Een teamleider belde me deze zomer, oprecht gefrustreerd. Zijn vacature stond zeven weken open, zijn mailbox liep over, en toch zat er nog niemand op de plek. Zijn verklaring lag klaar: er zijn geen goede kandidaten meer te vinden. Ik hoor die verzuchting steeds vaker, en bijna altijd wijst de diagnose de verkeerde kant op. Kandidaten waren er in overvloed, tientallen zelfs. Wat ontbrak, zat aan zijn eigen kant van de tafel: de snelheid waarmee zijn organisatie tot een besluit kwam.

Daar gaat dit stuk over. Jarenlang was de aanvoer van kandidaten de flessenhals. Je zocht, je adverteerde, je wachtte af of er genoeg geschikte reacties binnenkwamen. Die tijd is voorbij. Nu vrijwel iedere sollicitant met een AI-assistent op één avond twintig serieuze, keurig op de vacature toegesneden sollicitaties de deur uit doet, is niet langer de aanvoer het schaarse goed, maar de besliskracht van de organisatie zelf. De vacature blijft niet open omdat er niemand is. Hij blijft open door interne rondes, volle agenda’s en handtekeningen die op zich laten wachten. De doorlooptijd is het echte knelpunt geworden, en dat is nu juist het deel dat je zelf in de hand hebt.

De flessenhals is verschoven

De cijfers over dat aanbod zijn niet subtiel. LinkedIn verwerkt naar eigen zeggen ruim 11.000 sollicitaties per minuut, ongeveer 45 procent meer dan een jaar eerder, zo gaf het platform door aan The New York Times. Bij Workday, dat de werving van duizenden werkgevers verwerkt, groeide het aantal sollicitaties in de eerste helft van 2024 ruim vier keer zo snel als het aantal vacatures: 173 miljoen sollicitaties tegenover 19 miljoen aanvragen. De aanvoer is niet krapper geworden, hij is geëxplodeerd.

En het is niet zo dat een oververhitte arbeidsmarkt de mensen wegzuigt. Aan het einde van het tweede kwartaal van 2026 stonden er in Nederland volgens het CBS 375 duizend vacatures open, bij 95 vacatures per 100 werklozen. Dat is iets krapper dan begin dit jaar, maar het ligt mijlenver onder de piek van 142 per 100 in 2022. Er zijn kandidaten, ze reageren, en ze reageren massaal. Staat jouw vacature dan tóch zeven weken open, dan ligt dat zelden aan de markt. Het ligt aan wat er gebeurt tussen de eerste sollicitatie en de handtekening.

Meet je doorlooptijd, en meet hem eerlijk

Wie dat knelpunt wil aanpakken, moet het eerst kunnen zien, en dan bedoel ik iets preciezer dan het gevoel dat het “lang duurt”. Drie maten helpen. De eerste is de totale doorlooptijd, de tijd tussen de eerste sollicitatie en het getekende aanbod. De tweede is de tijd per fase, want een totaal van veertig dagen zegt weinig zolang je niet weet of die dagen in de screening zitten, tussen twee gesprekken, of ná het laatste gesprek. De derde, en de meest onderschatte, is wat ik de beslislatentie noem: de tijd tussen het moment dat je alle informatie binnen hebt en het moment dat er een knoop wordt doorgehakt.

Als ijkpunt: onderzoek van The Josh Bersin Company en AMS op ongeveer 250 duizend aannames zette de gemiddelde time to hire in 2023 op 44 dagen, een dag langer dan het jaar ervoor en het vierde jaar op rij dat die opliep. Recentere benchmarks van Ashby, gebaseerd op ruim 54 miljoen sollicitaties, laten zien hoezeer het per niveau verschilt: een juniorfunctie duurt mediaan 52 dagen, een mediorfunctie 63 dagen en een seniorfunctie 71 dagen. De precieze getallen hangen af van hoe en wie je meet, en juist daarom is je eigen meting belangrijker dan het benchmarkgetal.

Doe die meting één keer eerlijk voor je laatste vijf vacatures, en het patroon dat bovenkomt is bijna altijd hetzelfde. De dagen zitten zelden in het beoordelen. Ze zitten in het wachten: op een tweede gesprek dat pas over twee weken in de agenda past, op een referentiecheck die niemand oppakt, op een akkoord dat blijft liggen tot de eerstvolgende MT-vergadering. Stel dat een vacature gemiddeld 42 dagen kost, en je concludeert dat de markt traag is. Splits je die 42 dagen uit, dan zie je vaak iets anders: een paar dagen screening, dan elf dagen wachten tot het eerste gesprek past, zestien dagen tot het tweede, en negen dagen beraad voordat het aanbod eruit gaat. Het beoordelen kostte een handvol dagen. De rest was wachttijd. Geen enkele wervingscampagne lost dat op, een blik in de agenda’s wel.

Waar het in de praktijk vastloopt

Drie plekken lopen telkens vast, en het zijn precies de plekken die je zelf in de hand hebt.

