Wil je minder vergaderen? Stuur je digitale assistent als vervanger.

 Heb je een dubbele afspraak gepland of geen zin om een vervelende vergadering bij te wonen? Geen probleem. Je stuurt dan gewoon je digitale assistent naar een Teams-vergadering. Deze maakt een samenvatting en verzamelt acties die aan jou en anderen zijn toegewezen. Fictie? Niet meer dus.

‘Attend on my behalf’ (Namens mij aanwezig zijn) wordt het ook wel genoemd. Je kunt (of wilt zelf) niet aanwezig zijn bij een Teams-vergadering. In plaats daarvan stuur je je digitale assistent. Het is een functie van Microsoft 365 Copilot,[i] een set van op kunstmatige intelligentie gebaseerde tools. Dit varieert van het maken van samenvattingen uit een serie e-mails, het bijwonen van vergaderingen tot het maken van presentaties. En nog veel meer! Het is een op ChatGPT[ii] gebaseerde oplossing.[iii] [iv] Met ‘attend on my behalf’ kan volgens onderzoek 213 uren per persoon, per jaar worden bespaard op niet-noodzakelijk vergaderen.[v] [vi]

Een toekomstige Teams-vergadering van bijvoorbeeld 6 mensen kan dan zomaar worden bijgewoond door 3 mensen die zelf (virtueel) aanwezig zijn en 3 digitale assistenten als vertegenwoordiger van collega’s die andere prioriteiten stellen. Virtuele aanwezigheid krijgt hiermee een diepere, tweede virtuele dimensie. Hoe zo’n vergadering (in de toekomst) kan verlopen laat het volgende voorbeeld zien. Het onderwerp is ziekteverzuim en werkdruk. Het verloop van de bijeenkomst is samengesteld met hulp van ChatGPT.

Voorzitter Gerda: Goedemorgen, allemaal. We zijn hier vandaag bijeen om een dringende kwestie aan te pakken: de ziekte en de werkdruk van ons personeel. In deze vergadering hebben we 3 aanwezige teamleden en 3 digitale assistenten om ons te helpen bij het vinden van oplossingen. Laten we beginnen met een overzicht van het probleem. Eva, wil jij ons vertellen wat er aan de hand is?

Eva (Teamlid 1): Natuurlijk, Gerda. We hebben te maken met een aanzienlijke toename van ziekteverzuim onder ons personeel, en de werkdruk op de overgebleven teamleden is enorm toegenomen. Dit begint invloed te hebben op de productiviteit en de algehele sfeer op de werkvloer.

Voorzitter: Dank je, Eva. Laten we eerst onze teamleden aan het woord voordat we de digitale assistenten raadplegen. Ibrahim, jij bent verantwoordelijk voor personeelszaken. Wat denk je dat de belangrijkste oorzaken zijn van de ziekte en werkdruk?

Ibrahim (Teamlid 2): We hebben de werkdruk de afgelopen maanden flink opgevoerd om aan de toenemende vraag te voldoen. Dit kan de oorzaak zijn van de stress en het ziekteverzuim. Het is belangrijk om te kijken naar manieren om de werkdruk te verlichten en te zorgen voor het welzijn van ons personeel.

Voorzitter: Bedankt, Ibrahim. Laten we nu de digitale assistenten van onze collega’s Jan, Petra en Irene om advies vragen. Jan, wat is jouw inzicht in dit probleem?

Jan (Digitale assistent 1): Op basis van gegevensanalyse en werktijden adviseer ik om de werktijden te herzien en te overwegen om flexibelere schema's in te voeren. Dit kan de werkdruk verminderen en het personeel de mogelijkheid bieden om beter voor zichzelf te zorgen.

Voorzitter: Dank je, Jan. Laten we nu Petra horen.

