5 fouten in het managen van outsourcing

Outsourcing wordt volwassen, en dus complex. Als u tegenwoordig aan outsourcen doet, lijkt het eerder of u een spin in het web van ingewikkelde en elkaar overlappende relaties beland bent, dan dat u simpelweg een enkele functie overdraagt naar een ander land.

Het blijkt dat veel ondernemingen outsourcing nog steeds zien als een eenvoudige, eendimensionale transactie tussen het moederbedrijf en een bedrijf in, bijvoorbeeld, India. Maar managers die zo denken, kunnen zich wel eens lelijk in de vingers snijden. De realiteit is namelijk dat outsourcen tegenwoordig vereist dat u leiding geeft aan een hoogst ingewikkeld proces.

Steeds meer relaties
Het uitbesteden aan diensten is langzamerhand veel diverser en uitgebreider geworden. Grote ondernemingen brengen honderden verschillende relaties tot stand met honderden verschillende leveranciers overal ter wereld. De voortstuwende globalisatie versnelt dat proces en voegt daar nieuwe lagen aan toe. Veel ondernemingen hebben dan ook moeite dat proces efficiënt te leiden.

Vaardigheden
De uitbestedende managers beschikken vaak slechts over middelmatige vaardigheden om de kosten effectief af te zetten tegen de gewenste opbrengst en/of om in te schatten wat de indirecte kosten zullen zijn. Ook hun mogelijkheden om de overeenkomsten en tevredenheid in te schatten laten te wensen over, hoe cruciaal die dan ook zijn voor het succes van een outsource-operatie.

Groeimarkt
Het heeft tientallen jaren geduurd voor outsourcing volwassen werd. Op dit moment migreren ondernemingen langzamerhand van verticale integratie naar horizontale specialisatie. Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de ondernemingen tegenwoordig meer nadruk legt op het verbeteren van de bedrijfsprocessen en effectiviteit middels outsourcing. Eveneens de helft zegt dat hun onderneming investeert in nieuwe of bestaande operaties in het buitenland.

Valkuilen voor outsourcen
Kopers zijn vaak niet voldoende georganiseerd voorafgaand aan de outsourcing, waardoor ze onvoldoende profiteren van de potentiële besparingen. Wat vaak wordt onderschat is de grote hoeveelheid werk die moet worden verricht voorafgaand aan de outsourcing.

Voor de outsourcer is het nodig om de financiële processen op een effectieve manier te ondersteunen. Het is hierbij belangrijk om geen kostbare tijd te verdoen aan het begin van het initiatief door een slechte voorbereiding. Ook is het belangrijk om de kosten van de business en IT implicaties van het outsourcing traject goed op een rijtje te zetten.

Er zijn vijf veelgemaakte fouten die organisaties maken:
Fout 1 – Veel organisaties falen om ervaren en toegewijde medewerkers in te zetten.

Fout 2 – Het niet inzetten van het IT-team in de planningsfase van de F&A BPO of in de planningsfase van de overgang.

Fout 3 – Te snel een voorstel opvragen bij de outsourcing provider in plaats van onderzoek te doen om meer over de markt te weten te komen.

Fout 4 – De BPO provider verzoeken om een te groot aantal service-level-agreements (SLA’s) te monitoren.

Fout 5 – Falen om voldoende acceptatie en samenwerking te krijgen van verschillende business divisies voor de niveaus in financiële en technische ondersteuning, evenals het onvoldoende vergaren van documentatie over de bestaande procesactiviteiten.

De oplossing zit in een gezamenlijke aanpak van financieel leiders en de CIO om ervoor te zorgen dat BPO overeenkomsten succesvol zijn. Hierbij is het essentieel dat de IT strategie de hele organisatie ondersteund. Zodoende kan de CIO de CFO en zijn team helpen om veelgemaakte fouten te vermijden en proactieve stappen te nemen om ervoor te zorgen dat teamleden goed geïnformeerd zijn over alle technische en outsourcing implicaties bij aanvang van het proces, en of het proces geschikt en klaar is voor outsourcing.

Lees verder op:
Offshoring en outsourcing redding voor BV Nederland
Hoe blijven we weg uit de ‘vallei des doods’
door: Pieter Klaas Jagersma en Desiree van Gorp
Nederlandse dienstenondernemingen proberen op het mondiale toneel via offshoring en outsourcing weg te komen uit de ‘economische vallei des doods’.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (bron: Financieel Management)