja. Core business? Nee.

Even naar de huidige situatie. Is een boekhouding complex? In zekere mate. Je moet er goed voor gaan zitten om een administratie slim en gedegen in te richten. Is een boekhouding bij verschillende bedrijfstakken efficiënt? Tja. Bij een onderdeel van de gemeente Amsterdam worden 2.000 inkoopfacturen per fte verwerkt. Dat lijkt wellicht veel - maar is schrikbarend weinig (per fte) als je dat vergelijkt met de 20.000 inkoopfacturen per fte bij bijvoorbeeld een grote retailketen. Een factor 10.

Die hogere doelmatigheid gaat overigens gepaard met een veel kleinere foutkans, omdat ook andere administraties geïntegreerd worden en geen zaken meer worden overgetypt of op papier worden overgedragen. Een voorbeeld uit de praktijk voor een nieuw te bouwen ziekenhuis. Een bedrijfstak waar efficiënt werken hard nodig is. De ‘lean en mean’ online administratie voor de back office, met workflow voor bijvoorbeeld inkomende facturen, ziet er als volgt uit. Facturen worden ingescand of electronisch ontvangen. Facturen worden vervolgens via workflow geaccordeerd en betaald na verstreken betalingstermijn. Er is een geautomatiseerde koppeling met loonadministratie, en electronic banking-pakket van de eigen bank. Eenvoudige koppelingen naar Electronische Patientendossier (EPD) ten aanzien van DOT - voormalig DBC - declaraties naar verzekeraars. Geen investeringen in servers nodig omdat gebruik wordt gemaakt van online pakket. Relatief weinig extern functioneel beheer nodig voor koppelingen en kleinere wijzigingen, zoals bij grote ERP-systemen. Zorgspecifieke rekeningsschema’s en kostenplaatsen als best practice beschikbaar. Externe accountant kan van afstand in administratie meekijken bij controlewerk. Administrateurs werken op locatie of vanaf huis. Efficiënt: ja. Kosten implementatie en beheer 30% van ERP-systemen als Oracle of SAP.

Er is natuurlijk wel een adder onder het gras. Er zijn twee zaken die verhinderen dat bedrijven en instellingen in praktijk snel naar zo’n efficiënte administratieve organisatie gaan. Allereerst moeten dure, in beton gegoten ‘legacy’-systemen en handmatige processen te worden overgezet op een state-of-the-art en goedkope nieuwe omgeving. Vervolgens moeten financieel medewerkers kunnen omscholen of afvloeien. Het lijkt een beetje op het vernieuwen van je eigen badkamer. De betonnen vloer van een oude badkamer moet met evenveel geweld worden verwijderd als de 30-jaar oude, deels papieren en in verouderde software geschreven administratie van een rijksoverheid, zorginstelling, energiebedrijf, bank of woningcorporatie.

Hoe moet je te werk gaan? Maak eens een business case en bereken de terugverdientijd. Hanteer dan eens een eenvoudige benchmark dat een besparing van één fte jaarlijks € 80.000 oplevert. En overleg die dan als directie met belanghebbenden. Om management aandacht te krijgen voor deze business case moet u als management team overwegen op Youtube één van de sketches van Monty Python over boekhouders bekijken. Want die bestaat binnenkort niet meer. Bij het bespreken van de business case zal het lachen u dan niet vergaan.

Vooruitgang in ICT leidt tot minder handmatige administratie. Papier verdwijnt en daarmee ook de ouderwetse boekhouder. De boekhouder van de toekomst is echter een goed opgeleide professional die een zogeheten workflow en cash flow bewaakt, en goed in structuren kan denken.