Feedback of terugkoppeling geven betekent dat u aan een ander laat weten wat u vindt van de resultaten van zijn werk. Het houdt ook in dat u een ander informeert over de effecten van zijn gedrag. Het gaat altijd over het effect dat het gedrag heeft op ú, dus zegt het net zo veel over de ander als over uzelf. Feedback geven betekent: medewerkers helpen, stimuleren en hen beter laten worden in hun werk. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt goed feedback geven een hele kunst.

Voorwaarden rond feedback

Veel mensen vinden het moeilijk om feedback te geven. Het past namelijk niet in onze cultuur om bemoeizuchtig en direct te zijn en in te breken op iemands autonomie. Het gevolg is dat mensen niet meer hun eigen verantwoordelijkheid durven te nemen.

Regelmatig bestoken managers hun medewerkers met opmerkingen als: ‘Ik heb gehoord dat…’ of: ‘Je collega zei dat…’. Hiermee komt u op gevaarlijk terrein, want een medewerker wil meteen weten van wie u dat heeft gehoord. Deze manier van feedback geven komt de werksfeer dan ook niet ten goede.

Het geven en ontvangen van feedback verlangt van zowel de gever als de ontvanger de nodige openheid. Als iemand geen feedback wil ontvangen, werkt het niet. Belangrijk in een feedbackgesprek is dat er – ondanks een functionele hiërarchie – gevoelsmatig sprake is van gelijkwaardigheid, vertrouwen en wederzijds respect. U voert een gesprek met élkaar, u praat niet óver elkaar. Beide gesprekspartners moeten zich veilig voelen. Zorg er dan ook voor dat er ruimte is in tijd, omgeving en omstandigheden.

Vaak ook nemen managers niet de tijd of moeite om zelf te observeren. Als u feedback geeft, doe dat dan altijd aan de hand van uw eigen ervaringen, zonder u achter anderen te verschuilen.

Gordon Ramsey  ‘That’s not a crabcake. It’s a crapcake!’

Feedback geven is niet het tot op het bot afbranden van uw medewerkers en hen tot wanhoop drijven. U bereikt veel meer door op een opbouwende manier feedback te geven aan uw medewerkers. Elke keer dat je een slechte performer uitfoetert, kun je hem in plaats daarvan ook coachen – en daarmee de businessresultaten oppoetsen.

Drie stappen van feedback:

Stap 1: ik zie, hoor, ruik, proef, lees
U neemt uw verantwoordelijkheid door feedback te geven op basis van uw primaire zintuigen. Beschrijf uw feedback aan de hand van wat u ziet, hoort, ruikt, lees en/of proeft. Bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat je steeds langer wegblijft tijdens de lunchpauze.’

Stap 2: ik voel
Uit de eerste stap trekt u de conclusies en geeft u aan wat u voelt – op basis van uw secundaire zintuigen. Verwar dit niet met wat u ‘vindt’! Bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat je steeds langer wegblijft tijdens de lunchpauze en daardoor voel ik mij niet serieus genomen.’ (zeg dus niet: ‘…en daarom vind ik dat jij er de kantjes van af loopt’).

Stap 3: is dat zo?
Vervolgens vraagt u of het klopt wat u heeft gezien en wat de reden is voor het gedrag. Bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat je steeds langer weg blijft tijdens de lunchpauze en daardoor voel ik mij niet serieus genomen. Is dat zo? Wat is er aan de hand?’)

Nog enkele tips:

  • Geef zowel positieve als negatieve feedback.
  • Geef beschrijvende feedback: vel dus geen waardeoordeel en moraliseer niet.
  • Beschrijf uw eigen reactie (ik-boodschap): zo laat u de ander vrij deze informatie naar eigen wens te gebruiken.
  • Wees specifiek en ‘to the point’: geef aan over welke situatie u het heeft en wanneer het voorval plaatsvond. Zowel u als uw gesprekpartner moet voordeel uit de feedback halen.
  • Geef alleen feedback op gedrag dat de medewerker kan veranderen, niet op tekortkomingen waar niemand iets aan kan doen.
    Leg uit wat het verschil is tussen zijn prestaties en wat je van hem verwacht. Treed in detail (‘je offertes zijn niet precies genoeg en de prijzen kloppen niet’ in plaats van ‘je levert broddelwerk’). Beschrijf ook het gevolg van het ondermaats presteren (‘we moesten jouw prijzen aanhouden en dat heeft ons 6000 euro gekost’).
  • Praat direct in termen van concreet gedrag, maar houd daarbij welk rekening met omgevingsomstandigheden (zoals emoties).
  • Controleer of de boodschap is overgekomen. Bevestigende knikjes zijn niet genoeg. Vraag de onderpresteerder wat hij voortaan anders gaat doen.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: ManagerNet

Gerelateerde items