Opleiding: MBO Documentbeheer en kwaliteitsregistratie (Online Zelfstudie)
Met de opleiding MBO Documentbeheer en kwaliteitsregistratie ontwikkel je alle kennis en vaardigheden om documenten en informatie binnen een organisatie efficiënt, overzichtelijk en veilig te beheren. Je begint met een inleiding tot documentbeheer en leert hoe je documenten systematisch kunt classificeren en structureren, zodat informatie snel terug te vinden is en processen soepel verlopen. Digitale documentbeheersystemen (DMS) vormen een belangrijk onderdeel, waardoor je leert documenten digitaal te beheren, te delen en te archiveren. Versiebeheer en revisie zorgen ervoor dat wijzigingen inzichtelijk zijn en documenten altijd actueel blijven. Kwaliteitsregistratie leert je hoe je belangrijke gegevens en processen nauwkeurig vastlegt, zodat de organisatie voldoet aan interne en externe kwaliteitsnormen. Archivering en opslag van documenten zorgen voor een betrouwbare en overzichtelijke back-up van informatie, terwijl beveiliging en vertrouwelijkheid centraal staan om gevoelige informatie te beschermen. Je leert documentcontrole en audits effectief uit te voeren, zodat kwaliteit en compliance gewaarborgd zijn, en workflow en procesintegratie zorgen ervoor dat documentbeheer naadloos aansluit op andere organisatorische processen. Door praktische toepassing van documentbeheer ontwikkel je een professioneel inzicht in dagelijkse werkzaamheden en optimaliseer je processen. Deze praktijkgerichte opleiding biedt een stevige basis om een deskundige, gestructureerde en betrouwbare professional te worden die organisaties ondersteunt met efficiënt, veilig en compliant documentbeheer.
Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.
Voor wie?
Iedere MBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.
Vooropleiding
Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.
Voorbereiding
De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.
Leerdoelen
- Je kunt de basisprincipes van documentbeheer uitleggen en het belang ervan voor organisaties begrijpen.
- Je kunt documenten classificeren en structureren om overzicht en vindbaarheid te waarborgen.
- Je kunt digitale documentbeheersystemen (DMS) gebruiken voor het efficiënt opslaan en beheren van documenten.
- Je kunt versiebeheer en revisie toepassen om documenten up-to-date en traceerbaar te houden.
- Je kunt kwaliteitsregistratie uitvoeren en documenten archiveren volgens geldende richtlijnen en procedures.
- Je kunt beveiliging en vertrouwelijkheid van documenten waarborgen en documentcontrole uitvoeren.
- Je kunt audits uitvoeren, workflows en procesintegratie toepassen om documentbeheer te optimaliseren.
- Je kunt documentbeheer praktisch toepassen in dagelijkse werkzaamheden en processen binnen een organisatie.
Programma
Tijdens de MBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:
Inhoud van Les 1
Inleiding tot documentbeheer- Definitie en doel van documentbeheer
- Belang van gestructureerde documenten in organisaties
- Verschil tussen fysieke en digitale documenten
- Wet- en regelgeving omtrent documentbeheer
- Basisprincipes van archivering en traceerbaarheid
Inhoud van Les 2
Documentclassificatie en structurering- Indelen van documenten naar type en functie
- Gebruik van mappenstructuren en categorieën
- Codering en labeling van documenten
- Prioriteren van documenten op basis van relevantie
- Voorbeelden van standaard documentstructuren
Inhoud van Les 3
Digitale documentbeheersystemen (DMS)- Overzicht van veelgebruikte DMS-software
- Functies zoals versiebeheer en toegangscontrole
- Integratie met andere bedrijfsprocessen
- Beveiliging en back-up van digitale documenten
- Praktische voorbeelden van gebruik in organisaties
Inhoud van Les 4
Versiebeheer en revisie van documenten- Registreren van wijzigingen in documenten
- Toepassing van versiecontrole en revisieprocedures
- Historie bijhouden voor audits en compliance
- Toegang beperken tot laatste versies
- Voorbeelden van foutloos versiebeheer
Inhoud van Les 5
Kwaliteitsregistratie- Registratie van kwaliteitsprocessen en -metingen
- Gebruik van checklists en formulieren
- Documentatie van afwijkingen en correctieve acties
- Rapportage en analyse van kwaliteitsgegevens
- Verbetertrajecten op basis van registraties
Inhoud van Les 6
Archivering en opslag van documenten- Fysieke archivering: regels en procedures
- Digitale archivering: structuur en beveiliging
- Wettelijke bewaartermijnen en compliance
- Toegankelijkheid en terugvindbaarheid
- Voorbeelden van goed archiveringsbeleid
Inhoud van Les 7
Beveiliging en vertrouwelijkheid- Autorisaties en toegangsrechten
- Encryptie en veilige opslagmethoden
- Geheimhouding van gevoelige informatie
- Procedures bij datalekken of ongeoorloofde toegang
- Best practices voor informatiebeveiliging
Inhoud van Les 8
Documentcontrole en audits- Controleprocedures voor volledigheid en juistheid
- Voorbereiding op interne en externe audits
- Registratie van bevindingen en verbeterpunten
- Toepassing van kwaliteitsnormen en standaarden
- Casestudies van documentcontroles
Inhoud van Les 9
Workflow en procesintegratie- Stroomlijnen van documenten door processen
- Goedkeurings- en reviewprocedures
- Automatisering van routinetaken
- Integratie van documentbeheer met kwaliteitsmanagement
- Voorbeelden van efficiënte workflowimplementatie
Inhoud van Les 10
Praktische toepassing van documentbeheer- Hands-on oefenen met digitale en fysieke systemen
- Opstellen van kwaliteitsregistraties en rapporten
- Analyseren van documenten op volledigheid en compliance
- Samenwerken met verschillende afdelingen voor procesoptimalisatie
- Case studies van effectieve documentbeheerpraktijken
Certificaat
Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!
