Opleiding: HBO Archiveren en documentbeheer in de overheid (Online Zelfstudie)

Wil je werken aan betrouwbare en toekomstbestendige informatievoorziening binnen de overheid? Met de opleiding HBO Archiveren en documentbeheer in de overheid ontwikkel je de kennis en vaardigheden die nodig zijn om documentstromen efficiënt en juridisch correct te beheren. Je leert hoe je wet- en regelgeving toepast in het opzetten en beheren van archieven en hoe je werkt met verschillende archiefvormers en systemen. Je krijgt inzicht in documentbeheerprocessen en leert hoe je digitale archivering toepast binnen de kaders van overheidsbeleid. Ook verdiep je je in informatie- en kennismanagement, zodat je documenten niet alleen bewaart, maar ook vindbaar en bruikbaar houdt. Projectmanagement vormt een belangrijk onderdeel van de opleiding, net als beveiliging en privacy, zodat je vertrouwelijke informatie op de juiste manier beschermt. Je werkt aan kwaliteitszorg binnen archiefprocessen en leert effectief communiceren en samenwerken binnen multidisciplinaire teams. Daarnaast doe je ervaring op met toegepast onderzoek, zodat je op basis van feiten en inzichten verbetervoorstellen kunt doen voor documentbeheer in jouw organisatie. Deze opleiding biedt jou de mogelijkheid om een sleutelrol te spelen in de digitale transformatie van de overheid en bij te dragen aan transparantie, verantwoording en efficiëntie. Start vandaag met bouwen aan een professionele toekomst in overheidsdocumentatie.

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Voor wie?

Iedere HBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Leerdoelen

• Je past wet- en regelgeving toe binnen het documentbeheer en archiefbeheer
• Je herkent en beheert verschillende archiefvormers en -systemen effectief
• Je organiseert en optimaliseert documentbeheerprocessen voor maximale efficiëntie
• Je implementeert digitale archivering volgens actuele standaarden en best practices
• Je integreert informatie- en kennismanagement om de organisatie-informatie optimaal te benutten
• Je gebruikt projectmanagementtechnieken om documentbeheerprojecten succesvol te realiseren
• Je waarborgt beveiliging en privacy binnen het documentbeheer en archiefbeheer
• Je draagt bij aan kwaliteitszorg en bevordert communicatie en samenwerking binnen teams

Programma

Tijdens de HBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Archiefwetgeving toepassen
  • Privacywetgeving (AVG) begrijpen
    • Openbaarheid van bestuur (WOB) toepassen
      • Rechten en plichten van burgers kennen
        • Verantwoordelijkheden van overheidsinstanties
          • Bewaartermijnen en vernietigingsregels
            • Toegang tot overheidsinformatie regelen
              • Geheimhoudings- en veiligheidsaspecten
                • Juridische implicaties van digitale archieven
                  • Compliance en audits voorbereiden

Inhoud van Les 2

• Identificeren van archiefvormers binnen overheid
  • Classificatieschema’s opstellen en toepassen
    • Structuur van archiefsysteem begrijpen
      • Documenttypen herkennen en categoriseren
        • Archiefbeheer in verschillende overheidslagen
          • Metadata en indexering toepassen
            • Digitale en fysieke archieven beheren
              • Archiveringssystemen selecteren en evalueren
                • Kwaliteitsmanagement in archiefsystemen
                  • Samenwerking tussen afdelingen bevorderen

Inhoud van Les 3

• Invoer en registratie van documenten
  • Versiebeheer van documenten
    • Workflow en autorisaties beheren
      • Document classificeren en indexeren
        • Documentopslag en -beveiliging
          • Toegangscontrole en autorisatie
            • Archivering volgens beleid en procedures
              • Verwijdering en vernietiging van documenten
                • Back-up en disaster recovery plannen
                  • Automatisering en digitalisering van processen

Inhoud van Les 4

• Digitale archiefformaten en standaarden
  • Digitale opslagmedia en technologieën
    • Beheer van e-mailarchieven
      • Digitale authenticiteit en integriteit
        • Langdurige toegankelijkheid garanderen
          • Toepassing van OAIS-model
            • Digitale migraties en conversies
              • Metadata en technische documentatie
                • Digitale toegankelijkheid en gebruikersvriendelijkheid
                  • Veiligheids- en privacyaspecten in digitale archieven

Inhoud van Les 5

• Informatiearchitectuur ontwerpen
  • Kennisdeling stimuleren binnen organisaties
    • Informatie classificeren en structureren
      • Documentatie van processen en procedures
        • Gebruik van kennisbanken en intranet
          • Informatie zoeken en terugvinden
            • Beheer van digitale bronnen en databases
              • Analyse van informatiebehoeften
                • Training en ondersteuning van medewerkers
                  • Evaluatie van kennismanagementsystemen

Inhoud van Les 6

• Projectplanning en -fasering
  • Stakeholderanalyse en communicatie
    • Risicomanagement in archiefprojecten
      • Budgettering en resourcebeheer
        • Kwaliteitsbewaking en rapportage
          • Toepassen van projectmanagementmethodieken
            • Samenwerking en teamcoördinatie
              • Documentatie en archivering van projectresultaten
                • Evaluatie en afsluiting van projecten
                  • Verandermanagement binnen archiefprocessen

Inhoud van Les 7

• Risicoanalyse uitvoeren op informatiebeheer
  • Toegangsbeveiliging van archieven
    • Encryptie en data protection
      • Privacybescherming en gegevensminimalisatie
        • Incidentmanagement en data breach procedures
          • Rollen en verantwoordelijkheden binnen beveiliging
            • Toepassing van AVG binnen archiefbeheer
              • Fysieke beveiliging van archieflocaties
                • Training en bewustwording medewerkers
                  • Audits en controles uitvoeren

Inhoud van Les 8

• Kwaliteitsnormen en certificeringen toepassen
  • Opstellen van kwaliteitsbeleid
    • Processen monitoren en verbeteren
      • Interne audits en beoordelingen
        • Feedbackmechanismen implementeren
          • Benchmarking met andere overheidsinstellingen
            • Klanttevredenheid meten
              • Documentatie van kwaliteitsactiviteiten
                • Gebruik van ICT-tools voor kwaliteitsbeheer
                  • Continu verbeteren van archiefprocessen

Inhoud van Les 9

• Communicatiestrategieën binnen overheidsorganisaties
  • Samenwerken met interne afdelingen
    • Contact met externe partners en leveranciers
      • Informeren van medewerkers over archiefbeleid
        • Presentaties en workshops geven
          • Klantgerichtheid toepassen in dienstverlening
            • Conflicthantering en onderhandelen
              • Opstellen van rapportages en verslagen
                • Gebruik van digitale communicatiekanalen
                  • Netwerken en kennisuitwisseling bevorderen

Inhoud van Les 10

• Onderzoeksvaardigheden ontwikkelen
  • Literatuur en bronnen kritisch analyseren
    • Onderzoeksvragen formuleren
      • Methodes en technieken kiezen (kwalitatief/kwantitatief)
        • Data verzamelen en verwerken
          • Analyse en interpretatie van onderzoeksresultaten
            • Rapporteren en presenteren van bevindingen
              • Praktijkgericht onderzoek binnen archivering
                • Evalueren van innovaties en processen
                  • Onderzoek toepassen voor beleidsontwikkeling

Certificaat

Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!