Administratieve rompslomp grijpt om zich heen. Ziekenhuizen, de politie, jeugdzorg, het onderwijs, de thuiszorg, het bedrijfsleven overal lijdt men onder regelzucht en systeemdwang.

Bedwing  de dynamiek van regelzucht en systeemdwang

In een grote zorginstelling raken de medewerkers verstrikt in een nieuw systeem van registratie van diensten en handelingen. Men kan er niet goed mee overweg iedereen hanteert het anders, het blijkt te ingewikkeld

Met een paar ingewijden en de verantwoordelijke directeur lukt het om een drastische versimpeling en beperking in de registratie aan te brengen. Prima werk. De betreffende directeur vindt dat hij de rest over kan laten aan zijn IT staf. “Daar heb ik mijn mensen voor, nietwaar.” Niet dus. Twee jaar later is het gehannes, de onvrede en de tijdsverspilling nog steeds aan de gang.

Als baas moet je er zelf bovenop zitten. De directeur liet het glippen en dus ging het mis. En nog iets: Waarom is dat systeem eigenlijk ingevoerd? “Tja, het ministerie met een zware taskforce en een landelijke werkgroep met deelname van mensen uit de diensten, ook een collega directeur in de stuurgroep, voorbereiding van 3 jaar, de beste externe  specialisten,  ….”  Heel indrukwekkend!

Wat een kletskoek allemaal. Net of dat een garantie is dat er iets goeds uitkomt. Hoe breder opgetuigd, hoe meer taskforces, projectgroepen en specialisten hoe groter het risico van toenemende complexiteit. Iedereen heeft immers wel wat ‘verstandigs’ te melden waar het systeem rekening mee moet houden. Hoe groter ook het risico dat verantwoordelijke bestuurders in de waan komen dat er kwaliteit geleverd wordt. Trouwens het is al lang niet meer te overzien hoe het nieuwe systeem gaat werken. Dom, dom, dom! Kwaliteit en klantgerichtheid verdwijnen. Kafka komt ervoor in de plaats.

Reductie van complexiteit bij de top 3 management vaardigheden.

De zaken simpel en transparant houden is een sterk verwaarloosd onderdeel van leidinggeven. Rapporten met goed onderbouwde aanbevelingen, fraaie systemen die elders hun grote waarde bewezen hebben. Men laat zich imponeren. Of wil men er anderen mee imponeren? Wat is dat toch? Ik hoor al jaren lang: KISS, keep it simple stupid. Iedereen is het daarmee eens. Vervolgens slaat de complexiteit meedogenloos toe. Wie het snapt mag het zeggen. Een soort luiheid of gemakzucht misschien? Hoe kan je onder de indruk zijn van iets wat je niet overziet of snapt? Of is dat nu net hetgene wat indruk maakt?

Ontzag voor indrukwekkende systemen is uit den boze. Het zal allemaal wel maar hoe snel en hoe gemakkelijk kunnen de medewerkers ermee werken? En bovenal: worden de klanten er wijzer van; hoe snel merken ze de baten? Worden de problemen er vlotter door opgelost?

Simpele oplossingen liggen lang niet altijd niet voor het oprapen. Zo gemakkelijk is het dus niet. Is dat dan misschien het probleem? Elke situatie is anders. Klanten komen met andere eisen, nieuwe technologieen rukken op, produkten en diensten veranderen.  ‘One-size-fits-all’ en ‘copy-paste’ oplossingen geven dan weinig soelaas. Maar dat maakt reductie van de zich opdringende complexiteit alleen maar belangrijker. Zodra men de strijd daartegen opgeeft begint de organisatie vol te lopen met overbodige troep en nutteloos gedoe. Daar de hark doorheen halen en er voortaan beter op letten is de kunst

Moeilijk? Het is maar hoe je het bekijkt. Paul Verburgt nodigde, als directeur van ArboNed, iedere medewerker uit om regels die men overbodig vond aan te kaarten bij de baas. Een berg aan regels kon zo het raam uit.

Conclusie: Organisaties lijden onder de complexiteit van regelgeving en systeemzucht. Wat mij betreft hoort ‘reductie van complexiteit’ bij de top 3 management vaardigheden! Deze vaardigheid begint met de durf om te zien dat zaken al gauw te ingewikkeld gemaakt worden en dat er een boel overbodige procedures en regelgeving rondslingert. Vervolgens dat men ervoor zorgt dat de spaghetti aan goed bedoelde troep opgeruimd wordt. Dit begint bij de top en straalt uit naar iedere baas en medewerker.

Deze column werd ingezonden door Willem Mastenbroek. Heeft u ook iets wat u bezig houdt? Plaats uw eigen column ›

Gerelateerde items