Timemanagement is een gedragshouding
In 3 oefeningen naar een productieve werkdag
‘Time management’ is eigenlijk een verwarrend begrip. Tijd is niet te managen; tijd is niet te stoppen of te vertragen, maar gaat gewoon door. Wat u wel kunt managen is uw eigen gedrag. Uw gedrag, beleving en soms uw directe omgeving zijn te beïnvloeden. Daarbij gaat het om de keuzes die u maakt.
Time management richt zich op methoden om uw gedrag en energie binnen de beschikbare hoeveelheid tijd optimaal aan te wenden om bepaalde doelen te bereiken: dit betekent dus kiezen en beïnvloeden.
Prioriteiten stellen
Vraag je af: “Wat heb ik nou eigenlijk gedaan vandaag?” Het kan voorkomen dat je hoge eisen aan jezelf stelt maar weinig presteerd. Uiteindelijk ben je jezelf aan het opbranden in een rap tempo. In ons drukke bestaan moeten we steeds opnieuw beslissen waaraan we op dit moment voorrang geven. Veel jachten en jagen komt voort uit het feit dat we deze beslissingen impulsief nemen zonder stil te staan bij de mate van urgentie en belangrijkheid van wat we aanpakken. De volgende oefeningen helpt jou om prioriteiten te stellen:
Oefening 1: Dringend en belangrijk
Neem jouw meest recente werkdag in gedachten en schrijf op:
- Welke werkzaamheden die voor jou belangrijk en dringend zijn, heb je verricht?
- Welke werkzaamheden die voor jou belangrijk zijn, had je kunnen laten liggen, maar heb je toch gedaan?
- Welke onbelangrijke, maar wel dringende werkzaamheden heb je verricht?
- Welke onbelangrijke en niet dringende werkzaamheden heb je uitgevoerd?
Oefening 2: De volgende werkdag
Maak nu een inventarisatie van de werkzaamheden van de komende werkdag. Maak een lijst van wat je die dag allemaal te wachten staat:
- Activiteiten komende werkdag: Schatting benodigde tijd
- Incidentele activiteiten komende werkdag: Schatting benodigde tijd
Zorg dat je activiteiten schrapt, als jouw acht uren vol zijn en de werklast te groot wordt voor een dag. Controleer achteraf of je jezelf aan dit schema hebt weten te houden.
Oefening 3: Analyse werkdagen
Je hebt nu materiaal van twee werkdagen verzameld om te kijken naar jouw prioriteiten. Als je het geheel overziet, ontdek je misschien een patroon. Wat valt je op? Zit er eenzelfde patroon in deze twee dagen? Werk aan de hand van onderstaande punten uit, wat voor jouw werkpatroon kenmerkend is.
- Ik doe wat tot mijn taak gerekend mag worden.
- Ik doe vooral die dingen waar ik goed in ben.
- Ik doe meer dan wat tot mijn taak gerekend mag worden.
- Ik doe vooral de dingen waar ik waardering voor krijg.
- Ik doe de rotklusjes eerst.
- Ik doe de rotklusjes het laatst.
Benoem tot slot de aspecten die je wilt veranderen als je jouw tijd goed wilt besteden en minder tijdsdruk wilt ervaren!
Gedragsverandering is meer dan alleen intentie
Mensen kunnen zichzelf tot op zekere hoogte veranderen. Ze kunnen wel degelijk afvallen, stoppen met roken, prettiger in de omgang worden en meer tijd creeeren door efficienter te werken. Wel heeft slechts 20 procent van de pogingen succes. Het is dus nuttig te weten waar maakbaarheid realistisch is.
Het begint bij ons eigen bewustzijn en mentaliteit. Realiseer u, dat u elk moment kunt STOPPEN met dit gedrag en er meer balans in kunt brengen door je eigen menselijke maat te resetten. Vier vragen die u daarbij kunnen helpen:
- Wat is mijn prestatie?
Is dat ook wat er van u verwacht wordt? Waar wordt u op beoordeeld, is dat in lijn met wat u doet? Doet u genoeg? Of doet u misschien wel teveel? - Worden de mensen om mij heen en ikzelf er beter van?
De vraag is of u en de mensen om u heen ervan groeien, er beter van worden. - Is het (nog) leuk?
Vraagt u zich wel eens af waarom u ooit aan het werk bent begonnen dat u nu doet? Wat waren uw drijfveren? - Hoe is de balans tussen bovenstaande aspecten?
Bij bovenstaande vragen is het van belang dat er balans is. Als u alleen maar aandacht hebt voor de prestatie en niet voor de groei van uzelf en anderen en de voldoening die u hebt is de balans verstoord. Ook als u teveel bezig bent met plezier en geen aandacht hebt voor het presteren en groei klopt het niet. Vraag uzelf zo nu en dan eens af of u in balans bent of dat het heel erg scheef aan het groeien is.
Slechts 5 procent van het menselijk gedrag is bewust en gepland; de rest is onbewust en automatisch. Je moet achterhalen hoe je het stuur overneemt van de automatische piloot.
De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (Bron: Loopbaan.nl )
