Besprekingen en vergaderingen vullen een flink deel van de week. Vaak hebben deze bijeenkomsten het karakter van een onderhandeling, ook al worden ze betiteld als vergadering of overleg. Immers de deelnemers hebben verschillende belangen, botsende meningen en uiteenlopende wensen. Soms verloopt de “vergadering” zo onhandig dat impasses dreigen of de situatie escaleert naar toenemende irritatie en korzeligheid. Vaak onnodig en onbedoeld.

Meestal is er bij vergaderingen/onderhandelingen een voorzitter, vaak iemand van een hoger echelon. Soms ook komt het voorzitterschap terecht bij een van de betrokken partijen.

De fasering

Onderhandelingen gaan een aantal fasen door. Daarin past een checklist met 5 tips. De belangrijkste fasen zijn:

  1. Verkennende fase: De wensen en belangen van de deelnemers komen op tafel. Hierbij passen de tips 1 en 2.
  2. Aftastende fase: Men verkent de "integratieve ruimte" en men test elkaars posities en voorstellen. Hierbij past tip 3.
  3. Impasse en afronding: Er zijn voorstellen en tegenvoorstellen op tafel gekomen. Men is het nog niet eens. deelnemers beweren dat ze al het mogelijke hebben gedaan. De tijd gaat dringen. De spanning neemt toe. Zo ontstaat er steeds meer druk om beslissingen te nemen en zaken af te ronden. Enige laatste concessies over en weer, soms gecombineerd met een ‘package-deal’ brengen op het laatste moment uitkomst. (Tips 4 en 5).

Vijf tips voor de voorzitter

  1. Begin met een verkenning. Geef in deze fase iedereen de gelegenheid om wensen en belangen te verduidelijken door middel van een inventariserend rondje.
  2. Houd discussie en debat beperkt. Geef wel ruimte voor verduidelijking van achterliggende doelstellingen en belangen; vraag hier zelf soms op door.
  3. Praat meer over voorstellen dan over argumenten. Het grootste probleem wordt vaak dat er een slepend debat ontstaat dat weinig of geen rendement oplevert: men blijft in allerlei variaties dezelfde argumenten herhalen.
    De voorzitter kan dit doorbreken door de discussie oplossings-gericht te houden: Wat stelt de een voor, wat de ander? Op welke voorwaarden gaat men misschien akkoord? Wat voor compromis is denkbaar? Als deelnemers niet akkoord gaan met een voorstel, een tekst of een oplossing vraag in deze fase niet naar hun argumenten maar naar de aanpassingen die het voorstel acceptabel maken.
  4. Impasses horen erbij. Meer ervaren onderhandelaars zien…