Inleiding

Binnen de overheid en het bedrijfsleven wordt zeer veel ingekocht. Toch krijgt de inkoop zowel in beleidsmatig als in beheersmatig opzicht vaak onvoldoende aandacht. In veel gevallen is er geen expliciet inkoopbeleid geformuleerd, zijn de inkoopprocedures gebrekkig, is er onvoldoende contractbeheer en ontbreekt er een professionele inkoopfunctie. Inkoop omvat zowel de inkopen voor het primaire proces als de facilitaire inkopen en de inhuur van extern advies en onderzoek.

De inkoophandleiding is een instrument om het inkoopbeleid gestalte te geven als tool of management.

Dit betekent echter wel dat er eerst een inkoopbeleid moet worden geformuleerd. Een formeel vastgestelde inkoophandleiding kan ook leiden tot een hogere status van de inkoopfunctie.

Zoals bij ieder instrument geldt gaat het uiteindelijk om de effectiviteit (=kwaliteit x acceptatie x management). Vormgeving en een zorgvuldige implementatie is van groot belang evenals de rol van het management om aansluiting te krijgen bij de bestaande cultuur in de organisatie.

Het inkoopproces kan worden onderverdeeld in een aantal logische stappen. De hierna beschreven handleiding is opgebouwd rondom deze onderdelen van het inkoopproces. Elke stap levert een bepaalde output, welke in het centrale contract-dossier wordt opgeslagen. Het contract-dossier wort benut om achteraf het verloop van het inkoopproces te kunnen beoordelen en verantwoording af te leggen.De maatregelen ter handhaving van de integriteit zijn in de procedure geïntegreerd.

De doelstelling van een inkoophandeling

Een inkoophandleiding is erop gericht om de inkoopeffectief , d.w.z. gericht op het realiseren van de doelstellingen van het inkoopbeleid (het tijdig verkrijgen van zaken/diensten die aan de daaraan gestelde kwalitatieve enkwantitatieve eisen voldoen), efficiënt , zo zuinig mogelijk en rechtmatig te laten verlopen. Ook hetintegriteit svraagstuk speelt hierbij een belangrijke rol.De inkoop wordt in dit kader aangemerkt als een risicovol proces.In de inkoophandleiding dient hiertoe een gedragscode te zijn opgenomen.

Verschillende functies...

Het opstellen en hanteren van een inkoophandleiding kan een aantal functies hebben:

  • de vastlegging van het inkoopproces
  • een instrument om de doelstellingen van het inkoopbeleid te…