Opleiding: HBO E-mail- en correspondentiebeheer (Online Zelfstudie)

Wil je uitblinken in professioneel e-mail- en correspondentiebeheer en zo de communicatie binnen jouw organisatie verbeteren? Met de opleiding HBO E-mail- en correspondentiebeheer leer je de basisprincipes van zakelijke correspondentie en ontwikkel je vaardigheden om je e-mailbeheer en inboxorganisatie efficiënt en overzichtelijk te houden. Je krijgt inzicht in stijl en toon, zodat je berichten altijd passend en overtuigend overkomen, terwijl spellings- en grammaticacontrole zorgen voor foutloze communicatie. Je leert hoe je zakelijke klachten en reactiemails professioneel afhandelt, wat cruciaal is voor klanttevredenheid en service. Communicatieprotocollen en richtlijnen helpen je om consistent en volgens de huisstijl te communiceren. Daarnaast leer je digitale correspondentie buiten e-mail, zoals chat en andere tools, effectief te beheren. Tijd- en stressmanagement technieken maken je productiever en helpen je om overzicht te houden, zelfs bij een volle inbox. Feedback en kwaliteitsbewaking zorgen ervoor dat je communicatie altijd van hoog niveau blijft. Kies voor HBO E-mail- en correspondentiebeheer en word de specialist die organisaties helpt om heldere, professionele en efficiënte communicatie te waarborgen, wat bijdraagt aan succes en klanttevredenheid.

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Voor wie?

Iedere HBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Leerdoelen

• Basisprincipes van zakelijke correspondentie beheersen
• E-mailbeheer en inboxorganisatie effectief toepassen
• Stijl en toon in zakelijke correspondentie aanpassen
• Spellings- en grammaticacontrole toepassen in teksten
• Zakelijke klachten- en reactiemails professioneel opstellen
• Communicatieprotocollen en richtlijnen naleven
• E-mails effectief inzetten in klantcontact en service
• Digitale correspondentie buiten e-mail correct uitvoeren

Programma

Tijdens de HBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Doelgericht formuleren van berichten
• Verschillen tussen informele en formele stijl
• Structuur van een zakelijke e-mail
• Gebruik van aanhef en afsluiting
• Taalniveau afstemmen op de ontvanger
• Vermijden van dubbelzinnigheid
• Correct gebruik van tussenkoppen
• Geschikte onderwerpregels formuleren
• Consequent taalgebruik binnen de organisatie
• Professionele toon bewaken

Inhoud van Les 2

• Opzetten van een gestructureerde mappenstructuur
• Gebruik van regels en filters
• Prioriteren van inkomende berichten
• Werken met vlaggen, categorieën en labels
• Tijdsbeheer voor e-mailverwerking
• Voorkomen van overvolle inboxen
• Archiveren versus verwijderen
• Automatische antwoorden instellen
• Spamherkenning en blokkades
• Beveiliging van vertrouwelijke correspondentie

Inhoud van Les 3

• Afstemmen van toon op doelgroep
• Vermijden van emotioneel geladen taal
• Vriendelijkheid zonder overdrijven
• Professioneel blijven in moeilijke situaties
• Consistent taalgebruik binnen teams
• Gepast gebruik van humor
• Vermijden van vakjargon
• Positieve formuleringen hanteren
• Indirect versus direct taalgebruik
• Schrijven met empathie en respect

Inhoud van Les 4

• Herkennen van veelgemaakte taalfouten
• Correct gebruik van werkwoordstijden
• Interpunctie bij zakelijke communicatie
• Consistent gebruik van hoofdletters
• Getal- en datumnotaties toepassen
• Afkortingen en symbolen correct gebruiken
• Verschil tussen taalniveau B1 en B2 toepassen
• Gebruik van schrijfwijzers en naslagwerken
• Zelfcontrole en eindredactie
• Werken met automatische taalcorrigeerders

Inhoud van Les 5

• Analyseren van klachten en verzoeken
• Structuur van een professionele reactie
• Erkennen van het probleem zonder schuld toe te geven
• Oplossingsgericht formuleren
• Gevoelige onderwerpen vermijden
• Tijdsdruk bij klachtenafhandeling
• Helder en bondig antwoorden
• Bevestigen van vervolgacties
• Omgaan met herhaalde klachten
• Beheer van klachtenregistratie

Inhoud van Les 6

• Interne richtlijnen voor e-mailgebruik
• Afspraken over reactietermijnen
• Taal- en vormvereisten per afdeling
• Templates en standaardteksten beheren
• Gebruik van disclaimers en voetteksten
• Escalatieprocedures bij e-mailverkeer
• Verantwoordelijkheid bij doorsturen
• Gebruik van gezamenlijke e-mailadressen
• Informatiebeveiliging en AVG-aspecten
• Beheer van ondertekening en functiegegevens

Inhoud van Les 7

• Bevestigingen van afspraken en bestellingen
• Beantwoorden van vragen en verzoeken
• Opvolgen van klantverzoeken
• Tonen van betrokkenheid en begrip
• Herkennen van commerciële signalen
• Tijdige terugkoppeling geven
• Escalatie naar juiste contactpersoon
• Gebruik van klantvriendelijke taal
• Informatie over producten en diensten verstrekken
• Registratie en rapportage van klantcontacten

Inhoud van Les 8

• Verschillen tussen e-mail en berichtenapps
• Gebruik van chatfuncties binnen organisaties
• Correspondentie via projectmanagementtools
• Formele berichten op sociale media
• Contact via klantportalen en ticketsystemen
• Selectie van juiste kanaal per situatie
• Beleid voor digitale respons
• Notificaties beheren en filteren
• Archivering van externe communicatie
• Afbakening tussen zakelijk en persoonlijk contact

Inhoud van Les 9

• Plannen van vaste e-mailmomenten
• Vermijden van reactiedruk
• Omgaan met hoge e-mailvolumes
• Grenzen stellen aan bereikbaarheid
• Technieken voor sneller lezen en beantwoorden
• Prioritering van complexe berichten
• Gebruik van sjablonen en herbruikbare teksten
• Werken met korte en duidelijke reacties
• Delegatie en verantwoordelijkheid
• Pauzes nemen en digitale balans bewaken

Inhoud van Les 10

• Kwaliteitscriteria voor correspondentie opstellen
• Feedback vragen op e-mails en brieven
• Voorbeelden van goede correspondentie analyseren
• Zelfreflectie op eigen stijl en effectiviteit
• Peerreview toepassen in teams
• Gebruik van controlelijsten
• Omgaan met kritiek op communicatie
• Periodieke controle van standaardberichten
• Rapporteren over correspondentieprestaties
• Verbeteracties implementeren binnen het team

Certificaat

Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!