Door de laatste kabinetten is geëxperimenteerd met een nieuwe aanpak: de programmaminister. Belangrijkste reden hiervoor is dat steeds meer problemen de indeling van de departementen overstijgen. En als na de verkiezingen departementen worden samengevoegd is een programma-aanpak zeker passend! Het succes van (verander-)programma’s is echter beperkt. Hoe kan dat worden verbeterd? ‘De boel een beetje bij elkaar houden’ is absoluut onvoldoende! Naast programmaministers zien we ook steeds meer programmamanagers, zowel bij de overheid, bij bedrijven en andere organisaties. Deze column heeft ook op hen betrekking.

Wat is een programma? Een aanpak om strategische veranderingen te realiseren waarin projecten en allerlei andere activiteiten in samenhang worden uitgevoerd. En belangrijk: dit moet ertoe leiden dat klanten een betere dienstverlening krijgen, processen beter verlopen, er beter wordt samengewerkt, met meer efficiency, etc. De sturing in het programma moet daar ook op gericht zijn.

Programma’s vragen veel van een organisatie: inzet van veel mensen, middelen, vaak ingrijpende veranderingen voor de medewerkers, een langere doorlooptijd waardoor rekening gehouden moet worden met veranderingen in de omgeving. Het bereiken van de beoogde doelen is dan ook geen sinecure.

Soms gaat het al fout in het begin. Een voorbeeld: het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) is geen doel maar een middel om betere, effectievere en efficiëntere gezondheidszorg te realiseren. Natuurlijk moet de techniek in orde zijn, maar de sturing en energie moet gericht zijn op de te bereiken effecten, niet op het middel. Dan pas is het een programma.

Voor steeds meer beroepen komen er kwaliteitseisen en moet kwaliteit ook in de praktijk zijn aangetoond. Helaas gebeurt dit nog te vaak door certificaten en meer bureaucratie. De overheid en grote organisaties zoals zorgverzekeraars spelen hier een belangrijke rol in. Het is daarom verbazingwekkend dat deze kwaliteitseisen niet lijken te gelden voor het leiding geven aan strategische veranderingen in de eigen organisatie. Is dit wellicht de oorzaak dat er in de uitvoering van programma’s veel mis gaat? Leiderschap en professionele uitvoering, gebaseerd op kennis, kunde en ervaring met de aanpak van succesvolle programma’s zijn cruciaal. Aan deze eisen vaak niet voldaan. Om programma’s te kunnen leiden, gaat het om meer dan vastlegging van alles en certificaten. De kern zit in visie, leiderschap, organisatiesensitiviteit, energie en drive om een paar belangrijke elementen te noemen.

De focus op een methode voor programmamanagement is zeker niet zalig makend. Wel is het zo dat methodisch werken een steuntje in de rug biedt, een checklist om de juiste dingen op het juiste moment te doen. Voldoende ervaring en volwassenheid zijn belangrijk om methodische elementen gedoseerd toe te passen.

Een ander element dat vaak over het hoofd wordt gezien is: oefenen, ervaring opdoen. De ervaring van betrokkenen – en niet alleen een programmaminister of programmamanager – draagt zeker bij aan het resultaat. Waarom zou dit wel voor een voetbalelftal of een orkest gelden en niet voor een programmateam?

Ook het opdracht geven aan een programma is geen eenvoudige zaak: wie is waarvoor verantwoordelijk? Het beleggen van uitdagingen voor de organisatie in een project of programma mag niet betekenen dat de betrokkenheid van de opdrachtgever verslapt. Aandacht van de opdrachtgever en goede samenwerking met de organisatie die de project- en programmaresultaten moet gaan gebruiken zijn noodzakelijk.

Het benoemen van programmaministers of programma- managers is dus onvoldoende. Zij moeten de middelen krijgen, opgeleid worden (dat kost even tijd maar betaalt zich dubbel en dwars terug) en ondersteund door ervaren mensen. Dat geldt ook voor de andere betrokkenen in een programma.

Programmamanagement is topsport en resultaten bereik je alleen met goede, ervaren en gedreven mensen, training en veel inzet. Maar dan ontstaat er ook wat moois!

Hans van Leeuwen
BT Professional Services

Deze column werd ingezonden door Hans van Leeuwen . Heeft u ook iets wat u bezig houdt? Plaats uw eigen column ›

Gerelateerde items