Timemanagement tegen werkdruk, 10 tips!

Al jaren stijgt de werkdruk. Hoog tijd dus voor een betere planning van onze werkzaamheden, timemanagement kan daarbij ondersteunend zijn. Het nieuwe statussymbool voor goedbetaalde tweeverdieners is dan ook vrije tijd. Maar hoe zorgen we voor meer vrije tijd?

Hoe ontstaat hoge werkdruk?
Er is te veel werk en er zijn te weinig collega's om het werk uit te voeren. Daarnaast speelt de persoonlijke werkstijl een grote rol. Bij hoge werkdruk kunnen werknemers structureel de problemen niet meer oplossen. Daarom voldoen ze niet meer aan hun functie-eisen. Dit ligt niet zo zeer aan de taken, maar vooral de onmogelijkheid om problemen op te lossen. Mensen die niet naar anderen wijzen en zichzelf kritische vragen stellen ervaren bij dezelfde werklast vaak minder werkdruk, dan diegenen die alles maar op zich af laten komen.

De belangrijkste oorzaak van tijdgebrek ben jezelf. Onbewust zorg je voor heel wat oponthoud op een dag. En vaak verzin je daar ook nog allerlei excuses voor. Wat zijn die tijdrovers?

* Uitstel van activiteiten,
* Telefoontjes en e-mail,
* Vergaderingen zonder agenda en eindtijd,
* Een rommelige werkplek,
* Gebrek aan planning.

Hoge werkdruk en vermoeidheid worden niet veroorzaakt door datgene wat iemand gedaan heeft. Het zijn de gedachten aan wat nog allemaal gedaan moet worden!

Symptomen
Er zijn diverse symptomen aan te geven, die wijzen op (te) hoge werkdruk.

* Te veel taken, te weinig tijd,
* Niet toekomen aan belangrijke taken,
* Een gevoel van stress en een gebrek aan controle,
* Het gevoel hebben dat je niet aan je werk bent toegekomen,
* De kwaliteit van je werk neemt af,
* Je legt de oorzaak bij anderen,
* Je raakt minder betrokken,
* Je meldt je ziek.

Overdreven perfectionisme levert meestal alleen maar meer werkdruk op. Als je zonder plan aan het werk gaat en ad hoc je taken afhandelt, blijven waarschijnlijk de belangrijkste zaken liggen. Timemanagement is een vorm van tijdbeheersing waarbij je meester bent over je eigen tijd en je tijd niet over jou.

Waarom timemanagement?
Timemanagement is een goede manier om dingen in banen te leiden. Het leert je onder meer het belang van overzicht en controle op je eigen werk.

Begin met het stellen van prioriteiten. Neem de eigen situatie kritisch onder de loep en maak een plan van aanpak. Besteed dagelijks aandacht aan verbeteringen. Verandering van gewoonte en gedrag heeft tijd nodig.

Top-10 timemanagement tips
* een afspraak met jezelf is net zo belangrijk als een afspraak met een andere belangrijke persoon
* plan bruto
* zorg dat je elke dag iets afmaakt
* pas elke ochtend als eerste het Eisenhowerschema toe op je afspraken van de komende dag
* plan tijd waarin je ongestoord kunt werken
* zeg op een assertieve manier "nee" als dat nodig is
* zorg dat je alleen datgene voor je hebt waar je mee bezig bent (clean desk)
* zorg voor voldoende afwisseling tussen inspanning en ontspanning en doe elke dag 5 minuten NIETS
* pak als eerste aan waar je tegenop ziet
* gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te plannen

Het Eisenhowerschema
Zet al je taken/activiteiten volgens hun belangrijkheid en urgentie in dit schema. Je ziet dan meteen wat je nu moet doen, moet inplannen, moet delegeren en meteen kunt vergeten!

Lees meer over: Slimmer werken.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (samenvatting uit: LoopBaan door Jolanda Pikkaart