De inkoper weg geautomatiseerd

Auteur:

Ferrie Smits

Column in ICT / Internet • 14 mei, 2008

Steeds vaker komen de automatische bestelsystemen als paddenstoelen uit de grond! Niet alleen ERP systemen, maar ook andere inkoopsoftware gaan als warme broodjes over de toonbank. Kortom, de inkoper (in sommige gevallen de besteller) is overbodig, dus weg ermee!

Weer een prachtig verhaal natuurlijk. Stel je eens voor, geen inkopers meer op deze aarde, alleen nog maar geautomatiseerde systemen. Inkopers worden overbodig! Ideaal toch? Zo kan het bedrijf veel besparen op de personeelskosten. Allemaal begrijpelijke gedachten en gevoelens, echter pure onzin natuurlijk. Het kan toch niet zo zijn, dat we de inkoper als een robot gaan beschouwen? We kunnen inderdaad veel automatiseren, veel doen om het inkoopproces gemakkelijker te maken, dat zal ik niet ontkennen, maar toch zal het totaalproces in de gaten moeten worden gehouden. Het proces moet gestuurd en dus gecoördineerd blijven. Daarvoor hebben we iemand nodig met ervaring, iemand die bekend is met de markt, de theorieën en de processen. Iemand die besparingen weet te realiseren. Daar hebben we dus onze inkoper weer..

Automatiseren en het aanbieden van inkoopsoftware, is naar mijn mening goed voor het vergemakkelijken en verbeteren van het inkoopproces. Het zijn hulpmiddelen voor de inkoper om beter en efficiënter te kunnen werken. Het kan uiteindelijk veel tijd besparen. Deze tijd kan de inkoper goed gebruiken om de markt in de gaten te houden, kennis optimaal te houden en zich meer met inkoopadviezen bezig te houden. Processen uit te breiden, te verbeteren en flexibiliteit te verbreden. De inkoper wordt door deze systemen dus in mijn ogen helemaal niet weg geautomatiseerd, integendeel. Dankzij deze systemen kan nog doelgerichter gewerkt worden en wordt informatie nog exacter. Het zorgt voor nauwkeurigere en snellere resultaten. Het vergroot dus de kracht van de inkoper!

Natuurlijk zijn er nog honderden argumenten om aan te geven dat de inkoper zijn bestaansrecht moet blijven behouden. Automatiseren van inkoop heeft men name betrekking op het operationele gedeelte. De omzetcijfers moeten immers geanalyseerd blijven worden, evenals overige statistische informatie. Dan is er ook nog het stukje inkoopadvies, waarin de inkoper zorgt voor de juiste informatie over de mogelijke leveranciers. Ook het contracteren van leveranciers tegen de beste condities en het strategische advies naar de directie zal door de inkoper uitgevoerd moeten worden. Concreet gezegd, voorlopig zie ik nog geen robot met allerlei fleurige felle lampjes en mooie geluidjes aan tafel van de directie en ik denk dat het misschien wel nooit zover zal kunnen komen, ook al staat de automatisering zeker niet stil.

FFJM Smits

Deze column werd ingezonden door Ferrie Smits. Heeft u ook iets wat u bezig houdt? Plaats uw eigen column ›

2 Reacties

Jos Steynebrugh — 15 mei, 2008

Bovenstaande “bestellingen” hebben ooit ECHT plaats gevonden. De bedoelde hoeveelheden (resp. 100 en 10) is toch een ander model vrachtwagen. Tiepvoudsje, reeds!

Maar het kan ook anders
Kortgeleden kreeg mijn bejaarde moeder een anti-doorlig kussen te leen van een thuiswinkel. Prijs bij koop: 140 euro, leen 6 euro per maand. Voor een stuk veredeld schuimplastic? Reken me dat eens voor?. Maar dat was pas het begin. Kortgeleden kreeg ze een brief van de thuiswinkel: de leenperiode verloopt, kussen zal worden opgehaald. Ja, kan ook later als het “echte” kussen is afgeleverd. Bellen met de verzekeraar: ja, voor permanent gebruik moet ze het opnieuw aanvragen. Nee, doktersverklaring was niet nodig. Een paar weken later: brief. Of we een afspraak willen maken (tijd) voor aflevering. Aflevering? Ze hééft het ding al. Ja, nee, jaa, maar . . . ze krijgt een nieuwe.

Waarom? Why? Warum? Porqué, Gort-gort-gloeiende-gort-met-stroop?.

Kijk, dat zit zo: er zijn 4 partijen betrokken: de verzekeraar, de thuiswinkel, de leverancier en de klant. Een “gecompliceerd” (nou, ja) inkoopproces. Dáárom!

Welnu: het ding wordt afgeleverd (auto, bestuurder, tijd). Andere kleur, andere hardheid, andere maten natuurlijk, dat was voorspelbaar. Da’s nou vervelend, want hij “zit niet zo lekker” als het ding wat ze had. Na 3 maal vervangen waren we het zat. Ze krijgt het oude kussen terug: ik heb het maar gekocht. Kan worden gedeclareerd natuurlijk. Winst van deze procedure? Zéér zwaar negatief. Een voorzichtige rekensom leert dat het ding waarschijnlijk rond de 1000 euro aan kosten heeft gegenereerd. En dan klagen we over de kosten in de zorg? De verzekeraar werd er niet warm of koud van: “Die auto rijdt TOCH, meneer . . .” Dan rekenen we even niet de ergernis voor de bejaarde dame, de tijd (wachten op aflevering), bellen. Dit heeft noch met zorg, noch met service iets te maken. Iets voor een inkoper die iets snapt van “processen”, wellicht? Of een externe consulent die het proces eens tegen de TL-buis houdt?

Jos Steynebrugh
Change Enhancement, Zoetermeer

Antoinette Vriend — 20 mei, 2008

Er wordt in het artikel voorbijgegaan aan twee zaken die mijns inziens essentieel zijn bij dit onderwerp:
- mensen moeten met het systeem werken
- veranderende rol van inkoper

Wat bij alle automatiseringssystemen geldt is dat de mensen ermee moeten werken. Een systeem vervangt niet een mens, hooguit vereenvoudigt dit de meer administratieve taken (en daarmee personele lasten). Sterker nog: het leidt mogelijk tot minder nadenken en tot hogere inkoopkosten indien men klakkeloos het systeem volgt. Daarvoor in de plaats is meer behoefte aan de tactische inkoper, die meedenkt over de specificatie van de inkoop.
Zoals reeds enige jaren in gang gezet is de rol van inkoper aan het professionaliseren van de traditionele bonnenmepper naar een tactische en strategische inkoper. Dit betekent dat de inkoper zich met andere zaken gaat bezighouden wat zorgt voor een inhoudelijk zwaardere functie van inkoper (minder administratief).

Samengevat verminderen door deze ontwikkelingen de kosten van de administratieve lasten van de inkoper en medewerkers/afdelingshoofden die zich met inkoop bezighouden. Behoefte ontstaat aan de inkoper die zich meer gaat bezighouden met contract- en leveranciersmanagement. Dit blijkt onder andere uit een sterke toename van het aantal adviesbureaus op gebied van inkoop en opkomst van de CPO.