Zonde van het geld en de tijd

Bij grote overheidsinstellingen wordt veel belastinggeld gespendeerd aan automatiseringsprojecten, waarbij de oorspronkelijke doelstellingen, zoals bijvoorbeeld efficiencyvoordelen, van de projecten niet worden verzilverd. Tot onze grote verbazing wordt aan het einde van het project de balans opgemaakt, met veel trots het projectresultaat gepresenteerd en gaan bestuur en management weer over tot de orde van de dag. De organisatorische consequenties (bv. hetzelfde werk met minder mensen) die aan het projectresultaat zijn verbonden worden niet doorgevoerd. Het project is van een middel om efficiency in de bedrijfsvoering te bereiken een doel op zich geworden en de oorspronkelijke projectdoelstellingen zijn uit beeld verdwenen. Dit is zonde van de tijd, geld en energie die er in wordt gestoken.

Het menselijk tekort van de betrokken partijen

De betrokken partijen bij een project of in de omgeving van een project beïnvloeden bewust en onbewust het project. De krachten die zij uitoefenen zijn vaak op het eerste oog niet zichtbaar, maar spelen een doorslaggevende rol in projecten. De onderliggende factoren die de sterkte van de kracht bepalen scharen we onder de noemer ‘menselijk tekort’. Te denken valt daarbij aan angst, eigenbelang, onvermogen, weerstand van de betrokken partijen die op basis daarvan bewust en onbewust besluiten nemen of handelingen verrichten die de mate van doelbereiking negatief beïnvloeden.

Een gemeente besluit om de continue stroom van beleidsvoorstellen te automatiseren. Hoofddoelstelling van het bestuurlijk informatiesysteem is om effienter te werken door alle onnodige handmatige activiteiten zo veel mogelijk te reduceren. De beoogde voordelen zijn dat:

  • het werkproces transaranter wordt;
  • er minder tijd en geld verspild wordt met het heen en weer slepen van papier;
  • de doorlooptijd van het werkproces kan worden verkort;
  • het zelfde werk met minder mensen kan worden verricht.

Het project blijkt complexer dan verwacht en loopt zoals gebruikelijk uit de vooraf (niet goed doordachte) planning. Het bestuur begint te morren…