Wie houdt de kwaliteit van de externe auditors in de gaten?

Ik heb jarenlang voor een Japans bedrijf gewerkt , en daar leer je wat de externe auditor komt doen : hier en daar de Q-standaard aftoetsen en zien dat het goed is (alhoewel er uitzonderingen zijn die je echt wel helpen om op een kwaliteitsvolle manier te werken ) .
En dat is ook wat de direktie meestal wil : zien dat het goed is .
Ik denk dat we ook niet naïef mogen zijn rond de oorsprong van kwaliteit : meer geld verdienen door zaken efficiënter te doen !
Daarom is het goed om als kwalteitsmanager zelf te zorgen voor een ‘document X’ dat kan voorgelegd worden aan de auditor : hoe goed werkt een Teian systeem in ons bedrijf ? Rapporteren we onze KPI’s volgens QOS ? Hoe wordt continuous improvement gestimuleerd bij ALLE medewerkers ? En dit alles overgoten met een sausje van verbeteringen in onze processen ( liefst in euro’s !! ) die door deze aanpak bekomen worden .

Dan is de auditor tevreden ( evidence ! ) én de direktie ($ ! ) én jezelf ( ik ben ! )

Q leeft op zich , en heeft geen auditors nodig .

Inderdaad een heel herkenbare situatie. Externe audits met toegevoegde waarde (naast het oh zo gewilde certificaat) zou voor externe auditoren en bedrijven een manier zijn om zich te onderscheiden van de rest zeker binnen een concurrerende markt. Met toegevoegde waarde zou ik denken aan iets meer dan een paar afwijkingen van het onvoldoende gebruik van bepaalde formulieren. Klantbekendheid, echt effectieve continue verbetering etc.

Toch vind ik dat zoveel kwaliteitsmanagers leiden aan het syndroom van “mijn directie herkent, begrijpt en ondersteunt mij en het kwaliteitssysteem niet”, dat het een epidemie lijkt. Is het niet zo dat wij, als kwaliteitsmanagers, de specialisten zijn die de directie moeten bewustmaken, stimuleren en overtuigen van het nut van een kwaliteitssysteem. Als het management dat niet inziet, is dat misschien omdat het kwaliteitssysteem inderdaad geen nut heeft behalve mensen dwingen om formulier X te gebruiken.

Een kwaliteitssysteem moet een bijdrage leveren aan de bottom line en klanttevredenheid. Als dat niet zo is of niet zichtbaar genoeg is voor iedereen inclusief het management betekent dat niet dat we als kwaliteitsmanager eerst naar onszelf en onze aanpak moeten kijken en dan pas naar de directie?

Ik begrijp de reactie van Jaap Scheurleer uitstekend. Het is kennelijk zo dat er nog te veel auditoren in Nederland op het niveau van “documentcontrole” blijven hangen. Jammer, jammer. Een certificerende instelling onder wiens verantwoordelijkheid de auditoren werken, heeft mijns inziens de verplichting om continu te werken aan de kwaliteitsverbetering van auditoren. Het toetsen aan conformiteit aan de norm is 1 ding, maar binnen die norm de accenten goed leggen is iets anders wat kennelijk een deel van de beroepsgroep nog niet geheel in de vingers heeft. Het is wel zo dat de Raad voor Accreditatie het functioneren van auditoren toetst, zowel in de praktijk (bijwoningen) als in theorie (beoordeling auditorkwalificaties bij de certificeerder zelf alsmede het beoordelingssysteem van de certificeerder). Hoe een auditor het daadwerkelijk doet, kan de Raad natuurlijk alleen “on site” toetsen. Het betreft hier dan een zeer kleine steekproef die wordt genomen. De certificerende instelling zelf dient dus een beoordelingssysteem te hebben, waaronder eigen bijwoningen om zodoende de kwaliteit van het functioneren van auditoren vast te stellen en te verbeteren. De certificerende instelling bepaalt zelf binnen algemene randvoorwaarden wat die kwaliteit dient te zijn. Mijns inziens zegt de kwaliteit van het functioneren van een individuele auditor dus ook al snel iets over de kwaliteitsbehoefte van een certificeerder.
De randvoorwaarden die ik hiervoor aangaf zijn omschreven in de EN ISO 19011:2002 (Richtlijnen voor het uitvoeren van kwaliteits- en/of milieumanagementsysteemaudits). In hoofdstuk 7 van deze bindende norm wordt iets gezegd over de bekwaamheid en beoordeling van auditors. Dit is echter een erg algemeen hoofdstuk, met veel “bewegingsruimte”. Mijn hoop is echter meer gevestigd op de ISO/IEC 17021: een accreditatienorm waar iedere certificeerder die onder accreditatie managementsystemen certificeert, uiterlijk september 2008 aan dient te voldoen. Aan deze norm zal nog een deel 2 worden toegevoegd, waarin in lijn met de 19011 een verdere invulling zal worden gegeven aan de competenties en kwalificatie-eisen van auditoren. Hierdoor ontstaat er meer externe druk op de certificerende instellingen om meer te investeren in auditoren, mijns inziens een absolute noodzaak om de huidige verschillen in het functioneren van auditoren in Nederland te verkleinen en het algemene kwaliteitsniveau van certificering verder te verhogen. Ik zie dat in de komende jaren als belangrijk speerpunt voor deze beroepsgroep en 1 van de belangrijkste voorwaarden voor het bestaansrecht van Certificatie in Nederland.