Spoedcursus duurzame AVG-compliance

Columns

Binnenkort zal de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) definitief de bestaande privacywetgeving vervangen. Hoewel de impact van de verordening verschilt per sector, organisatie of afdeling, is er geen tijd meer voor de vraag óf uw organisatie iets moet doen met de AVG: 25 mei is de verordening daadwerkelijk van kracht en kunnen sancties worden opgelegd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Mogelijke gevolgen? Flinke boetes, aansprakelijkheid en imagoschade.

In een notendop betekent de AVG meer verantwoordelijkheden voor organisaties en meer rechten voor de betrokkenen van wie de gegevens zijn. Organisaties worden geacht om transparant te zijn over wat zij met persoonsgegevens doen. Op basis van gedefinieerde grondslagen moet het verwerken van persoonsgegevens geminimaliseerd worde...

Karel van Zanten
Bij de AVG denken mensen aan bestanden met gegevens van leden, donateurs, cliënten en zo.
Een venijnig lek is het volgende: veel organisaties publiceren hun statuten op Internet. Daar is niets mis mee; het is goed dat betrokkenen weten wat de regels binnen hun organisatie zijn.
Maar in plaats van de statuten, publiceren zij de hele notariële akte waarin de statuten zijn opgenomen. Zo'n akte begint met "Heden ... verschenen voor mij, ..., notaris te ..., de volgende personen:" en dan volgt van al de verschenen personen (de comparanten) de hele doopceel:
voornamen, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, woonadres, burgerlijke staat en nummer en plaats en datum van uitgifte van het document waarmee zij hun identiteit bewijzen (paspoort of rijbewijs). Ja, zo hoort dat in een notariële akte.
Maar door deze akte integraal te publiceren op Internet worden de gegevens van deze personen onbewust gelekt.

Ideaal voor identiteitsdiefstal en identiteitsfraude.

Wat kun je beter doen? Ik zie twee alternatieven:

1) typ de akte over (of scan en zet met een OCR-programma om in tekst) en verwijder alle persoonsgegevens van de comparanten, op voorletters of roepnaam, en achternaam na.

2) publiceer alleen de statuten en niet de hele akte - maar hiervoor moet je ook veel tekst overtypen.

Ik schrijf elke maand over het besturen van organisaties op vrijwillige basis (stichtingen en verenigingen). Zie mijn blog: karelvanzanten.nl/blog

Meer over Risicomanagement