Opleiding: HBO Documentbeheer en kwaliteitsregistratie (Online Zelfstudie)

Wil je expert worden in het beheren van documenten en kwaliteitsregistratie binnen organisaties? Met de opleiding HBO Documentbeheer en kwaliteitsregistratie ontwikkel je een stevige basis in de grondslagen van documentbeheer en leer je verschillende documentsoorten effectief classificeren en archiveren volgens de juiste bewaartermijnen. Je krijgt inzicht in kwaliteitsregistratie en normering, zodat je processen niet alleen efficiënt maar ook betrouwbaar maakt. Digitale systemen en documentmanagement tools komen uitgebreid aan bod, waardoor je moeiteloos werkt met moderne technologieën die informatiebeheer versnellen. Informatiebeveiliging en privacy zijn cruciale onderdelen van de opleiding, zodat je ervoor zorgt dat vertrouwelijke gegevens veilig blijven en voldaan wordt aan alle relevante wet- en regelgeving. Je leert procesbeheer en het stroomlijnen van documentstromen, waardoor je de organisatie helpt om soepel en gecontroleerd te functioneren. Daarnaast word je getraind in toezicht houden, audits uitvoeren en controles plannen om de kwaliteit te waarborgen. Praktijkgericht en actueel, deze opleiding bereidt je voor op een carrière waarin je documentbeheer en kwaliteitsregistratie naadloos combineert. Kies voor HBO Documentbeheer en kwaliteitsregistratie en word de specialist die organisaties helpt om informatie betrouwbaar, toegankelijk en compliant te houden.

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Voor wie?

Iedere HBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Leerdoelen

• Grondslagen van documentbeheer begrijpen en toepassen
• Documentsoorten herkennen en classificeren
• Archivering en bewaartermijnen correct toepassen
• Kwaliteitsregistratie en normering integreren in documentbeheer
• Digitale systemen voor documentmanagement gebruiken
• Informatiebeveiliging en privacy waarborgen binnen documentbeheer
• Procesbeheer en documentstromen effectief beheren
• Toezicht, audits en controle uitvoeren binnen documentbeheer

Programma

Tijdens de HBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Definitie en betekenis van documentbeheer
  • Verschil tussen documenten en gegevens
    • Belang van betrouwbare documentatie
      • Historische ontwikkeling van archiveren
        • Kernbegrippen zoals authenticiteit en integriteit
          • Wettelijke kaders en normen
            • Relatie tussen documentbeheer en kwaliteitsmanagement
              • Voorbeelden van fouten bij documentbeheer
                • Actualiteit in digitalisering van documenten
                  • Praktijktoepassingen binnen organisaties

Inhoud van Les 2

• Onderscheid tussen interne en externe documenten
  • Digitale versus papieren documenten
    • Juridisch bindende documenten
      • Operationele documenten en rapportages
        • Classificatiesystemen voor documenten
          • Belang van metadata
            • Versiebeheer en revisies
              • Documenten in procesketens
                • Voorbeelden uit de zorg en het bedrijfsleven
                  • Casussen over foutieve classificatie

Inhoud van Les 3

• Wettelijke voorschriften voor archivering
  • Onderscheid tussen permanente en tijdelijke bewaring
    • Archiefwet en toepassingsgebieden
      • Beheer van papieren archieven
        • Digitale archieven en cloudopslag
          • Toegankelijkheid en vindbaarheid
            • Vernietiging van documenten na bewaartermijn
              • Verantwoordelijkheden van archiefbeheerders
                • Voorbeelden uit gemeentelijke praktijk
                  • Casussen over niet-naleving

Inhoud van Les 4

• Definitie van kwaliteitsregistratie
  • Belang van kwaliteitsregistraties voor organisaties
    • Nationale en internationale normen (ISO 9001 e.a.)
      • Registratiesystemen en certificering
        • Transparantie en betrouwbaarheid van gegevens
          • Gebruik van kwaliteitsindicatoren
            • Relatie met audits en toezicht
              • Voorbeelden van kwaliteitsregistraties in de zorg
                • Juridische aspecten van kwaliteitsregistratie
                  • Casussen over fouten in registratie

Inhoud van Les 5

• Definitie van documentmanagementsystemen (DMS)
  • Functies zoals opslag, zoeken en delen
    • Koppelingen met andere bedrijfsapplicaties
      • Workflowmanagement en automatisering
        • Versiebeheer in digitale systemen
          • Veiligheid van digitale documenten
            • Toegangsrechten en autorisaties
              • Voorbeelden van veelgebruikte systemen
                • Implementatie-uitdagingen bij organisaties
                  • Casussen over digitaliseringstrajecten

Inhoud van Les 6

• AVG en bescherming van persoonsgegevens
  • Classificatie van vertrouwelijke documenten
    • Technische maatregelen zoals encryptie
      • Organisatorische maatregelen zoals protocollen
        • Logging en monitoring van documentgebruik
          • Incidentmanagement bij datalekken
            • Rol van bewustwording bij medewerkers
              • Relatie tussen privacy en documentbeheer
                • Voorbeelden van beveiligingsincidenten
                  • Casussen rond datalekken

Inhoud van Les 7

• Definitie van documentstromen in organisaties
  • Identificatie van in- en uitgaande documenten
    • Standaardisatie van processen
      • Workflowanalyse en verbeterpunten
        • Rolverdeling in documentprocessen
          • Automatisering van documentstromen
            • Monitoring van efficiëntie
              • Voorbeelden van procesoptimalisatie
                • Knelpunten in praktijkcases
                  • Casussen over verbetertrajecten

Inhoud van Les 8

• Definitie van interne en externe audits
  • Controle van naleving van normen
    • Methoden voor steekproeven
      • Rapportage en opvolging van bevindingen
        • Verbetermaatregelen na audits
          • Rol van toezichthoudende instanties
            • Voorbeelden van certificeringstrajecten
              • Relatie tussen audits en kwaliteitsborging
                • Praktische problemen bij audits
                  • Casussen uit auditpraktijk

Inhoud van Les 9

• Archiefwet en uitvoeringsbesluiten
  • Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
    • Wet open overheid (Woo)
      • Relevante Europese richtlijnen
        • Specifieke wetgeving voor sectoren (zorg, onderwijs, overheid)
          • Verplichtingen rond bewijsvoering
            • Handhaving door toezichthouders
              • Jurisprudentie rond documentbeheer
                • Sancties bij overtredingen
                  • Casussen rond wetgeving

Inhoud van Les 10

• Casus over invoering van een digitaal archief
  • Casus over tekortkomingen in bewaartermijnen
    • Casus over auditresultaten in de zorgsector
      • Casus over foutief versiebeheer
        • Casus over implementatie van een DMS
          • Casus over gegevensbeveiliging en AVG
            • Casus over documentstromen binnen een gemeente
              • Casus over certificeringstraject ISO 9001
                • Casus over toezicht door externe instanties
                  • Casus over herstelmaatregelen na incident

Certificaat

Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!