E-auctions zijn (nog) onethische aanbestedingsdraken
Ik wil op zeer korte termijn een dwingend protocol
Ongeveer twee jaar geleden presenteerde ik een beschouwing betreffende elektronische veilingen via een ander medium. In deze beschouwing stelde ik o.m. dat het houden van elektronische veilingen (zogenaamde e-reverse auctions – vrij vertaald: het tegen andere partijen afbieden op de prijs van een aangeboden pakket) in potentie een enorme dosis onethische elementen bevatte, en dat ik op basis daarvan tegen deze vorm van aanbesteding was.
Eerst heel kort inleidend; wat houdt zo’n veiling grosso modo in. Een partij heeft een inkooppakket in de aanbieding (zeg bijvoorbeeld: onderhoud gebouwen). Deze partij informeert een aantal potentiële aanbieders omtrent deze materie en geeft hen inzage in de wensen en eisen. Vervolgens wordt een tijdstip vastgesteld dat de (eventueel voorgeselecteerde) marktpartijen kunnen aanbieden via een elektronische marktplaats. Zij krijgen daartoe een unieke code, en kunnen gedurende een periode (meestal een of enkele uren) een bod uitbrengen op het betreffende pakket. Zij krijgen tussendoor de melding of zij hun aanbieding moeten verbeteren. Tenslotte zal op het sluitingstijdstip de laagste aanbieder worden gecontracteerd (tenzij dit a. later gebeurt of b. een bepaling is opgenomen dat niet perse wordt gegund).
Ik ben nog steeds niet van mening veranderd, en sterker nog, mijn mening is inmiddels gestaafd door de “common practise”. Vanzelfsprekend zijn er marktpartijen die op ethische wijze een veiling houden, maar te frequent kom je in de inkoopwereld de anekdotes tegen van volstrekt onethische verlopen veilingen. Wat zijn namelijk de gevaren van een dergelijk elektronische veiling?
- De feitelijke elektronische afhandelingprocedure is (meestal) een “black book”; alleen de aanbestedende partij, of diens dienstverlener (facilitator), hebben inzage in de gegevens van aanbieders en biedingen. Een geslepen aanbestedende partij kan hier dus gebruik van maken door bijvoorbeeld een nepbod uit te brengen. Hiermee krijgen de andere aanbieders een melding dat hun bod te hoog is, terwijl dit in werkelijkheid manipulatie is.
- Er is sprake van een te hoge druk (stress) op de aanbieders hun prijzen te laten dalen, zonder dat zij feitelijk de tijd hebben deze lagere prijzen zorgvuldig door te rekenen of anderszins te overwegen (resources / logistiek). Men kan tegen voeren dat een aanbieder dan maar van te voren een zorgvuldige break-even calculatie moet maken, maar dat is in de praktijk van onderhandelen allang achterhaald. Op het moment suprème is de gemiddelde aanbieder onder druk van de klok genegen toch een iets te ruime concessie te doen. In normale onderhandelingen heeft men voor dergelijk handelen langer de tijd.
- Er wordt van te voren een tijdstip gesteld waarop de veiling is afgelopen. Echter, sluwe marketeers bieden pas op het laatst. Hierdoor kan de aanbestedende partij overwegen de biedperiode te verlengen om het momentum niet te missen. Dit staat haaks op ethisch handelen, daar bijvoorbeeld bij een normale veiling gewoonweg wordt afgeslagen nadat het laatste bod niet tijdig is gepareerd met een verbeterd bod.
- Er bestaat de kans dat een (favoriete) marktpartij via de telefoon/telefax/e-mail informatie ontvangt van de aanbestedende partij. Deze praktijk vindt vanzelfsprekend ook plaats tijdens normale onderhandelingsvormen, maar in casu heeft de aanbieder veel minder tijd onderzoek te plegen of anderszins te reageren.
Deze gevaren zijn niet virtueel aanwezig, maar inmiddels bewezen praktijk. Dit is een volstrekt onethische gang van zaken, welke indruist tegen vele elementen van de ethische code van menig inkoopplatform. Het duidt op volstrekt bagatelliseren van de positie van de aanbieder en diens rechten, en dat alles ten faveure van het behalen van een gunstig inkoopresultaat. Het is een vorm van uitwringen welke ik ten principale afwijs, en die iedere inkoper zou moeten afwijzen. Indien partijen het wenselijk achten om dergelijke praktijken te bezigen, dan dient men te kiezen voor een open en traditionele aanbestedingsvorm, waarbij de leverancier de inkoper in de pupillen (v.v.) kan kijken, en zelf kan overwegen of hij moet afhaken of niet. Tijdens een e-reverse-auction krijgt men die tijd en gelegenheid (zeker psychisch – gevoelsmatig) minder.
