Bij aanbestedingstrajecten voor consultancy is de prijs helaas vaak de doorslaggevende factor. Op zich is het vanuit het standpunt van de opdrachtgever volstrekt logisch naar de kosten te kijken. Toch leidt deze eenzijdige aanpak niet altijd tot de gewenste resultaten. De opdrachtgever doet zichzelf in bepaalde mate zelfs tekort.

Op het moment dat externe adviseurs worden benaderd, kijken bedrijven teveel naar de uiterlijke kenmerken van een adviesbureau. Omzet, aantal medewerkers en uurtarief vormen een belangrijke leidraad om tot een keuze te komen. Naar de inhoudelijke kant van het voorstel en de beoogde resultaten wordt nauwelijks gekeken.Terwijl de kosten aan het eind van een project alsnog hoog kunnen uitvallen, zelfs zonder dat de beoogde resultaten zijn behaald. Recente voorbeelden zijn uitvoering in de pers beschreven.

Het adviesbureau zou zelf dan ook een andere rol moeten aannemen in het aanbestedingstraject, door vooraf concreet aan te geven wat de verwachte resultaten van een project zijn, binnen welke termijn deze resultaten worden geboekt en met welke zekerheid. De afgesproken kosten en opbrengsten kunnen dan in de overeenkomst als basis gelden voor de waardering van dat adviesbureau. Beide partijen hebben een belang bij het behalen van het resultaat en gaan dus meer als partners samenwerken.

Deze aanpak zorgt ervoor dat projecten na afloop op resultaat kunnen worden beoordeeld, omdat de invloed meetbaar en aantoonbaar is. Conclusies over het succes zijn zo op een objectieve manier te trekken. Daarnaast zorgt de aanpak er voor dat werkelijk iedereen die bij het project is betrokken belang heeft bij een succesvol project. De gewenste verandering wordt zo tijdens de project-implementatie al ‘eigendom’ van de betrokken medewerkers, die op hun beurt als project-ambassadeurs de kennis doorgeven aan andere lagen in de organisatie.

Er zijn 3 stappen die bedrijven kunnen helpen bij het selecteren van het juiste adviesbureau dat in staat is om de gewenste resultaten binnen de afgesproken termijn te realiseren:

- Waar ligt de behoefte?
Opdrachtgevers moeten weten welke behoefte er is aan advies en resultaat voordat er met consultants gesproken wordt. Is er een gebrek aan ‘handjes’, creativiteit, of kennis en kunde? Moet er een manier van werken worden nagestreefd die op korte en langere termijn resultaat oplevert? Het loont om voor een aanbesteding deze zaken zelf op een rijtje te krijgen en een gedetailleerd stappenplan te maken. Zo wordt duidelijk wat de verwachtingen zijn ten aanzien van de consultants en wat de onderneming zelf zal doen om te verbeteren. Het laatste is vanzelfsprekend ook een voorwaarde voor duurzaamheid van de verandering.

- Marktverkenning
De marktverkenning moet bestaan uit een beoordeling op basis van geleverde resultaten. Het adviesbureau moet worden beoordeeld op sterktes en zwaktes, op ervaring in de sector of op basis van geleverde resultaten en referenties. Verder moet er goed gekeken worden naar de chemie tussen beide partijen. Het team dat het beste strategisch advies geeft is niet noodzakelijkerwijs het beste implementatieteam.

- Doelstellingen
De laatste stap is om, na een grondige gezamenlijke analyse van de status quo versus de ambitie van de onderneming , samen met het adviesbureau concrete, meetbare (en haalbare) doelstellingen vast te stellen, voor zowel de ‘eigen’ mensen als voor de adviseurs. Belangrijk hierbij is dat resultaten tussentijds getoetst worden, om op tijd bij te kunnen sturen indien nodig.

In de Verenigde Staten is het model van delen in successen en risico’s (“skin in the game”) al gemeengoed. Daar worden niet langer meer op basis van vertrouwen astronomische bedragen uitgegeven aan consultants die niet ‘mee ondernemen’ door risico te delen in de opdrachten. Het wordt nu tijd dat organisaties in Nederland zich ook meer bewust worden van de eisen die ze kunnen en mogen stellen. Het komt de relatie tussen opdrachtgever en consultant zeker ten goede.

Jeroen van der Meer, vice president operations en country manager Benelux bij Celerant Consulting

Deze column werd ingezonden door Jeroen Meer. Heeft u ook iets wat u bezig houdt? Plaats uw eigen column ›

Gerelateerde items