Zet die beamer uit! Powerpoint-presentaties lijken het ideale middel om de zenuwen van de presentator te beheersen. Dankzij de wonderen der techniek weten we de aandacht volledig op het projectiescherm te vestigen en niet op de verteller. Nederlanders zijn nou eenmaal geen redenaars. Dat zit niet in onze genen. Althans: niet in onze opvoeding en opleiding. De bijdrage Presenteren zonder plaatjes van een jaar terug zorgde voor veel reacties. Veelal eensgezind. ‘Eens, maar hoe moet het dan wel?’ was de strekking. In de discussie die daarop volgde werden heel wat goede voorzetten gedaan. Vandaar nu het vervolg: de perfecte presentatie in tien stappen.

1. De wet van de drie V’s: Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden
2. Uw doelstelling: emotioneren
3. Wees emotionerend
4. Gebruik uw lichaamstaal
5. De magie van het getal drie
6. Verzin one-liners
7. Sheets: JA; Bullets: NEE
8. Wijk af
9. Vermijd discussies over individuele belangen
10. Hanteer de standaard presentatieregels

1.   De wet van de drie V’s: Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden

Trap niet in de valkuil ‘dat doe ik wel even’. Presentaties en voordrachten zijn zelden boeiend. Ze zijn saai, langdradig, bevatten teveel informatie en/of missen richting. Oorzaak: te weinig voorbereiding. Een goede voorbereiding betekent: doelstelling formuleren; doelgroep identificeren en daar de boodschap en wijze van presenteren op aanpassen. En jawel: uitgebreid voor de spiegel staan c.q. oefenen voor uw familieleden. U denkt misschien: ‘Maar dat doen mensen die ik wel eens zie presenteren ook niet.’ Juist! Daarom zijn de meeste presentaties, voordrachten en speeches ook zo dodelijk saai. Zie het als een voordeel: met een goede voorbereiding kunt u gemakkelijk scoren. Voorbereiden betekent ook: geen geklungel met draden, sheets en niet-werkende beamers. Als u hulpmiddelen gebruikt, zorg dat u alles vantevoren heeft getest.

2.   Uw doelstelling: emotioneren

Kennisoverdracht is vrijwel nooit de basisdoelstelling van een presentatie. Kennis komt van papier, een opleiding, uit 1-op1-gesprekken, uit vergaderingen of emailcontact. Maar niet uit presentaties. Daarvoor is het middel veel te vluchtig. Natuurlijk: uw verhaal moet inhoudelijk stevig zijn, maar om een ‘klik’ te krijgen met uw publiek is meer nodig. Gebruik uw presentatie om een ‘mindset’ te creëren, te enthousiasmeren, te overtuigen, te prikkelen, te ergeren (niet aan u zelf natuurlijk), jawel: te emotioneren. Is de interesse eenmaal gewekt, dan reikt u na uw presentatie een informatieve reader uit, voorzien van uw visitekaartje. Liever nog maakt u natuurlijk direct na de presentatie al de nodige afspraken.

Voorbeeld
Een uitgever van een toonaangevend vaktijdschrift werd vaak uitgenodigd om een presentatie te geven over mogelijkheden van samenwerken en adverteren. De man nam geen sheets, beamer of spiekbriefje mee. Hij schoof bij zijn gezelschap aan en ging met hen op anecdotische wijze praten over interessante interviews die in het blad hadden gestaan (‘Oh, u kent hem?’), de goede relaties die hij onderhield met captains of industry en de gelegenheden waar hij zijn klanten regelmatig tegenkwam. In feite zei hij: tot dat wereldje kunt u ook toetreden. Een scherpe offerte neerleggen, allerlei verkoopargumenten opnoemen bleek nauwelijks nodig. Het afgeven van de tariefkaart volstond.

