Opleiding: HBO Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (Online Zelfstudie)

Wil je vergaderingen en bijeenkomsten professioneel en efficiënt organiseren? Met de HBO-opleiding Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten ontwikkel je de vaardigheden om het doel en de functie van elke bijeenkomst helder te definiëren en zo maximale effectiviteit te bereiken. Je leert hoe je een vergadering zorgvuldig voorbereidt, waarbij organisatorische aspecten zoals tijdsplanning, locatie en deelnemersbeheer soepel verlopen. Daarnaast ontdek je de kracht van digitale vergadertechnologieën om online en hybride bijeenkomsten soepel te laten verlopen. Je beheerst vergadertechnieken en structuren die bijdragen aan een doelgerichte en productieve sessie en leert hoe je als gespreksleider effectief leiding geeft, zodat iedereen gehoord wordt en besluiten worden genomen. Notuleren en het vastleggen van afspraken gaat je moeiteloos af, zodat belangrijke acties helder zijn voor alle betrokkenen. Met skills in follow-up en voortgangsbewaking zorg je dat afspraken worden nagekomen en resultaten worden geboekt. Ook krijg je inzicht in interculturele en inclusieve aspecten, zodat vergaderingen voor iedereen toegankelijk en respectvol zijn. Tot slot leer je evalueren en verbeteren, waardoor jouw bijeenkomsten steeds effectiever worden. Kies voor deze opleiding en til jouw vergaderingen naar een hoger niveau.

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Voor wie?

Iedere HBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Leerdoelen

• Je begrijpt het doel en de functie van vergaderingen binnen verschillende organisatiecontexten
• Je bereidt vergaderingen efficiënt voor met aandacht voor agenda en benodigde materialen
• Je organiseert vergaderingen met oog voor logistieke en praktische aspecten
• Je maakt effectief gebruik van digitale vergadertechnologieën om communicatie te verbeteren
• Je past vergadertechnieken toe om structuur en doelgerichtheid te waarborgen
• Je geeft leiding aan vergaderingen en stimuleert actieve participatie van deelnemers
• Je notuleert nauwkeurig en legt afspraken helder vast voor opvolging
• Je bewaakt de voortgang van acties en zorgt voor een goede follow-up na vergaderingen

Programma

Tijdens de HBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Verschillende soorten vergaderingen onderscheiden
  • Doelgericht plannen van bijeenkomsten
    • Relatie tussen vergaderdoel en vorm
      • Effect van vergaderingen op besluitvorming
        • Informatie-uitwisseling versus probleemoplossing
          • Verschil tussen formele en informele bijeenkomsten
            • Strategische, operationele en tactische vergaderingen
              • Doelgroepgericht communiceren
                • Evalueren van het nut van vergaderingen
                  • Vermijden van overbodige overlegmomenten

Inhoud van Les 2

• Inventariseren van onderwerpen en agendapunten
  • Opstellen van een duidelijke agenda
    • Afspraken maken over tijd, locatie en middelen
      • Verzenden van uitnodigingen en stukken
        • Controleren van aanwezigheid en afmeldingen
          • Rollen en taken toewijzen (voorzitter, notulist)
            • Technische voorbereiding van apparatuur
              • Creëren van een overzichtelijke structuur
                • Inschatten van benodigde tijd per onderwerp
                  • Planning van terugkerende overlegmomenten

Inhoud van Les 3

• Keuze van vergaderlocatie of platform (fysiek/digitaal)
  • Reserveren van ruimtes en faciliteiten
    • Technische ondersteuning organiseren
      • Inrichting van de vergaderruimte
        • Catering, ontvangst en logistiek
          • Toegankelijkheid en bereikbaarheid
            • Beheer van deelnemerslijsten
              • Afstemming met andere afdelingen of externe gasten
                • Tijdsplanning in de agenda van deelnemers
                  • Beheer van documenten en voorbereidingsmateriaal

Inhoud van Les 4

• Gebruik van videoplatforms zoals Teams of Zoom
  • Instellen van digitale uitnodigingen en links
    • Gebruik van schermdelen en chatfuncties
      • Opnemen van vergaderingen (waar toegestaan)
        • Digitale etiquette en gedragsregels
          • Interactie bevorderen in digitale omgeving
            • Beheer van deelnemersrechten en beveiliging
              • Delen van documenten tijdens het overleg
                • Technische problemen voorkomen of oplossen
                  • Evaluatie van digitale vergaderkwaliteit

Inhoud van Les 5

• Opstarten van een vergadering
  • Agendabehandeling en tijdsbewaking
    • Hanteren van gespreksregels
      • Stimuleren van actieve deelname
        • Besluitvormingsmethoden toepassen
          • Samenvatten en afronden van punten
            • Afwijken van de agenda voorkomen
              • Toezien op gelijkwaardige inbreng
                • Omgaan met discussies en interrupties
                  • Afronding en opvolging borgen

Inhoud van Les 6

• Rol en houding van de voorzitter
  • Voorbereiden op verschillende gesprekssituaties
    • Begeleiden van de groepsdynamiek
      • Omgaan met dominante deelnemers
        • Stilte en weerstand interpreteren
          • Conflicten tijdig herkennen en hanteren
            • Motiveren van deelnemers
              • Ingrijpen bij tijdsoverschrijding
                • Neutraal blijven in de besluitvorming
                  • Afronden met duidelijke afspraken

Inhoud van Les 7

• Soorten notulen en verslagen onderscheiden
  • Structuur en vormgeving van notulen
    • Gebruik van sjablonen en formats
      • Samenvatten versus letterlijk noteren
        • Benoemen van actiepunten en verantwoordelijken
          • Taalgebruik en objectiviteit in verslaglegging
            • Correcte spelling en grammatica
              • Tijdig verspreiden van notulen
                • Archiveren en terugvinden van verslagen
                  • Aandachtspunten voor vertrouwelijke informatie

Inhoud van Les 8

• Actielijsten beheren en opvolgen
  • Bewaken van deadlines en uitvoeringsstatus
    • Communiceren over voortgang met betrokkenen
      • Herinneringen versturen en afspraken monitoren
        • Evalueren van uitgevoerde acties
          • Verantwoordelijkheid bij team of individu houden
            • Inplannen van vervolgafspraken
              • Signaleren van vertraging of knelpunten
                • Documenteren van voortgang per agendapunt
                  • Rapporteren aan leidinggevenden of projectleiders

Inhoud van Les 9

• Verschillen in vergaderculturen herkennen
  • Afstemmen van communicatiestijl op doelgroep
    • Rekening houden met taalvaardigheid en non-verbaal gedrag
      • Tijdsbeleving en besluitvorming per cultuur
        • Inclusiviteit bevorderen in gesprekken
          • Voorkomen van uitsluiting of miscommunicatie
            • Tolken of vertaaldiensten inzetten waar nodig
              • Respecteren van culturele gevoeligheden
                • Praktische tips bij internationale vergaderingen
                  • Gebruik van visuele middelen ter ondersteuning

Inhoud van Les 10

• Vragenlijsten en feedback verzamelen
  • Zelfreflectie op rol en bijdrage
    • Terugkoppeling naar deelnemers geven
      • Verbeterpunten analyseren
        • Vergelijking met eerder overleg
          • Aanpassen van vergaderstructuur
            • Feedback verwerken in planning en uitvoering
              • Werken aan vergaderdiscipline
                • Rol van leidinggevende in kwaliteitsverbetering
                  • Gebruik van evaluatieformats en checklists

Certificaat

Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!