Tips en inzichten voor de omgang met klant, collega en baas en bij sollicitaties. Een organisatie is net zo goed als de kwaliteit van de onderlinge relaties. Wat kan je daaraan doen? Hoe komt men tot inzicht in eigen gedrag en houding? Hoe ontwikkel je communicatie vaardigheden als goed luisteren, onderhandelen en overtuigingskracht?
- Het belang van sociale vaardigheden.
- Een nieuwe baan en sociale vaardigheden
- Sociale vaardigheden in relatie met de werkplek.
- De essentie van sociale vaardigheden
- Zin en onzin van trainingen in sociale vaardigheden
- Zijn er nieuwe sociale vaardigheden?
- Welke managementvaardigheden zijn in opkomst?
- Persoonlijke communicatie vaardigheden
- De vaardigheden van leiding geven en ontvangen
Het belang van sociale vaardigheden.
“We moeten afscheid nemen van deze persoon; hij is ongeschikt voor dit werk.” Steeds vaker gaat het dan niet om kennis of bepaalde diploma’s maar om het sociale gedrag. “Luistert niet; kan niet met kritiek omgaan, drammerig, asociaal, onfatsoenlijk, hufterig.” Bij de werving voor bijna elke functie tellen sociale vaardigheden steeds zwaarder.
Een nieuwe baan en sociale vaardigheden
Dick van der Toorn, directeur van TNS, Tower Network Systems, kan geen geschikte mensen krijgen; hij is zelfs de scholen langs gegaan. Het lukt niet. Waar gaat het mis? Een paar citaten: “Vaak onfatsoenlijk of ongeinteresseerd gedrag. “Er moet wel motivatie zijn en je moet wel willen leren.”
Gelukkig wordt bij een goede sollicitatie training aan sociale vaardigheden, te beginnen bij fatsoenlijk gedrag, steeds meer aandacht gegeven. Twee tips:
- Pas je kleding aan bij de functie die je wilt gaan uitoefenen. Petten en capuchons worden niet gewaardeerd.
- Toon interesse voor het bedrijf en de functie; kijk van te voren op de website van het bedrijf. Lastiger zijn de tips mbt sociaal gedrag: de omgang met bazen, collega’s en klanten. Hoe verder mensen komen in organisaties hoe meer daarop gelet wordt. De 9 tips voor een sollicitatiegesprek kunnen op ideeën brengen.
Sociale vaardigheden in relatie met de werkplek.
Over sociale vaardigheden is veel te lezen en te trainen. Wees selectief! Het budget voor opleiding en training is beperkt evenals uw tijd. Een paar tips:
- Zoek de inzichten en vaardigheden die u in uw werk kunt gebruiken. Waar u dus meteen profijt van heeft.
- Gebruik de aanbevelingen van collega’s of bazen. Nog beter: Doe de training met mensen van het werk. Maak de vraag: “In welke situatie kunnen we dit gebruiken en hoe doen we dat” tot onderdeel van de training.
Uw sociale vaardigheden en de interne communicatie in uw organisatie bepalen de kwaliteit van werk en organisatie!
De essentie van sociale vaardigheden
Bedenk dat de kern van sociale vaardigheden neerkomt op enkele basale vaardigheden:
- Goed luisteren
- In kunnen leven in anderen,
- Helder en bondig kunnen uitdrukken,
- Feedback kunnen geven en ontvangen,
- Situaties goed kunnen inschatten
- Met enige tact kunnen optreden.
Dit klinkt simpel. Als u dit leest zult u niet denken: Tjonge, tjonge, dat is niet mis, dat had ik nou nooit zelf kunnen bedenken. Maar vervolgens zijn we in de praktijk toch weer drammerig, we zwammen maar wat, we tonen geen interesse in feed-back en we worden boos als het toch gegeven wordt.
In diepste wezen zijn sociale vaardigheden verbonden met emotie-management en dat is afhankelijk van de cultuur van organisatie & maatschappij en van onze persoonlijke historie.
Zin en onzin van trainingen in sociale vaardigheden
Het aanbod van trainingen en cursussen voor managers is onderhevig aan vaardigheidsinflatie en veronachtzaming van basale sociale vaardigheden. “Dat kennen we wel; dat hebben we al gehad.” Nee dan: vernieuwende, exotische vaardigheidstrainingen als ‘delta denken’, ‘project management met effect’ (vervolg op de versie zonder effect?), ‘scoren met sales’ of ‘empowerment’, etc. De meer basale sociale, communicatieve en managementvaardigheden klinken veelal niet ‘sexy’ of ambitieus genoeg. Het gevolg is dat competenties op de werkplek aan inflatie onderhevig zijn. Goedbedoelende opdrachtgevers werken deze competentie-ontwaarding onbewust in de hand. Zij eisen ambitieuze leerdoelstellingen, willen inspraak en grip op de programma’s. Een en ander leidt tot taalkundig gespierde formats waarin complexe vaardigheden steeds vernuftiger worden overgedragen. Het resultaat: competentieontwaarding. Het aanleren van de vaardigheid struikelt immers over een gemis aan ‘basis’. De deelnemer ziet dit maar al te vaak als een nieuwe leerbehoefte: “Op naar iets nieuws. Weer een niveautje hoger”.
Zijn er nieuwe sociale vaardigheden?
Maatschappij en organisatie staan niet stil. Een voorbeeld uit de middeleeuwen in een manieren boek van Erasmus, bedoeld voor jonge mensen die nog carriere moesten maken:
- “Spuwd omgekeert sijnde opdat ghy niet iemand vuyl maeckt”.
