Reorganiseren zou meer moeten zijn dan het denken in structuren, harken, kolommen, zuilen en formaties. Bij 'echte' reorganisaties zouden de werkprocessen centraal moeten staan, gericht op de eindgebruiker of afnemer: die werkprocessen moeten permanent worden geoptimaliseerd om zo het beste resultaat te genereren. Niet denken in procedures, maar in vertrouwen, in chemie tussen mensen. Begin bij de afnemer en geef die afnemer een prominente rol bij het herinrichten van die werkprocessen. Zo dwing je de organisatie tot samenwerking en breng je de buitenwereld naar binnen! Daarmee positioneer je een structuurdiscussie eerder als sluitstuk dan als start van een reorganisatie.

Structuur is een afsprakenstelsel gebaseerd op vertrouwen

Toen ik een vijf jaar geleden de overstap maakte naar een managementfunctie, waarschuwden mijn nieuwe collega's mij al voor het fenomeen 'reorganisatie'. Als adviseur had ik behoorlijk wat ervaring opgedaan met transities in de publieke sector, maar een echte 'reorganisatie' bij een overheidsinstelling had ik nog nooit aan den lijve mogen ervaren. Nog steeds is dat een van mijn belangrijkste verwonderpunten: waarom gaat dit zo? Velen hebben er last van, maar toch blijven we op die klassieke wijze reorganisaties uitvoeren. Zo besteden we veel schaarse energie aan de verkeerde dingen!

In zijn recente boek 'Structuur Doorzien' heeft Doede Keuning dit pakkend beschreven aan de hand van het voorbeeld van 'de blinde ziener'. Wat was het geval? Keuning was als expert gevraagd om te bemiddelen in een conflict met de medezeggenschap over een hoog oplopende structuurdiscussie. Eén van de OR-leden was blind en kon het gepresenteerde eindplaatje van de voorgestelde structuur niet zien. Deze blinde man speelde een bijzondere rol als ziener in dit arbitrage-adviesproces: omdat hij het plaatje niet kon zien, luisterde hij goed en begreep dus de woorden die in essentie het nieuwe afsprakenstelsel vormden. Een organisatiestructuur is immers een afsprakenstelsel. Dit afsprakenstelsel kan men nooit zien, dat moet vooral beluisterd, begrepen en aanvaard kunnen worden, anders zal het nooit gaan werken!

Begin bij de afnemer!

Veel overheidsorganisaties waren in het verleden gesloten systemen, waarbij de stem van de afnemer nauwelijks doordrong in de interne organisatie. Gebruikers werden gewoon niet betrokken bij reorganisaties! Men opereerde vanuit regels, procedures, rechtmatigheid, handhaving en aanbodgestuurde cultuur. Er was…