In dit artikel wordt beschreven hoe processimulaties kunnen bijdragen aan het ontwikkelen en introduceren van nieuwe samenwerkprocessen. Trefwoorden daarbij zijn: brede participatie, durven experimenteren en multidisciplinaire benadering. Aan de hand van een casus bij de belastingdienst wordt uiteengezet hoe met simulaties een nieuw organisatieconcept is geoperationaliseerd met betrokkenheid van de uitvoerders, de ontwerpers en het management. Aan de orde komen het veranderproces en de do’s en don’ts van processimulaties.

Diverse, veelal externe ontwikkelingen stellen overheidsorganisaties voor uitdagingen die vaak niet meer met de traditionele bureaucratische op Weber gestoelde organisatiemodellen kunnen worden ingevuld. Met name door technologische innovaties is het mogelijk om nieuwe organisatieconcepten toe te passen waar kennisuitwisseling en samenwerking in ieder geval op papier veel effectiever en efficiënter zouden kunnen plaatsvinden. Via hulpmiddelen om op afstand te communiceren en informatie te delen kunnen organisatieverbanden sneller en nauwkeuriger samenwerken.

De implicaties zijn echter groot; de verandering raakt vele facetten van een organisatie waarbij mensen en competenties, leiderschap, structuren en processen tegelijkertijd het onderwerp van vernieuwing zijn. Een complex verandervraagstuk dat zich niet gemakkelijk in een lineaire veranderaanpak laat inpassen (zie ondermeer Boonstra, 2002, Caluwé, 2006, Homan, 2007i).

Complex, want er zijn vele partijen tegelijkertijd bij betrokken, met verschillende disciplines en belangen en mogelijk ook nog op geografische en organisatorische afstand van elkaar. Juist in zo’n situatie blijkt begrip van elkaars belangen in het proces, de wil om samen te vernieuwen én een gezamenlijk beeld van de gewenste situatie, noodzaak voor succes.

Onderstaande casus bij de belastingdienst behandelt het proces om zo’n nieuwe organisatieconcept op beperkte schaal te introduceren. In deze casus was het doel vooral het creëren van betrokkenheid en breed inzicht in een complexe, multidisciplinaire verandering die als experiment in een overzichtelijk, afgebakend deel van de organisatie werd uitgevoerd. De startsituatie bevatte een concept-procesontwerp gebaseerd op het zogenaamde eventgerichte werken (zie kader), met nog veel open einden in de feitelijke in- en uitvoering. De nieuwe klantgerichte en flexibele vorm van…