Het aantal middelgrote en grote organisaties dat heden ten dage geen intranet heeft is zeer bescheiden. Veruit de meeste organisaties hebben immers een interne website. Hetzelfde geldt voor overheden. Natuurlijk is niet elk intranet hetzelfde. Maar wat veel intranetten gemeen hebben is een journalistieke insteek, een aanpak die zich richt op corporate nieuws en redactionele pagina’s. Dat dit steeds minder beantwoordt aan de behoeftes uit organisaties lijkt de eigenaren van intranet weinig te deren. De roep om een effectieve ontsluiting van taakinformatie wordt door intranetbeleidsmakers nog dagelijks vertaald in een aanbod van communicatieboodschappen, zoals de situatie bij “Ons Bedrijf” illustreert.

Een beleidsanalyse

De geciteerde passages zijn opgetekend uit een werkelijk beleidsstuk uit 2006 (de naam “Ons Bedrijf” is uiteraard fictief).

“Uit onderzoek is gebleken dat het intranet van Ons Bedrijf niet succesvol functioneert als intern communicatiemiddel. De meerderheid van de medewerkers vindt het een onaantrekkelijke informatiebron om formeel of informeel nieuws te vergaren. Het intranet is belangrijk voor een organisatie. Het moet bijdragen aan de efficiëncy van bedrijfsprocessen, en informatieprocessen ondersteunen. In dit kader is door de directie besloten om onderzoek te laten doen naar effectieve maatregelen om het intranetprobleem aan te pakken.”
Een analyse zoals deze, die is verricht door een communicatieadviseur, komen we tegenwoordig steeds vaker tegen. Sleutelbegrippen zijn hier informatieprocessen, efficiëncy en ondersteunen. Dit type begrippen refereert aan productiviteitsdoelstellingen, het faciliteren van medewerkers, het aanbieden van juiste gereedschappen en het algemeen stroomlijnen dan wel moderniseren van de organisatie. Daaraan voorafgaand wordt ook gesproken van intranet als intern communicatiemiddel en informatiebron voor nieuws. Deze zinsneden refereren aan meer conventionele communicatiedoelstellingen., waarin beleid wordt geformuleerd rond het verzenden van boodschappen met behulp van communicatiemiddelen. Hierin liggen vrijwel per definitie geen (productiviteits-)ondersteunende doelstellingen besloten.
Hiermee hebben we een standaardprobleemstelling van intranetprojecten redelijk in beeld: Er is behoefte aan…