- “Vlei ieder, zelfs de zot”.
- “Snuit niet je neus met dezelfde hand als waarmee je in de gemeenschappelijke schotel grijpt”.
- “Doop niet voor de tweede keer half opgegeten stukken in de gemeenschappelijke saus”.
- “Braken is geen schande, als men maar geen anderen bevuilt”.
(Erasmus: Goede manierlijcke seden, 1546)
Onmiskenbaar hebben de vaardigheiden die nodig zijn in het maatschappelijk leven de afgelopen eeuwen zich verder ontwikkeld. De gedragsregels van Erasmus hebben de meesten zich al op zeer jonge leeftijd eigen gemaakt. Wat is thans de uitdaging? Sociale vaardigheid en persoonlijke effectiviteit: over de trends. Vooral de vaardigheden om rekening te houden met anderen en met het effect van het eigen gedrag op anderen hebben zich ontplooid en zijn in aanzien gestegen. De vaardigheid om anderen te intimideren, het zogenoemde ‘machogedrag’, is in aanzien gedaald.
Welke managementvaardigheden zijn in opkomst?
Twee vaardigheden vallen op:
1. Oplossinggericht managen
De oplossingsgerichte manager gaat bij problemen als volgt te werk:
- Problemen onderkennen maar niet in ‘de val’ trappen van oorzaken zoeken en schuldigen opsporen
- Succes beschrijven: Wat voor succes zoekt u? Hoe zult u merken dat het probleem opgelost wordt ? Wat zal er dan beter gaan?
- Positieve uitzonderingen identificeren: Wanneer heeft dit succes al eens plaatsgevonden, al was het maar een beetje? Wat was er anders? Wat veroorzaakte dit succes? Wat was uw bijdrage aan het succes?
- Vervolgens stapsgewijs de situatie verbeteren door ervaringen uit de vorige stap toe te passen.
Oplossingsgericht managen kent steeds meer toepassingen. U kunt het bijvoorbeeld ook op uw persoonlijke effectiviteit toepassen. Cultiveer uw sterke punten! Vergeet het gedoe met ‘verbeterpunten’ en het werken aan zwaktes. Zie Marcus Buckingham en de sterke punten-revolutie.
2. Sturen op verantwoordelijkheid
Een manager moet sturen maar ook delegeren en faciliteren. Hier ligt een dilemma! Te veel sturing maakt dat medewerkers zich afwachtend op gaan stellen. Maar hoe zorg je ervoor dat je zoveel mogelijk aan je medewerkers kan overlaten. In de praktijk blijken managers op alle niveaus van de organisatie hiermee te worstelen. Tegelijk is het onmiskenbaar dat we hierin handiger aan het worden zijn. Sommigen lukt het om met kennelijk succes hiermee om te gaan. Hierover is veel te vinden in Sturen op verantwoordelijkheid. Interviews, voorbeelden en instrumenten zijn beschikbaar in het Dossier: Sturen op verantwoordelijkheid.
Persoonlijke communicatie vaardigheden
De kwaliteit van de persoonlijke communicatie is belangrijk. Mensen worden continu beoordeeld op hun communicatie vaardigheden zoals presenteren, vergaderen en onderhandelen. Hieronder volgen enige tips en ideeen. De links verschaffen meer informatie over deze communicatieve vaardigheden.
Presenteren doen de meeste mensen met behulp van Powerpoint. Laat u daar niet door op sleeptouw nemen. In de voorbereiding verprutsen mensen enorm veel tijd met het maken van veel te veel sheets vol met bulletpoints. Goed presenteren werkt anders. Denk aan de directeur die bij het begin van zijn presentatie een sheet liet zien met daarop ‘Dit is de laatste sheet’. De belangrijkste tips voor presenteren zonder plaatjes zijn:
- Wees emotionerend
- Gebruik uw lichaamstaal
- Verzin one-liners
- Wijk-af
Met vergaderen gaat meer productiviteit verloren dan met telefoongesprekken, kopieerwerk, reizen en geroddel bij de koffieautomaat. Er valt veel te verdienen door goed te vergaderen. Twee tips:
- Verstuur de belangrijkste informatie van tevoren via e-mail.
- Gebruik een weblog. Projectteams en managementteams kunnen de belangrijkste feiten en ideeën ook melden op interne weblogs. Vraag om commentaar. Breng aldus de vergadering in contact met betrokkenen.
Drie aanbevelingen waar velen van opkijken zijn:
- Gebruik impasses in uw voordeel
- Wees flexibel en standvastig
- Onderhandel ook met uw achterban
De vaardigheden van leiding geven en ontvangen
Er zijn biliotheken vol geschreven over de sociale en communicatieve aspecten van het managen met name over leiderschap, leiding geven en leiding ontvangen. Deze onderwerpen worden elders in deze kennisbank uitgebreid behandeld. Hier volgt een voorschot met een selectie van interessante checklists.
Checklists Management Vaardigheden
- De Kunst van het leiding ontvangen
- Timemanagement tegen werkdruk, 10 tips!
- 10 kenmerken effectieve managers
- Zes sleutelvaardigheden voor de moderne manager
Een vlotte scan van zo’n checklist brengt u een paar handige tips en goede ideeën .
Voor een meer uitgebreide behandeling van de belangrijkste sociale vaardigheden zie Persoonlijke Effectiviteit.
