In het regeerakkoord van Balkenende IV is afgesproken dat gedurende deze kabinetsperiode het aantal ambtenaren met 10% zou afnemen. Daar is destijds - terecht - een periode van vier jaar voor genomen[1]. Aan het einde van dit jaar is conform plan pas een kwart van die beoogde vermindering daadwerkelijk geëffectueerd. Het moeilijkste deel moet dus nog worden verzilverd. Deze winst is echter alleen te incasseren als nu echt de slag wordt gemaakt naar het ketengerichte werken. Werkprocessen moeten worden geoptimaliseerd, over afdelingen, directies of organisaties heen, dus van begin tot het eind (‘end-to-end’). Die slag kan alleen worden gemaakt als het verantwoordelijke management ook de bereidheid heeft om proceseigenaren te benoemen die de regie krijgen over zo’n end-to-end werkproces (1) én als met prestatie-indicatoren de resultaatgerichtheid van dat werkproces ook daadwerkelijk wordt gestuurd (2).

Dit artikel geeft aan de hand van voorbeelden aan hoe frequent repeterende werkprocessen zodanig moeten worden geprofessionaliseerd dat dit leidt tot een aanzienlijke effectiviteitwinsten en daarmee tot de gewenste besparingen in fte’s. Denk dan aan activiteiten zoals het aannemen van nieuwe medewerkers, het aanschaffen van producten en/of diensten, het uniformeren van het ICT-applicatielandschap of de activiteiten in het kader van de managementcyclus. Activiteiten waarbij het primaire proces veelal opdrachtgever is. Centrale boodschap: pak nu echt eens door. Toon leiderschap. Gebruik de hefboom van deze forse taakstelling om een aantal zaken anders aan te pakken. Realiseer patroondoorbrekende interventies door het ketengerichte werken breed te omarmen.

Winst wordt ingeboekt per kolom of zuil

Ter voorbereiding op deze taakstelling is in 2007 lang gestudeerd opdat helder zou zijn welke formatieplaatsen over de verschillende jaren heen zouden moeten worden ingeleverd. Daarbij is hoofdzakelijk de ‘kaasschaaf’ methode gehanteerd: iedere afdeling werd aangeslagen voor een bepaald percentage en die fte’s werden netjes over de jaren ingeboekt. In kernministeries kan deze taakstelling oplopen tot maar liefst 30%! Het is echter niet realistisch om te vooronderstellen dat dat soort omvangrijke ombuigingen weg te poetsen zijn door hier en daar wat overtollig vet weg te snijden. Als dat het geval zou zijn, dan zou er structureel iets behoorlijk fout zitten!

Maar hoe dan wel? Deze taakstelling vereist dat we grondig moeten kijken hoe…