Contractmanagement

• Inleiding
• Wat is er aan de hand?
• Business case: contractverlenging en opzegtermijn
• Business case: staffelkortingen
• Business case: ICT
• Wat zijn de gevolgen?
• Wat kunnen organisaties doen?
• Informatietechnologie
• Conclusies
• Stelling

Inleiding

Het vastleggen van afspraken tussen partijen in een contract wordt gezien als een normale zaak. Ondanks dat het ervaren wordt als een langdurig en soms frustrerend traject.

Echter, wat niet als een normale zaak wordt gezien is het beheren van contracten (zie figuur 1). Dit artikel laat u zien dat deze perceptie niet juist is. Bovendien biedt de huidige informatietechnologie steeds meer mogelijkheden om het contractmanagement te vergemakkelijken.

Wat is er aan de hand?

Door toenemende management aandacht voor goed georganiseerde sourcingfuncties krijgt ook contractmanagement meer en meer management aandacht. Immers, afspraken met leveranciers worden vastgelegd in contracten.

Contractmanagement is naast het afsluiten van contracten ook het beheer van de contracten. Het beheer wordt vaak vergeten of wordt onvoldoende ingevuld.

Om een eerste gevoel voor de problematiek te krijgen kunnen de volgende vragen worden gesteld:

1. Waar liggen de contracten?
2. Wie beheert die contracten?
3. Hoe toegankelijk zijn de contracten?

Tijdens het doorlichten van Sourcingprocessen blijkt het beheer van contracten te wensen over te laten. Dat blijkt onder meer uit het moeilijk kunnen vinden van de contracten, slecht onderhouden contracten en verschillende contracten met dezelfde leverancier.

Contracten komen dan pas boven tafel ingeval van geschillen of bij overnames en fusies (het zgn. due dilegence onderzoek).

Contracten zijn levende documenten. Dat betekent dat er mutaties plaatsvinden in het contract. Het muteren van contracten vraagt om het structureren van het beheer van de contracten.

Aan de hand van een drietal business cases wordt duidelijk gemaakt dat contractmanagement een activiteit is die veel mensen bezighoud in organisaties. Daarnaast illustreren de cases dat contractmanagement niet alleen een verantwoordelijkheid is van juristen. Contractmanagement is een multidisciplinaire organisatiefunctie.

Business case: contractverlenging en opzegtermijn