Stelt u zich voor dat alle facturen rechtstreeks uw boekhouding in lopen, automatisch worden gecontroleerd en geheel automatisch worden betaald, zonder dat daar een mensenhand aan te pas komt. Een proces dat bovendien grotendeels foutenvrij is en waarbij de sporadische fouten automatisch aan het licht komen, zodat u nooit meer handmatig iets hoeft te controleren of uit te zoeken. Toekomstmuziek? Nee hoor, elektronisch factureren is in sommige bedrijven al realiteit.

Bedrijven zijn altijd op zoek naar mogelijkheden tot kostenverlaging, zo lang deze maar niet ten koste gaan van hun onderscheidend vermogen. Een mogelijkheid tot kostenverlaging is samenwerking op niet-competitieve bedrijfsactiviteiten. Hierbij zijn duidelijke en breed gedragen afspraken over de inrichting van de ketenprocessen en over de uitwisseling van gegevens van groot belang. Hoe werkt dat in het administratieve ketenproces, zoals bij elektronisch factureren?

E-facturatie levert Bouwmaat efficiëntere organisatie op
Bouwmaat is een groothandel in bouwmaterialen. Jaarlijks verwerkt het bedrijf 220.000 inkomende factureren. Dagelijks zijn drie mensen bezig met het handmatig invoeren van deze facturen. In het laatste kwartaal van 2008 heeft Bouwmaat zijn leveranciers gevraagd elektronisch te factureren. Dat levert een veel efficiëntere organisatie op. Elektronisch factureren is onderdeel van een breder proces, want ook de ordering en pakbon gebeurt via EDI.

Het aantal e-facturen is in korte tijd gestegen van 10 naar 47 procent. De verwachting van Bouwmaat is dat ze na deze zomer op 90 procent elektronische facturen zitten. In sommige branches, levensmiddelen bijvoorbeeld, zijn er al ondernemingen die e-facturatie in hun inkoopvoorwaarden opnemen.

Bouwmaat verwacht dat elektronisch factureren een vlucht zal nemen dankzij de huidige economische crisis. Juist nu staan leveranciers open voor deze ontwikkeling, omdat het een hogere efficiëntie creëert en bespaart op arbeidsplaatsen. Wat voorheen een hele afdeling deed, kan nu met een halve afdeling.

Het grootste knelpunt dat Bouwmaat tegenkomt bij de verder uitrol is het gebrek aan ICT-capaciteit bij leveranciers. Sommigen zijn bijvoorbeeld bezig met de implementatie van een nieuw ERP-systeem, waardoor ze geen ICT-ers kunnen vrijmaken om in te zetten op elektronische facturatie.

Duidelijke afspraken

Het proces van het vastleggen van orders tot aan het versturen en innen van facturen is één ketenproces. Ketenpartners…