Opleiding: Training Document Management

Wil je de documentstromen in je organisatie zo kunnen inrichten dat kennis vindbaar en beheersbaar blijft? Meer dan 80% van de kennis in een organisatie zit vast in documenten, dus de manier waarop je die opslaat en ontsluit raakt je hele werk. In deze training leer je de belangrijkste concepten van document management kennen en onderbouwde keuzes te maken over classificatie, ontsluiting, workflow en archivering. Hierdoor ben je in staat om die keuzes vroegtijdig te maken en te onderbouwen.

Algemene omschrijving

Het efficiënt beheren en ontsluiten van je documentstromen is voor elke organisatie een noodzaak. Zodra je document management invoert, kom je voor een reeks inhoudelijke keuzes te staan: hoe sla je documenten op, wie is waarvoor verantwoordelijk en welk type systeem past bij je organisatie? Juist die keuzes maak je het best vroeg, want een implementatie achteraf bijstellen is lastig, tijdrovend en dus duur. Tijdens deze training leer je de belangrijkste concepten van document management kennen en die keuzes onderbouwd te maken.

Je doorloopt de volle breedte van documentbeheer: van het organiseren, scannen en registreren van documenten tot digitale dossiervorming, archivering en de levensloop van een document. Daarnaast kijk je naar ontsluiting met metadata en taxonomie, naar de belangrijkste processen en workflow, en naar de keuze van een systeem. We wisselen theorie en praktijk af aan de hand van herkenbare praktijkvoorbeelden.

Onze trainers zijn dagelijks werkzaam op dit expertisegebied en vertalen de concepten naar de vraagstukken die in jouw organisatie spelen. Waar gewenst en mogelijk laten we onze voorbeelden en accenten aansluiten bij jouw eigen werkpraktijk. Hierdoor ben je in staat om de keuzes rond document management scherper te doorgronden en te onderbouwen.

Deze training als bedrijfstraining voor jou en je team?

Elk vraagstuk en elke situatie is anders; daarom staan tijdens een bedrijfstraining jouw organisatie en (bedrijfs)vraagstukken centraal. In goed overleg stellen we een lesprogramma samen dat volledig aansluit bij jouw (jullie!) specifieke uitdaging, wensen en dagelijkse werkpraktijk.

Programma

Tijdens de training Document Management komen onderstaande onderwerpen aan bod.

NB: Mocht je vragen hebben over de inhoud of deze aangepast willen zien op jouw specifieke praktijksituatie of trainingsbehoefte, bel ons dan gerust: we spreken de mogelijkheden graag met je door.

• Document management: concepten en begrippen
• • Kennismaken met wat document management inhoudt en welke rol het speelt in je organisatie
  • De belangrijkste begrippen rond documentbeheer op een rij zetten
  • Herkennen waarom vroegtijdige keuzes goedkoper zijn dan aanpassingen achteraf
  • Doorgronden hoe documentbeheer samenhangt met de kennis en informatie in je organisatie
• Vastleggen en digitaliseren van documenten
• • Documenten organiseren en een logische structuur bepalen
  • Document scanning en registratie doorgronden
  • Digitale dossiervorming als basis voor beheer doorgronden
• Beheer, archivering en levensloop
• • De uitgangspunten van document beheer doorgronden
  • Herkennen welke eisen archivering aan je organisatie stelt
  • De Document Life Cycle van creatie tot vernietiging volgen
  • Bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is in het beheer
• Ontsluiting, formulieren en workflow
• • Documenten ontsluiten met metadata, taxonomie en thesauri
  • Doorgronden hoe je een e-formulier opzet en verwerkt
  • De belangrijkste processen en workflow rond documenten in kaart brengen
  • Herkennen hoe ontsluiting de vindbaarheid van kennis vergroot
• Systeemkeuze en wettelijke kaders
• • De afwegingen bij de keuze van een systeem doorgronden
  • Cloud-based en SaaS-oplossingen meewegen als optie bij je systeemkeuze
  • Bepalen welke functionele eisen een systeem in jouw situatie moet dekken
  • De wettelijke aspecten van documentbeheer, waaronder de AVG, doorgronden
  • Bepalen welke eisen wet- en regelgeving aan je documentbeheer stelt

De training is praktisch en interactief van opzet, met veel ruimte voor jouw vragen en werksituatie. Je gaat aan de slag met passende praktijkvoorbeelden. Door actief te oefenen, te analyseren en te evalueren, maak je je de materie stap voor stap eigen en ervaar je hoe je de juiste keuzes rond documentbeheer onderbouwt.

Onze trainers zijn, naast trainer, dagelijks werkzaam op dit expertisegebied. Ze beschikken dus niet alleen over de meest actuele kennis, maar hebben ook essentiële praktijkervaring. Hierdoor zijn ze in staat om een waardevolle vertaalslag te maken van ‘kennis’ naar ‘toepassing binnen jouw organisatie en werksituatie’.

Doelen

Na deze training ben je in staat om:

• De belangrijkste concepten en begrippen rond document management te doorgronden
• Te overzien hoe je documenten organiseert, registreert en digitaal vastlegt in dossiers
• De ontsluiting van documenten met metadata, taxonomie en thesauri te onderbouwen
• Onderbouwde keuzes te maken over een passend systeem en de bijbehorende processen en workflow
• De wettelijke kaders rond documentbeheer, waaronder de AVG, in je keuzes mee te wegen