Petra (Digitale assistent 2): Mijn analyse wijst op een gebrek aan teambuilding en betrokkenheid van het personeel. Het kan nuttig zijn om teambuildingactiviteiten te organiseren en een open dialoog met het personeel te bevorderen. Hierdoor kunnen ze hun zorgen uiten en kunnen we samen oplossingen vinden.

Voorzitter: En tot slot, Irene.

Irene (Digitale assistent 3): Ik ben het eens met Petra. Het is van essentieel belang om te luisteren naar de behoeften en zorgen van ons personeel. Bovendien kunnen we overwegen om tijdelijk extra personeel in te huren om de werkdruk te verlichten totdat de situatie stabiliseert.

Voorzitter: Bedankt, Irene. We hebben nu verschillende opties op tafel liggen. Het lijkt erop dat het welzijn van ons personeel een prioriteit moet zijn. We zullen de voorgestelde maatregelen nader onderzoeken en plannen uitwerken om de werkdruk te verminderen en de betrokkenheid van ons personeel te vergroten. Ik waardeer de samenwerking tussen menselijke teamleden en digitale assistenten om tot deze beslissing te komen.

Ibrahim (Teamlid 2): Laten we ervoor zorgen dat ons personeel zich gehoord voelt en dat we actie ondernemen om de situatie te verbeteren. Een gezonde werkomgeving is cruciaal voor ons succes.

Voorzitter: Helemaal mee eens, Ibrahim. We gaan nu stappen ondernemen om de situatie aan te pakken en ervoor te zorgen dat ons personeel zich gewaardeerd en ondersteund voelt. Dank aan iedereen voor de waardevolle bijdragen aan deze vergadering.

Jan, Petra en Irene krijgen de volgende samenvatting van het overleg aangeleverd door hun digitale assistenten:

Verslag van het overleg over ziekteverzuim en werkdruk van het Personeel

Datum: 3 november 2023

Locatie: Teams-vergadering

In de vergadering is besproken dat het personeel te maken heeft met een aanzienlijke toename van ziekteverzuim en een hoge werkdruk. Er zijn verschillende maatregelen voorgesteld, waaronder het herzien van werktijden, organiseren van teambuildingactiviteiten, en luisteren naar de behoeften van het personeel. Het overwegen van tijdelijke personeelsuitbreiding en het ontwikkelen van een welzijnsprogramma zijn ook voorgesteld. Teamleiders en de HR-afdeling zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van deze maatregelen, terwijl de financiële afdeling samenwerkt met HR voor het inzetten van extra personeel. Periodieke evaluaties zullen worden uitgevoerd om de voortgang en effectiviteit te volgen.

Dit verslag biedt een samenvatting van de besproken acties en verantwoordelijkheden voor de aanpak van het probleem van ziekte en werkdruk onder het personeel.

De impact van ‘attend on my behalf’ zal bijzonder groot zijn.
Notuleren hoeft niet meer. Dit kan Copilot in een ‘handomdraai’ uitvoeren. Er is geen persoon meer nodig die dit doet.
En ook tijdwinst voor Jan, Petra en Irene die in plaats van bij de vergadering aanwezig zijn voor hun belangrijkere zaken konden uitvoeren.
Vanuit efficiency allemaal geweldig, toch?

ChatGPT zelf komt met een nog ander interessant te verwachten positief effect: “Mensen met een introvert karakter kunnen zich comfortabeler voelen om hun gedachten en ideeën te uiten via een digitale vertegenwoordiging, in plaats van zich persoonlijk te moeten manifesteren. Dit kan resulteren in meer inclusieve discussies en een bredere waaier van perspectieven.”