3.   Wees emotionerend

Als uw doelstelling ‘emotioneren’ is, vereist dat emotionerende eigenschappen van u als presentator. Da’s andere koek dan u druk te maken of u de volledige tekst en alle 23 sheets er wel binnen 15 minuten doorheen krijgt. Vergeet even de boodschap die u wilt overdragen en richt u op uw publiek. Wie zijn het, hoe kijken ze tegen u en uw boodschap aan en welk effect wilt u bereiken? Is het enthousiasme? Wees dan enthousiast, maar niet voordat u heeft bepaald hoe uw publiek ‘erbij zit’. Denk aan de cabaretier die de bühne beklimt en honderden verwachtingsvolle, maar kritische mensen tegenover zich heeft. De cabaretier maakt een klapper van een grap en plots zijn de geesten collectief gereinigd. De toon is gezet. Humor werkt bevrijdend. U bereikt ermee dat uw toehoorders zich volledig openstellen voor uw boodschap. Kies bij het overbrengen van een ernstige boodschap overigens voor de omgekeerde volgorde. Begin ernstig en gebruik humor ter relativering. Bent u niet grappig? Geen nood, gebruik dan een hulpmiddel. Een cartoon van Fokke & Sukke uit de NRC of een Dilbert-stripje uit de De Telegraaf. Een anekdote of ‘inside’ mopje kan ook. Soms is de sfeer onder uw gehoor ernstig; sla de humor-variant dan wijselijk over. Niks pijnlijker dan humor die niet aankomt of verkeerd wordt begrepen. Gebruik uw professionaliteit . Iemand die weet waarover hij praat maakt altijd indruk.

Voorbeeld
De directeur van een groot technisch bedrijf spreekt een grote groep economiestudenten toe om ze te interesseren voor een loopbaan in de techniek. Hij begint met een sheet, waarop staat ‘Dit is de laatste sheet’. Leuk – iedereen lacht. De directeur heeft zich ingeleefd in de clichés die onder studenten leven over zijn sector en gaat ze één voor één langs en bevestigt dat ze allemaal waar zijn: Techneuten zijn saai, techniek is ingewikkeld en er zijn veel te weinig vrouwen. Tegelijkertijd vertelt hij welke leuke dingen hij daardoor mee heeft gemaakt. Grote deals (‘die techneut had het nog steeds over bits en bytes, terwijl ik miljoenen zat binnen te slepen’) en spannende situaties (‘Als het fout was gegaan had het een minister de kop gekost’). De studenten evalueerden het college vrijwel zonder uitzondering ‘zeer goed’. Het bedrijf kreeg in de maanden erop ruim honderd open stage-verzoeken en de jaren erop, dat hij weer sprak zat de collegezaal afgeladen vol. Over arbeidsvoorwaarden, functies en doorgroeimogelijkheden heeft hij het nooit gehad.

4.   Gebruik uw lichaamstaal

Hoe u overkomt wordt hoofdzakelijk bepaald door uw lichaamstaal, weten we van de goeroes van het neuro linguïstisch programmeren. Niet uw woorden, maar de manier waarop u ze uitspreekt, uw houding, uw mimiek, uw oogopslag en uw bewegingen vestigen de belangrijkste indruk. Vuistregel is: pas uw lichaamstaal en intonatie aan aan de emotie die u wilt overbrengen. Als u iets ernstigs wilt benadrukken, zet dan de tijd even stil om indruk te maken. Sta stil, laat een stilte vallen, kijk uw toehoorders indringend aan en spreek met veel klemtonen. “…Drie… miljoen… Euro… Verlies.’ Zodra u in de oplossingensfeer komt, verandert u uw lichaamstaal en intonatie volledig: u beweegt, maakt gebaren en spreekt vlot, zelfverzekerd en met enthousiasme. Wees niet bang iets geks te doen. Een HBO-student ging tijdens een oersaaie en langdradige presentatie over strategisch management plotseling op de tafel staan om een scene uit de cup-a-soup reclame na te doen. Hij liet daarmee -letterlijk- een onvergetelijke indruk achter. Vergeet ook uw kleding niet: U bent wie u bent, natuurlijk, maar als u een presentatie houdt heeft u doorgaans te maken met mensen die u niet of onvoldoende kennen. Anders had u wel face-to-face met ze aan tafel gezeten. Kleedt u daarom onberispelijk, trek uw beste pak aan. Gebruik het Sinterklaas-effect, een bisschop die altijd gekleed is in een indrukwekkend gewaad. Zelfs de grootste macho voelt zich even klein als die bij Sint Nicolaas op schoot wordt gevraagd, nietwaar? Zelfs als Sinterklaas de verklede buurman is.

5.   De magie van het getal drie

Uit reclameonderzoek is bekend dat een reclameuiting pas goed beklijft nadat die drie keer is getoond. Waarom zou dat bij presentaties anders zijn? Herhaal uw boodschap minstens drie keer, al dan niet verpakt in andere bewoordingen. Herhaal niet alleen uw boodschap drie keer, maar maak nog meer gebruik van de magie van het getal drie. De menselijke geest kan maar moeilijk meer dan drie dingen tegelijk aan. Herinnert u zich nog hoe lastig het was om op school rijtjes te onthouden? Juist. Mik daarom altijd op drie: behandel maximaal drie onderwerpen, geef drie krachtige argumenten, drie voorbeelden en als u toch sheets gebruikt: niet meer dan drie bullets per sheet.