Ben ik dus ten principale tegen e-reverse-auctions? Neen. Maar ik ben er wel een groot voorstander van dat er op zeer korte termijn een dwingend protocol wordt voorgeschreven, dat onder meer het volgende regelt:
- Veilingen alleen onder toezicht van een notaris (opmaken van akte)
- Kraakheldere specificaties, wensen en eisen (geen marchanderingsruimte)
- Geen vaste duur van de veiling, maar een duur vaststellen, waarbij na afloop van die duur door alle partijen een (gesloten – m.a.w. zonder mededeling over hoogte c.q. positionering van bod aan anderen) “best bid” kan worden gepleegd binnen tien minuten na sluiting van de “open veiling”.
- Open boek ten aanzien van de deelnemende aanbieders. Tijdens openbare aanbestedingen worden immers de aanbieders ook openbaar gemaakt. Dit bevordert de open structuur, en voorkomt schimmige praktijken, achterdocht en achterklap.
- Absoluut verbod op het stimuleren van een verlaagd bod door het toesturen van prikkelende teksten als “met dit bod kwalificeert u zich niet”. Men dient op bijzonder bescheiden wijze een rangschikking of actualisatie van de veilingstand te melden, liefst door op de marktplaats zelf een passief item toe te voegen dat de stand van zaken weergeeft, zoals dat op een normale veiling ook vaak gebeurt.
- Volstrekte helderheid vooraf en achteraf over de gunningprocedure. Aangeven dus, of er te allen tijde wordt gegund of dat rechten worden voorbehouden niet te gunnen. Tevens aangeven of de laagste bieder automatische wordt gegund, of dat dit, bij wijze van spreken, enkele dagen laten plaats vindt. Bovendien dient men met dit soort procedures openheid te betrachten en dient men tevens publicatie te plegen van de succesvolle aanbieder, gelijk aan de Europese Richtlijnen voor openbare aanbestedingen.
Ik ben heel benieuwd wanneer mijn wens in deze in vervulling gaat. Het zou het blazoen van de inkoper oppoetsen, en de verkopers het gevoel geven dat hun rechtspositie beter wordt bewaakt. Mijn ervaring is dat zaken doen, ten langen leste, het beste verloopt als partijen wederzijds gelukkig met elkaar zijn. Dat wederzijdse geluk vindt zijn basis bij de totstandkoming van de overeenkomst. Die procedure moet zich dus op het vlak van ethisch handelen en wederzijds respect afspelen, anders begeven wij ons op een hellend vlak, waarbij partijen niet naar een symbiose groeien, maar naar polemiek en tegenstrijdige belangen.
E-reverse-auctions? Ja. Maar wel volgens de ethische normen en waarden van handelen dus!
Allert Goossens
GHC International
www.ghc-international.nl
Deze column werd ingezonden door A.M.A. Goossens. Heeft u ook iets wat u bezig houdt? Plaats uw eigen column ›
Uw column verwoordt goed de knelpunten waar men als bieder mee geconfronteerd wordt .Los van sommige onethische praktijken stellen zich ook tal van juridische vragen.
De auctions zijn meestal grensoverschrijdend , welke wetgeving is dan van toepassing ? Wat te denken van de ervaring die ons bedrijf had bij een auction waaraan wij onlangs deelnamen ?
Wij waren de bestaande leverancier voor het pakket waarvoor biedingen werden gevraagd Wij hadden in het verleden een winstmarge van 5 pct gerealiseerd voor dit pakket . Tijdens de bieding bieden wij af tot 1 a 2 pct en haken dan af . Er volgt nog 1 lager bod Nu worden wij door de klant benaderd omdat hij voor 200 euro liever niet het risico loopt om van leverancier te veranderen . Kan je van een auction spreken als de laagstbiedende niet automatisch gegund wordt ? Zijn wij gebonden door ons bod dat niet het laagste en het laatste was?
Ons wordt als hetware op die wijze 6000 euro winst ontnomen en onze concurrent wordt gewoon misbruikt om de prijs tot op een break even punt te brengen.
Het is niet prettig zaken doen op deze wijze want als bieder verlies je altijd.
Een sluitende Europese regelgeving zou dus welkom zijn
Heer of mevrouw Roelandt, uw vragen sluiten prima aan bij de vele anekdotes omtrent e-auctions. Veel auctions missen de juridische kaders van een normale aanbesteding, waarbij voorwaarden, recht en wensen/eisen vaak veel duidelijker zijn afgekaard.
