U kent het wel: dertig excel sheets om tot een budget te komen en al die sheets zijn weer gelinkt. Vervolgens komt er een nieuw element (account of kostenplaats) en alle sheets en links moeten weer worden aangepast. Kortom, u heeft weer een dag werk, terwijl er nog tig ad-hoc rapportage vragen liggen te wachten!

Vooropgesteld: Excel is een fantastische tool! Het is alleen de vraag of die tool ook het meest geschikt is om mee te plannen, budgetteren en forecasten. Op basis van het bovenstaande zou ik zeggen van niet!

Wat moeten we dan? Met de huidige technische ontwikkelingen zijn er ook in de financiële wereld een heleboel nieuwe mogelijkheden ontstaan. In plaats van spreadsheets zijn er een heleboel aanbieders van specialistische software voor budgetteren en forecasten, gebaseerd op het database-principe.

In het kort werkt het als volgt: een database zorgt ervoor dat alle elementen waarop gebudgetteerd gaat worden vast worden gelegd in aparte tabellen (dimensies). Vervolgens wordt bepaald welke perioden gebruikt gaan worden. Deze combinatie van elementen en perioden maakt het mogelijk om data vast te gaan leggen. Vervolgens kunnen formules worden gebruikt om gegevens te wijzigen en alloceren en tenslotte is het mogelijk om flexibel alle ingevoerde gegevens te rapporten.

En dan het belangrijkste, de voordelen die dat oplevert:
o Onderhoud van elementen gebeurt alleen in de dimensies en alle invoerbladen en rapportages worden automatisch bijgewerkt.
o Het samenvoegen en consolideren van deelbudgetten gebeurt met één druk op de knop door vooraf gedefinieerde rekenregels.
o Ad-hoc vragen kunnen eenvoudig beantwoord worden door de flexibele rapportages.

Uiteraard is het ook mogelijk om met excel prachtige budget applicaties te bouwen, alleen is dan de vraag wie die applicatie gaat onderhouden als de specialist die u nu in huis heeft vertrekt….

Deze column werd ingezonden door Jeroen Zeeuw. Heeft u ook iets wat u bezig houdt? Plaats uw eigen column ›

Gerelateerde items