Maar, bij het maken van samenvattingen denk je automatisch ook nog eens na over de vergadering en analyseer je vaak de besproken kwestie(s) voor jezelf. Een diepere en gedetailleerde verkenning van de context, een moment van (zelf)reflectie. En wat zouden je collega’s of leidinggevenden ervan vinden als je een voor hun belangrijke vergadering laat bijwonen door je digitale assistent? En als de voorzitter of organisator zich digitaal laat vertegenwoordigen, hoe wordt daar op gereageerd? Ook neem je tijdens een vergadering meer waar dan alleen wat wordt gezegd. Emotie, toon en lichaamstaal zijn vaak veelzeggend. Terugluisteren kan om bijvoorbeeld de sfeer en emotie te ‘proeven’, maar dan gaat alle tijdwinst verloren. En wat te denken van het sociale contact tussen collega’s onderling. Wat gebeurt hiermee als veelvuldig digitale assistenten in een Teams-vergadering verschijnen?

Mogelijk dat in de toekomst helemaal niet meer duidelijk is wie werkelijk aanwezig zijn tijdens een Teams-vergadering en wie zich heeft laten vertegenwoordigen door een digitaal assistent. Ultimo kan een door mensen georganiseerde bijeenkomst door alleen maar digitale assistenten worden bijgewoond! Er gaat naar verwachting veel veranderen met wat nu nog ‘gewoon’ is in een kantooromgeving.

Wellicht dat veel organisaties in hun beleid gaan aangeven dat het laten bijwonen van een vergadering door een digitaal assistent (voorlopig) niet of beperkt is toegestaan. Veiligheid, betrouwbaarheid en privacy zijn dan redenen waarom het wordt verboden of gelimiteerd.

Verbieden lijkt een onhoudbare situatie. Organisaties die het wel toestaan zullen veel productiever zijn. Voor startende bedrijven is er mogelijk helemaal geen barrière en is een vorm van samenwerken volgens ‘attend on my behalf’ de standaard.

Zou het niet geweldig zijn als een digitale kloon van jezelf meerdere bijeenkomsten tegelijkertijd kan bijwonen?

Wat gaat dit betekenen

Hoe gaan Teams-vergaderingen met werkelijk (virtueel) aanwezige collega’s en digitale vertegenwoordigers het werkklimaat en de werksfeer beïnvloeden? Wat gaat dit doen met onderling vertrouwen tussen collega’s? Hoe worden grapjes en roddels tussen en over collega’s tijdens een Teams-vergadering door een digitaal assistent geïnterpreteerd en verwerkt in een samenvatting? Microsoft maakt zich er gemakkelijk vanaf door te stellen dat de werkelijke persoon verantwoordelijk is voor het resultaat van de digitale assistent.

Is een gezonde verhouding tussen fysiek en virtueel vergaderen voor veel organisaties anno 2023 nog altijd een lastig issue. ‘Attend on my behalf’ zal nog meer hoofdbrekens gaan kosten. We staan aan het begin van een bijzonder fascinerende, revolutionaire, ontwikkeling. Blijven we digitale assistenten zien als een intermediair van de echte persoon of vervagen grenzen en wordt een digitaal assistent (op termijn) gezien als een volledig geïntegreerd onderdeel van een werkelijke persoon? Dit laat onvermijdelijk de vragen naar voren komen: Wat gaat dit betekenen voor het gevoel van sociale en psychologische veiligheid? Digitale entiteiten die in een (virtuele) kantooromgeving volledig geïntegreerd zijn in de omgang met en gedragingen tussen werkelijke personen. Gaan we dit toestaan? M.a.w. zit er een psychologische grens aan de inzet van kunstmatige intelligentie? De tijd zal het leren!

Noten

[i] Microsoft Copilot – Microsoft Adoption

[ii] De emotionele intelligentie van ChatGPT - ManagementSite

[iii] Microsoft's new AI assistant can go to meetings for you - BBC News

[iv] Microsoft Copilot: What you need to know about bot that can attend meetings in your place (thenationalnews.com)

[v] Microsoft's New AI Assistant, Copilot, Can Attend Meetings on Behalf of Employees (ts2.space)

[vi] Office workers waste 27 working days a year - in 'pointless' meetings, study finds | City & Business | Finance | Express.co.uk