Een paar jaar geleden dachten managers bij een business case nog aan een schoolopdracht. Tegenwoordig weet men wel beter. Het is nu de gewoonste zaak van de wereld om een investeringsbeslissing te onderbouwen met een gedegen business case. Dit artikel helpt u bij het maken van een business case.

Een business case is heel wat anders dan een business plan. Een business case dient om een investeringsbeslissing te onderbouwen. De kern ervan is een kosten- en batenanalyse. Een business plan daarentegen werkt op een systematische manier een plan uit om bepaalde bedrijfsdoelen te realiseren.

Een business case wordt om uiteenlopende redenen gemaakt: Het management (van de klant) wil inzicht hebben in de kosten en opbrengsten van de oplossing voor een knelpunt of van een verbetering. Bovendien wil deze een inschatting kunnen maken van de haalbaarheid, complexiteit en looptijd van het betreffende project. De leverancier of adviseur wil een beeld schetsen van de waarde van de beoogde verbetering en tevens een inschatting geven van wat er bij de realisatie ervan moet gebeuren. De leverancier weet dat er met een business case verwachtingen worden gewekt en budgetten worden toegekend. In toenemende mate vraagt het management tegenwoordig aan een beoogde leverancier om zelf met een business case te komen.

Een politiekorps wilde weten of aangifte via internet voordelen opleverden. Er werd een business case gemaakt van het systeem en tijdens de inventarisatie bleek al snel dat een systeem binnen een half jaar tijd een infrastructuur kan opleveren waarmee de wachtlijsten op de aangiften balies van de politiebureaus tot de verleden tijd behoren.

Het is lang niet altijd even makkelijk om de opbrengsten goed in kaart te brengen. Indien u bijvoorbeeld de aanschaf van een informatiesysteem overweegt, dan is niet altijd duidelijk hoe bepaalde voordelen als betere toegankelijkheid, verhoogde nauwkeurigheid en het beter voldoen aan bepaalde kwaliteitscriteria zich vertalen naar meetbare baten. Toch is dat juist de uitdaging van een business case: om abstracte voordelen op een uiterst concrete wijze zichtbaar te maken. Deze uitdaging wordt vergroot doordat de beoogde baten mede afhankelijk zijn van factoren die buiten de reikwijdte van de business case…