We staan aan de vooravond van de gemeentelijke verkiezingen. Over minder dan twee weken is het zo ver. Je ziet nu al dat de dames en heren politici in discussies over elkaar buitelen over de haalbaarheid van hun beloftes. En vaak belangrijker in die discussies: wie gaat al die mooie plannen dan wel betalen? In een tijd waarin we leven met een tekort op de miljoenennota van €35 miljard (bij onze thuis zo’n slordige €100 miljoen per dag) helemaal geen onredelijke vraag lijkt me zo.

Verschillende gemeentebesturen hebben zich al over dit vraagstuk ontfermd. En steeds weer komt de ouderwetse kaasschaaf uit de mottenballen. Ieder onderdeel van het apparaat krijgt een fair share van die taakstelling aan z’n broek om vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag. Maar is dat nou wel zo’n verstandige aanpak? Is dat nou wel dé oplossing? Kijk nou eens voor de aardigheid naar het resultaat van eerdere bezuinigingen volgens deze weinig inspirerende kaasschaafmethode. En zeker op een wat langere termijn. En wat blijkt: het zijn veranderingen die topdown zijn ingesteld waarbij de collega’s van de werkvloer – daar waar het échte werk wordt gedaan – in het geheel niet betrokken zijn. En dat gaat ‘m ook niet worden met zo’n aanpak. Tweede dat opvalt is dat de koppeling met het assortiment – het uiteindelijke eindproduct – vaak ontbreekt. Er ontstaat veelal suboptimalisatie waarbij iedere afdeling een eigen prioritering er op na houdt. Tenslotte ontneem je de organisatie door deze vorm van afroming iedere flexibiliteit en investeer je ook niet meer in drivers zoals innovatiekracht. Op termijn dus absoluut de dood in de pot!

Maar hoe dan wel? Hoe krijgen we die mooie plannen dan wél gefinancierd? Heel eenvoudig. Door met elkaar – en vooral met de mensen van de vloer die er écht verstand van hebben – te kijken hoe een aantal kritische bedrijfsprocessen end-to-end zijn georganiseerd. Door met die collega’s te kijken hoe zo’n werkproces slimmer georganiseerd kan worden. Zonder Chinese muren, dus met minder koppel- en wrijvingspunten. Door er voor te zorgen dat die kritische bedrijfsprocessen door één proceseigenaar worden geregisseerd. Zo’n proceseigenaar neemt nadrukkelijk niet de verantwoordelijkheden van de afzonderlijke spelers over, maar is wel verantwoordelijk voor de overall regie van dat betreffende proces. Hij of zij bewaakt in welke mate de afgesproken parameter over de performance van dat werkproces ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd, uiteraard in relatie tot de noodzakelijke resources. Moet je eens kijken hoeveel energie dat geeft als de collega’s die betrokken zijn in zo’n werkproces ook meer zicht hebben op het uiteindelijke eindproduct dat men met z’n allen maakt. En de ervaring leert dat als die collega’s ook frequent contact hebben met een eindgebruiker of afnemer en daar dan ook eerlijke feedback van krijgen, dat dit de effectiviteit – en vooral niet te vergeten het werkplezier – geweldig doet toenemen. Onderzoek van David Maister heeft immers aangetoond dat een stijging met het werkplezier met 10% de klanttevredenheid met meer dan 15% doet stijgen en de uiteindelijke prestaties met maar liefst meer dan 40%! Tel uit je winst dus dames en heren politici!

Deze column werd ingezonden door Dirk-Jan de Bruijn. Heeft u ook iets wat u bezig houdt? Plaats uw eigen column ›

Gerelateerde items