Veel organisaties hebben hun primaire proces tot in de puntjes georganiseerd, terwijl hun overhead een blinde vlek is. Gemiddeld behoort daartoe bijna een kwart van de medewerkers. De meeste organisaties hebben geen idee hoe hoog hun overhead is en hoe deze zich verhoudt tot branchegenoten. Dat leidt tot rare situaties. Organisaties die hun overhead uitbreiden, terwijl dat geen waarde meer toevoegt. En organisaties die drastisch snijden, zelfs wanneer dat tot onverantwoorde risico’s leidt. Benchmarking biedt inzicht in de omvang van de overhead en geeft de mogelijkheid om de vaak slecht onderbouwde besluiten daarover ter discussie te stellen: Waarom breiden we de afdeling financiën uit, terwijl die al twee keer zo groot is als elders?

Drie Voorbeelden

Peter van Aerdenhout, personeelsdirecteur bij een gerenommeerd advocatenkantoor, leunt achterover in zijn leren stoel. Hij is geïrriteerd. Zijn ogen dwalen door zijn luxe kamer, op zoek naar de juiste woorden. Dan richt hij zich weer tot de consultant aan de andere kant van de tafel. “Laat ik het zo zeggen. Het zal mij worst zijn dat wij een torenhoge overhead hebben. Overhead is geen issue hier en dat gaat het ook niet worden. Dat we twee keer zo veel secretaresses hebben als elders, daar ligt niemand hier wakker van. Onze advocaten werken heel hard, ze hebben hoge tarieven en willen goed ondersteund worden. Ze kunnen hun brieven dicteren vanuit de auto en soms moet er een boodschap worden gedaan. Dat het secretariaat het ’s ochtends tussen 8 en 10 uur rustig heeft, vindt niemand hier erg. Als ik de omvang van de secretariaten ter discussie stel, dan is het hier oorlog. En dat wil ik niet.”

Jean van Houten, algemeen directeur van een grote welzijnsinstelling, verlaat boos het gemeentehuis. Hij heeft opnieuw met de wethouder gesproken over de overhead van zijn instelling. Die blijft bij zijn standpunt. Hij moet er 700.000 euro op bezuinigen. De wethouder en de gemeenteraad ergeren zich “aan de torenhoge overheadkosten” die de instelling in rekening brengt. En dat terwijl deze juist heel laag is. Van Houten heeft net de overhead laten doorlichten. Daaruit bleek dat het minimum bereikt was. Zijn instelling zit qua overhead aan de onderkant van de welzijnssector. En de sector…