12 Tips voor een snelle vergadering

Vergaderen slokt veel tijd op van leidinggevenden. Vergaderen moet zeker niet worden afgeschaft worden, maar is het wel van belang om een efficiënte vergadertechniek toe te passen. Hier enkele tips:

1. Vergader alleen als dit nodig is. Niet vergaderen zou de regel moeten zijn. En als er een vergadering is gepland, hoeft niet iedereen bij elk agendapunt aanwezig te zijn.
2. Voorkom dat vergaderen een sleur wordt. Nodig bijvoorbeeld van tijd tot tijd een gastspreker uit. Of rouleer het voorzitterschap. Voorkom dat mensen dezelfde plaats aan tafel innemen.
3. Het tijdstip dient een punt van aandacht te zijn. Meestal zijn alle medewerkers geneigd tot sneller vergaderen als de vergadering later in de middag wordt gepland. Belangrijke vergaderingen kunnen ’s ochtends plaatsvinden als mensen fit zijn.
4. Alle deelnemers dienen de vergadering goed voor te bereiden. Dat kost tijd, maar: ‘als de deelnemers slecht zijn voorbereid, dreigen de discussies veel minder interessant te zijn en veel langer te duren. Een goede voorbereiding verdient zich altijd terug. De voorbereidingstijd kan worden verkort door de convocaten niet vergezeld te laten gaan met uitvoerige notulen van eerdere vergaderingen maar met een besluitenlijst of een lijst met actiepunten.
5. Begin met het belangrijkste agendapunt. Zorg verder voor een ‘thematische’ indeling van de vergadering, gegroepeerd rondom verschillende agendapunten.
6. Zorg dat de vergadering aan een strakke planning gebonden is. Geef in de convocaten niet alleen een begintijd op maar ook een eindtijd van de vergadering. Wacht niet te lang op laatkomers. Zorg voor tijdsdruk. Stel voor elk agendapunt een bepaalde tijdsduur vast; zie erop toe dat die niet wordt overschreden. Las van tijd tot tijd korte pauzes in.
7. In een goede, effectieve vergadering wordt samen naar oplossingen gezocht. Dit kan worden bevorderd door negatieve kritiek te beperken en constructieve aanvullingen en opmerkingen te stimuleren. Dat kan bijvoorbeeld door in te grijpen als deelnemers elkaar vliegen afvangen, ze zo nu en dan verplichten positieve opmerkingen te maken en brainstormen aan te moedigen.

Ook als deelnemer ben je natuurlijk verantwoordelijk voor een goed verloop van de vergadering.

1. Bereid je goed voor op de vergadering door eventuele stukken te lezen en je standpunten te bepalen.
2. Zorg voor een goed verloop van de vergadering door je eigen bijdragen duidelijk te structureren en door aandacht te hebben voor de bijdragen van de andere deelnemers.
3. Kom na afloop van de vergadering de gemaakte afspraken na.
4. Zorg dat je niet gestoord wordt tijdens de vergadering.

Probeer eens iets nieuws
Door staand te vergaderen kan met dezelfde kwaliteit van de besluitvorming en dezelfde resultaten een vergadering een derde korter worden en levert dus een potentiële kostenbesparing op.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (samenvatting uit: Wilbert van Vree van Vergaderkundig bureau Van Vree)