De eerste is het aantal interne rondes. Elke betrokkene wil “er ook nog even bij zitten”, en zo dijt een procedure ongemerkt uit van twee gesprekken naar vijf. Toch is meer niet beter. In zijn boek Work Rules! beschrijft Laszlo Bock hoe Google, na analyse van de eigen wervingsdata, ontdekte dat vier gesprekken volstonden om met 86 procent zekerheid te voorspellen of iemand aangenomen moest worden. Elke interviewer daarna voegde nog ongeveer één procent voorspellende waarde toe. Google gebruikte dat inzicht om het aantal rondes te beperken, niet om het uit te breiden. De les is ongemakkelijk: die vijfde en zesde ronde kosten je vooral doorlooptijd en leveren nauwelijks een beter besluit op. Wie het aantal rondes niet vooraf vastlegt, laat de doorlooptijd bepalen door de drukste agenda in de keten.

De tweede plek is het inplannen van de gesprekken. Dit is de meest banale oorzaak van vertraging en tegelijk de hardnekkigste. Uit het Candidate Expectations Report van Cronofy, een onderzoek onder 12 duizend kandidaten in zeven landen waaronder Nederland, blijkt dat 42 procent van de kandidaten afhaakt wanneer het plannen van een gesprek te lang duurt. Slechts 9 procent kreeg het eerste gesprek binnen een dag ingepland, terwijl het bij 31 procent twee tot drie weken duurde. En 62 procent baseert het beeld van de werkgever al vroeg op hoe soepel die planning verloopt. Het heen en weer mailen over drie agenda’s is dus geen onschuldig detail. Het is de fase waarin je je beste kandidaten kwijtraakt aan een werkgever die sneller was. De oplossing is zelden een nieuw systeem, maar vaste blokken in de agenda’s van je interviewers, zodat een gesprek in een bestaand slot valt in plaats van dat er een nieuw moment gezocht moet worden.

De derde plek is de goedkeuringsketen, en daar huist de beslislatentie. Het gesprek is gevoerd, iedereen is enthousiast, en dan gebeurt er niets. Het aanbod wacht op een akkoord van iemand die op vakantie is, op een salarischeck door finance, op de eerstvolgende maandag. Uit de benchmarks van Ashby blijkt dat juist bij het uitbrengen van het aanbod het verschil tussen de snelste en de traagste teams het grootst is, drie tot bijna vijf dagen. Dat klinkt als weinig, maar het is precies het venster waarin een kandidaat met drie andere procedures zijn keuze maakt. De organisatie die na het laatste gesprek nog een week nadenkt, denkt vaak na over iemand die inmiddels elders getekend heeft.

Wat overeind blijft als het volume stijgt

Nu terug naar dat groeiende aanbod, want daar zit de angel. Deze drie zwakke plekken schalen niet mee. Meer sollicitaties betekent meer gesprekken om in te plannen, meer stakeholders die willen meekijken en meer aanbiedingen die op een akkoord wachten. Een proces dat bij tien kandidaten per week nog net werkte met ad-hoc plannen en een handtekening die “wel goedkomt”, loopt bij vijftig kandidaten volledig vast. En de rekening betaal je aan de bovenkant van je lijst: de mensen die je het liefst aanneemt, hebben de meeste alternatieven en zijn het eerst weg. Cronofy vond dat 36 procent van de kandidaten na een maand afhaakt. De besten haken eerder af dan de rest.

Wat wél meeschaalt, zijn een paar keuzes die niets met techniek te maken hebben. Een vast maximum aan gespreksrondes, zodat “er nog even naar kijken” niet vanzelf een extra week wordt. Vaste beslismomenten in de week, in plaats van een MT dat toevallig op vrijdag samenkomt. En vooraf beleggen wie de knoop doorhakt, zodat een aanbod niet stilvalt op het moment dat één persoon onbereikbaar is. Dit is geen model en geen tool. Het is besliskracht die je van tevoren inregelt, zodat ze niet afhangt van wie er die week toevallig tijd heeft.

De vacature is vaak een spiegel

De teamleider van deze zomer had geen kandidatenprobleem. Hij had vier gespreksrondes, twee mensen die de planning langs elkaar heen deden en een akkoord dat op zijn eigen volle agenda lag te wachten. Toen hij zijn doorlooptijd per fase op papier zette, zag hij het binnen tien minuten: het overgrote deel van die zeven weken was wachttijd geweest, geen beoordelingstijd.

Dat is eigenlijk goed nieuws. Het aanbod kun je niet sturen, en de markt al helemaal niet. Je eigen doorlooptijd wél. Meet hem eerlijk, per fase. Snoei in de rondes die geen beter besluit opleveren. En behandel het moment ná het laatste gesprek als de spits van je proces, niet als de uitloop. Nu iedereen met AI solliciteert, wint niet de werkgever met de mooiste vacaturetekst, maar de werkgever die het snelst durft te beslissen.

Dit stuk schreef ik als oprichter van TalentAid, een Europees platform voor het zoeken van werk. Daardoor kijk ik dagelijks mee vanaf de kant van de kandidaat.