6.   Verzin one-liners

Uw presentatie is al succesvol als uw toehoorders één aspect van uw presentatie oppikken en onthouden. Wees uw publiek daarbij behulpzaam en zorg voor one-liners (niet meer dan drie dus) die beklijven. Een one-liner is iets anders dan een motto. Een one-liner bevat in heel korte bewoordingen doch heel concreet uw belangrijkste boodschap, terwijl een motto vooral in algemene bewoordingen uw doelstelling weergeeft. One-liners verzinnen is moeilijk. Een hulpmiddel kan zijn u zelf de ‘koppenmaker’ van een krant te wanen. Verzin de krantenkop boven uw betoog en voilà! Voorbeelden van one-liners zijn: ‘Met dit softwaresysteem gaan verkopers meer verkopen, marketeers meer in de markt zetten en controllers meer controllen’, ‘Elke dag die we wachten met de introductie van dit product laten we 100.000 Euro aan omzet lopen’ en ‘Met meer kinderopvangplaatsen investeert u niet alleen in tevreden medewerkers maar ook in tevreden kinderen’. Bij die laatste kan een sheet met een vrolijk kindergezichtje wel functioneel zijn trouwens.

7.   Sheets: JA; Bullets: NEE

In het eerste deel van Presenteren zonder plaatjes werd betoogd dat sheets (of nog erger: door beamers geprojecteerde powerpointplaten) de aandacht afleiden. Hoe vaak heeft u gehoord: ‘Ik heb nou toch een interessante sheetpresentatie gezien…’? Nooit waarschijnlijk. Uw toehoorders onthouden niet uw sheets, maar u. Dat betekent niet dat plaatjes geen effect hebben, integendeel. Maar alleen als ze uw verhaal versterken. Vermijd daarom tekstsheets, die leiden maar af. Gebruik waar nodig grafieken, situatieschetsen, een foto of een cartoon. Voor de rest zet u de apparatuur gewoon uit. Het gaat immers om uw verhaal. Denk aan de directeur die bij het begin van zijn presentatie een sheet op de overheadprojector legde met daarop ‘Dit is de laatste sheet’ (zie voorbeeld onder 3).

8.   Wijk af

Doe iets wat uw toehoorders niet verwachten. Laat de tafels verzetten, geef iedereen een 3-D-bril, gebruik ‘geheimtaal’ in uw reader, introduceer een nieuwe term, maak iets kapot, film de reacties van uw toehoorders, zeg dat u er eigenlijk geen zin in hebt, geef een cadeautje weg. Wijk af en de aandacht is geheel en al op u gevestigd.

Voorbeeld
Een productmanager had voorafgaand aan een productintroductie een schijnwerper geplaatst op de deur, speelde spannende muziek af… maar in plaats van door de deur binnen te komen, bleek de man al in het publiek te zitten, precies aan de andere kant van de zaal. ‘Kan iemand de muziek en die schijnwerper uitzetten, dan kan ik aan mijn verhaal beginnen.’

9.   Vermijd discussies over individuele belangen

Interactie tijdens een presentatie is goed. Maar vermijd dat toehoorders hun individuele belangen gaan verdedigen en vooral met elkaar gaan discussiëren. ‘Ja, maar kan het niet goedkoper?’ of ‘Kunnen we dit niet combineren met mijn lopende project?’ of nog erger: ‘Mijn afdeling doet al iets soortgelijks’. Het is verleidelijk en lijkt alleszins redelijk om tijdens of na een presentatie te gaan onderhandelen. Maar het is dom! Een one-to-many onderhandeling verliest u altijd. Vermijd dat soort discussies zorgvuldig en maak persoonlijke vervolgafspraken om tegemoet te komen aan individuele belangen.

10.   Hanteer de standaard presentatieregels

Deze stappen zijn niet bedoeld om bestaande ‘presentatiewetten’ te vervangen. Ze dienen alleen ter aanvulling. Aloude principes hebben niet aan waarde ingeboet: formuleer een heldere doelstelling, zorg voor een verhaal met kop, romp en staart, spreek in duidelijke en korte bewoordingen, vermijd details, presenteer niet alleen, maar communiceer en interacteer. En natuurlijk: kijk niet naar het beeldscherm, maar naar uw publiek.

Heeft u wat aan deze tips of weet u er nog andere, betere? Laat het hieronder weten!

Gerelateerde items