Het is bij omissie van duidelijke kaders lastig (op afstand) vast te stellen of u als tweede bieder uw prijs gestand moet doen. Indien bij voorselectie / voorinschrijving dit soort hypotheses niet is omschreven in de voorwaarden (termijnen, geldigheid, gunningscriteria) dan neig ik ernaar te stellen dat er bij auctions sprake is van een eenmalig bod, wat haar waarde verliest indien u niet binnen de afgesproken termijn wordt geinformeerd dat het bod is aanvaard. U bent in een dergelijk geval gerechtigd uw bod bij te stellen mocht men later bij u komen met de mededeling dat uw bod na ampel overleg toch in aanmerking komt voor aanvaarding. De aanbestedende partij heeft dan immers zijn rechten verworpen door u niet binnen redelijke (of afgesproken) termijn van aanvaarding op de hoogte te stellen.
In de door u gestelde casus komt het overigens op mij over dat er absoluut geen sprake was van een duidelijk spelregelkader als ook omissie van openbaarheid. De bieder van het laagste bod heeft blijkbaar niet automatisch gunning verkregen, en u wordt als tweede bieder in feite een onderhandse kans geboden uw tijdens de auction geboden prijs hernieuwd in te brengen. Dit is bijzonder onethisch. Los van het feit dat u op deze wijze op een onreglementaire wijze tot openheid van zaken omtrent uw handelsmarge wordt gedreven, is uw concurrent ook benadeeld. De volgende keer kunt u die partij zijn.
Persoonlijk zou ik u adviseren eens met de directie van uw klant te gaan praten of dit de wijze is waarop men acht zaken te doen.
Ik ben het met u eens dat als er geen sprake is van automatische gunning ten faveure van de laagste bieder, er de facto geen sprake is van een veiling. Uw anekdote (als ik het oneerbiedig zo mag bestempelen) bevestigt de stelling dat hoognodig kaders en regelgeving moet worden gegenereerd voor dit soort aanbestedingsvormen. Overigens is het nog altijd zo dat tussen private partijen men te allen tijde kan opteren dergelijke onethische vormen van aanbesteding aan te vechten bij de rechter op basis van onrechtmatige daad of vernietigbaarheid (van de aanbestedingprocedure)op basis van dwaling. Vanzelfsprekend is dit echter commercieel niet altijd even handig. WIj adviseren onze klanten wel om, indien commercieel gewogen, niet aan e-auctions mee te werken indien geen duidelijke afspraken omtrent de kaders en regels zijn afgesproken tussen de deelnemers en de aanbesteder. Helaas is echter vaak de verkoop-drive prevalerend boven de wens tot duidelijkheid vooraf.
Ik hoop u met deze reactie voldoende te hebben geinformeerd.
Beste,
Ik ben blij dat iemand dit fenomeen bespreekt. De reverse auction lijkt me de ultieme post-moderne manier van pre-science fiction zaken te doen met als inkopende partij de illusie dat je es superzaakjes gaat doen.
Ondanks het relatief nieuwe fenomeen zijn er reeds voldoende cases voorhanden die het tegendeel bewijzen.
Als bedrijfsadviseur heb ik -uiteraard gelimiteerde- ervaring met deze uitwas.
Voor zover ik het kan inschatten leidt (lijdt..) de reverse auction-methodiek snel tot …wel…niets, behalve misschien: 1/ een op het eerste zicht tevreden aankoper die zijn management fier kan vertellen wat voor straffe prijs hij/zij uit de citroen geperst heeft, 2/ een ervaren aankoper die zijn hart vast houdt ivb de kwaliteit van het contract, 3/ een aanbieder die -op uitzondering van de onethische en vooraf gefoefelde deals- gegarandeerd zijn broek scheurt op middellange termijn.
Het is evident dat aankopende partijen het recht (de ‘verzorg-je-aandeelhouder-goed plicht) hebben om zo goedkoop mogelijk aan te kopen.
Wil men het evenwel echt doorzichtig en correct maken zodat er geen tegenproductieve na-effecten zijn, gebruik dan de simpele en historisch bekende formule van de openbare aanbesteding. Zie de perikelen in de nederlandse bouwwereld en vergelijk dat met de volstrekt transparante belgische manier van opnebare aanbestedingen.
Afijn, de mens -a fortiori de homo economicus- heeft zijn hebzucht weer es laten de overhand halen maar waarschijnlijk zal de reverse auction als een boomerang hard op zijn eigen hebberige hoofd kwakken. Helaas zullen er in de tussentijd slachtoffers gemaakt worden.
prettige kerstdagen
Louis Cauffman
http://www.solution-focused-management.com
Kennispartner
Tjerk Potma
Cees Harmsen
Leo Kerklaan
Carien Verhoeff
Marcel J Wanrooy